Die wichtigsten Videokonferenz-Tools 2026

Eine Videokonferenz ist schnell gestartet, aber selten so unkompliziert, wie der Einladungslink vermuten lässt. Ein Videokonferenz-Tool ist Software, mit der sich zwei oder mehr Personen per Kamera und Ton in Echtzeit sprechen. Meist gehören Bildschirmfreigabe, Chat und ein Einladungslink dazu. Nicht gemeint sind Telefonanlagen, reine Chat-Programme und Hardware-Systeme mit 3D-Darstellung. Letztere ordnen wir weiter unten bei Google Beam ein.

Unser Ratgeber stammt vom April 2021. Er war auf das Homeoffice in der Pandemie zugeschnitten und drehte sich um Teams, Zoom und Skype. Heute ist verteiltes Arbeiten Normalität und kein Ausnahmezustand mehr. Selbst wo Unternehmen über die Rückkehr ins Büro streiten, sitzen bei vielen Terminen weiterhin Menschen an mehreren Orten. Skype gibt es nicht mehr, Zeitlimits und Tarife haben sich verschoben. Fragen zu Gästen, Aufzeichnung und Datenschutz sind wichtiger geworden als der virtuelle Hintergrund. Dieses Update stützt sich auf Herstellerangaben, Stand der Recherche ist der 29. September 2026.

Was ein Videokonferenz-Tool 2026 können muss

Die Grundlagen beherrschen praktisch alle gängigen Tools: Bild, Ton, Bildschirmfreigabe, Chat. Unterschiede zeigen sich an anderer Stelle. Prüfen Sie zuerst, wie Gäste teilnehmen. Externe Runden mit Kundschaft, Dienstleistenden oder Bewerbenden funktionieren nur dann reibungslos, wenn ein Link genügt und niemand ein Konto anlegen oder eine bestimmte Bürosoftware besitzen muss.

Zweitens zählt der Rahmen des Tarifs. Ein kostenloses Meeting, das nach 40 oder 60 Minuten abbricht, ist für einen kurzen Abgleich in Ordnung und für einen Workshop ärgerlich. Auch die Zahl der Teilnehmenden entscheidet, ob ein Tool für Ihr Team taugt oder nur für die kleine Runde.

Drittens die Verwaltung. Sobald mehr als eine Handvoll Beschäftigte ein Tool nutzen, brauchen Sie klare Zuständigkeiten: Wer legt Konten an, wer darf aufzeichnen, wer sieht die Aufnahmen? Bei Datenschutz und Aufzeichnung gilt: Klären Sie vorab, wo Daten liegen, welche Verträge Ihr Anbieter bereithält und ob Teilnehmende über eine Aufnahme informiert werden. Diese Punkte lassen sich nicht nachträglich reparieren.

Aufzeichnungen sind außerdem nur der halbe Weg. Wer aus dem Meeting verwertbare Ergebnisse braucht, sollte sich ansehen, wie sich Meetingprotokolle automatisieren lassen und wo das tatsächlich hilft. Der Aufnahmeknopf allein erzeugt noch kein Protokoll.

Ein Wort zu Browser-Anrufen: Spontan kurz abstimmen geht vielerorts ohne Installation. Als vollwertiges Konferenz-Tool für regelmäßige Termine mit Gästen taugt das aber nur eingeschränkt. Wie weit Anrufe über WhatsApp Web im Browser tragen, haben wir separat eingeordnet.

Der Vergleich auf einen Blick

Die folgende Übersicht enthält nur Grenzen, die auf den Herstellerseiten stehen. Wo wir keine Primärquelle für einen Preis hatten, steht das ausdrücklich da. Eine Schätzung wäre hier keine Hilfe.

Die Grafik zeigt dieselben Grenzen in kompakter Form. Bitte lesen Sie die Werte nicht als Rangliste. Ein Tool mit großzügigem Gratis-Rahmen ist nicht automatisch das bessere, wenn Ihr Team ohnehin bei einem anderen Anbieter lizenziert ist.

Die Tools im Einzelnen

Google Meet

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Meet ist die naheliegende Wahl für Teams, die ohnehin mit Google arbeiten. Mit einem persönlichen Google-Konto sind laut Google Meet Help höchstens 100 Teilnehmende möglich. Gruppentreffen mit drei oder mehr Personen enden ohne Meet-Abo nach 60 Minuten, Eins-zu-eins-Gespräche dürfen bis zu 24 Stunden dauern. Für den kurzen Abgleich reicht das. Für einen längeren Workshop nicht.

In den Workspace-Editionen wächst der Rahmen: Business Starter erlaubt 100 Teilnehmende, Business Standard 150, Business Plus 500 und Enterprise Plus 1.000. Bei Enterprise Plus können nach den ersten 500 die nächsten 500 nur zuschauen. Die Pricing-Seite weist für Standard und höher Meetings bis 24 Stunden aus. Business Standard bringt Aufzeichnung, Rauschunterdrückung und Platz für 150 Personen. Business Plus ergänzt Anwesenheitstracking und 500 Plätze. Enterprise-Editionen bieten domäneninternes Livestreaming und 1.000 Plätze.

Zu den Preisen: Laut Google Workspace Help, Seitenstand 24. September 2026, kostet Business Starter pro Nutzer und Monat 8,10 € flexibel oder 6,80 € im Jahresplan. Für Business Standard nennt Google 16,20 € beziehungsweise 13,60 €, für Business Plus 25,30 € beziehungsweise 21,10 €. Die Unterschiede zwischen beiden Modellen erklärt die Seite zu flexiblen und jährlichen Zahlungsplänen bei Google Workspace. Wichtig ist die Einordnung: Das ist der Preis der gesamten Workspace-Suite mit Mail, Kalender und Speicher. Ein Meet-Einzelabo ist es nicht.

Microsoft Teams

Teams für die persönliche Nutzung erlaubt laut Microsoft-Support Meetings mit bis zu 100 Personen und bis zu 60 Minuten. In Unternehmen begegnet Ihnen Teams meist als Teil von Microsoft 365: Chat, Kalender und Dateiablage hängen am selben Konto, das Meeting ist nur eine Funktion unter mehreren. Genau darin liegt die Stärke. Wer die Suite schon einsetzt, muss für Videotermine kein zusätzliches Tool einführen.

Euro-Preise für Teams oder Microsoft 365 nennen wir hier nicht, weil wir sie nicht von einer Primärseite verifiziert haben. Aus demselben Grund behaupten wir auch nicht, Teams sei pauschal das günstigste Tool. Ob es sich rechnet, hängt davon ab, was Ihr Unternehmen ohnehin lizenziert hat.

Und Skype? Microsoft hat den Dienst am 5. Mai 2025 eingestellt, sowohl für kostenlose als auch für kostenpflichtige Skype-Konten. Skype for Business war davon nicht betroffen. Als Ersatzpfad nennt Microsoft Teams Free, die Anmeldung ist mit den bisherigen Skype-Zugangsdaten möglich. Alle Skype-Number-Abos endeten im Mai 2026. Wer den Chatverlauf sichern wollte, musste den Export vor dem Löschbeginn am 1. April 2026 anstoßen. Exportanfragen waren bis zum 15. Juni 2026 möglich, dieser Stichtag ist inzwischen vorbei. Die Details stehen in der Microsoft-Support-Seite zur Skype-Abschaltung.

Zoom

Zoom hat seinen Ruf aus der Pandemie behalten, und zwar aus gutem Grund: Gäste kommen per Link ins Meeting, ohne dass alle dieselbe Suite besitzen müssen. Für Termine mit Kundschaft oder wechselnden Partnern ist das ein echter Vorteil.

Der Haken steckt im Zeitlimit. Laut Zoom-Support („Understanding time limits for Zoom Meetings“, Artikelstand 29. Oktober 2025) enden Gruppentreffen bei Basic-Lizenzen nach 40 Minuten. Bezahlte Lizenzen erlauben Meetings bis zu 30 Stunden. Preise nennen wir nicht, weil wir dafür keine Primärquelle ausgewertet haben. Wer regelmäßig länger als 40 Minuten spricht, sollte die Lizenzfrage also vor dem ersten Termin klären und nicht mittendrin.

Cisco Webex

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Webex Free kostet laut pricing.webex.com 0 $. Sie können unbegrenzt viele Meetings abhalten, jedes bis zu 40 Minuten, mit bis zu 100 Teilnehmenden. Bildschirmfreigabe, lokale Aufnahme und Rauschunterdrückung sind enthalten. Das ist für einen Gratis-Tarif eine ordentliche Ausstattung, auch wenn das Zeitlimit dem von Zoom Basic entspricht.

Nach oben reicht die Enterprise-Stufe mit bis zu 1.000 Teilnehmenden, der Preis wird auf Anfrage genannt. Die Zwischenstufen lassen wir bewusst aus. Die Listenpreise standen auf der abgerufenen Seite nicht sauber genug, um sie hier verantwortungsvoll zu zitieren. Webex spielt seine Stärken vor allem bei großen Runden und Organisationen aus, die mit einem Anbieter über Konditionen verhandeln.

Whereby

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Whereby setzt auf feste Räume mit einer eigenen URL, in die Gäste ohne Installation kommen. Das ist praktisch für kleine, wiederkehrende Runden wie Coaching, Beratung oder das Wochengespräch im Team. Die Preise stehen auf der Seite Whereby Meetings Pricing, in US-Dollar und zuzüglich Mehrwertsteuer.

Der Free-Tarif umfasst einen Host, eine Raum-URL und vier Teilnehmende, Meetings enden nach 30 Minuten. Pro kostet 10,99 $ pro Monat und bietet einen Host, drei Raum-URLs, 100 Teilnehmende, kein Zeitlimit, Custom Branding und unbegrenzte Aufzeichnung. Business liegt bei 13,99 $ pro Host und Monat, verlangt mindestens drei Hosts und bietet unbegrenzte Räume sowie 200 Teilnehmende. Bei Jahreszahlung nennt die Seite 17 Prozent Ersparnis. Umgerechnete Euro-Beträge liefert sie nicht, deshalb rechnen wir auch nichts um.

Jitsi Meet

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Jitsi Meet ist quelloffen, kostenlos und ohne Konto nutzbar. Laut jitsi.org ist die Kommunikation vollständig verschlüsselt. Der öffentliche Dienst läuft unter meet.jit.si, Sie können Jitsi aber auch selbst betreiben. Ein Teilnehmerlimit oder einen Preis nennen wir nicht, weil wir dafür keine belastbaren Angaben verwenden.

Datenschutz ist bei Jitsi ein Argument mit Fußnote. Der öffentliche Dienst ist nicht dasselbe wie eine eigene Instanz. Nur wenn Sie den Server selbst kontrollieren, entscheiden Sie auch über Standort, Zugriff und Betrieb. Dafür braucht es aber jemanden, der ihn pflegt. Wer diese Kapazität nicht hat, nutzt Jitsi besser als unkompliziertes Werkzeug für spontane Runden statt als Firmenplattform.

FaceTime

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FaceTime ist eine Systemfunktion von Apple für Videoanrufe auf Apple-Geräten. Im privaten Umfeld oder in einem Team, in dem alle iPhone und Mac nutzen, ist das bequem. Für gemischte Teams mit Windows- und Android-Geräten ist es kein Browser-Tool, und eine Firmenplattform ersetzt es auch nicht. Zu Teilnehmerzahl und Kosten machen wir hier keine Angaben.

Weitere Namen aus dem Artikel von 2021

Unser Text von 2021 nannte noch weitere Anbieter, darunter GoToMeeting, Viber und TeamViewer Blizz. Deren Tarife schreiben wir hier bewusst nicht fort, weil wir keine frische Primärquelle geprüft haben. Als aktuelle Empfehlung stehen sie deshalb nicht in diesem Update.

Google Beam ist kein Alltagstool

Google Beam taucht in Gesprächen über Videokonferenzen inzwischen auf, gehört aber in eine andere Kategorie. Der Dienst hieß früher Project Starline und ist eine KI-gestützte 3D-Videotelefonie. Sie benötigt spezielle Hardware, unter anderem den HP Dimension, und stellt Gesprächspartnerinnen und Gesprächspartner lebensgroß dar, ohne dass ein Headset nötig ist.

Interessant ist, dass Beam sich an bestehende Dienste wie Meet und Zoom anbinden lässt. Es soll also keinen Alltagscall ersetzen, sondern besondere Räume ergänzen. Wenn Sie wissen möchten, wie das Konzept funktioniert und für wen es gedacht ist, finden Sie die Einordnung im Beitrag zu Google Beam und der 3D-Videotelefonie. Zu Preis und Teilnehmerzahl machen wir hier keine Angaben.

Welches Tool zu welchem Team passt

Eine Rangliste mit Sieger gibt es an dieser Stelle nicht, denn die richtige Wahl hängt von Ihrer Ausgangslage ab. Arbeitet Ihr Team schon in Google Workspace, ist Meet der kürzeste Weg. Sie zahlen ohnehin für die Suite, und Kalender und Einladungen greifen ineinander. Prüfen Sie dann nur, ob die Teilnehmerzahl der gebuchten Edition zu Ihren größten Terminen passt.

Steckt Ihr Unternehmen tief in Microsoft 365, spricht vieles für Teams. Chat, Dateien und Meeting an einem Ort ersparen Wechsel zwischen Anwendungen. Ob das wirtschaftlich klüger ist als eine Alternative, entscheidet die vorhandene Lizenz und nicht ein pauschaler Preisvergleich.

Führen Sie häufig Gespräche mit Externen, die keine gemeinsame Suite haben, sind Zoom und Whereby gute Kandidaten. Beide punkten dort, wo Gäste einfach einen Link öffnen sollen und keine Installation oder Kontoerstellung als Hürde akzeptieren. Whereby ist dabei eher für kleine, wiederkehrende Runden mit festen Räumen gedacht, Zoom für Termine, in denen Sie viel Funktionsumfang brauchen. Testen Sie beide mit realen Gästen, nicht nur im Kollegenkreis. Erst dann sehen Sie, wie die Einladung auf fremden Rechnern und Handys wirkt.

Wer Datenhoheit ernst nimmt und technisch nicht allein dasteht, sollte sich Jitsi ansehen, und zwar mit eigener Instanz. Auf dem eigenen Server bestimmen Sie, wo Daten verarbeitet werden, wer Räume anlegen darf und wie lange Protokolle liegen. Dafür übernehmen Sie Betrieb, Updates und Absicherung. Das lohnt sich, wenn jemand im Haus oder ein Dienstleister diese Aufgabe verlässlich übernimmt. Ohne diese Person wird aus dem Kostenvorteil schnell ein Risiko, weil ein vernachlässigter Server im Ernstfall mehr Ärger macht als ein bezahlter Dienst. Rechnen Sie außerdem ehrlich, ob Ihre Bandbreite und Ihre Erwartungen an Ausfallsicherheit zu einem Eigenbetrieb passen.

FaceTime ist eine Option für reine Apple-Runden, etwa im kleinen Familienbetrieb oder in einem Kreativteam, in dem alle iPhone und Mac nutzen. Sobald eine einzige Person mit anderem Gerät dazukommt, wird es unübersichtlich. Für gemischte Teams oder Kundentermine ist FaceTime deshalb selten die tragfähige Grundlage, auch wenn es sich privat sehr bequem anfühlt. Als Ergänzung für spontane Abstimmungen unter Apple-Nutzern kann es dennoch reichen, solange Sie es nicht zum offiziellen Standard erklären.

Webex ist dann interessant, wenn Compliance und Einwahl wichtig sind. Das gilt für Organisationen, die Vorgaben zu Nachvollziehbarkeit, Administration und Rollen erfüllen müssen. Es gilt auch für Runden, in denen manche Teilnehmer schlicht per Telefon dazukommen, weil sie unterwegs sind oder keine stabile Datenverbindung haben. Fragen Sie beim Anbieter konkret nach, welche Einwahlmöglichkeiten in Ihrem Vertrag enthalten sind und welche Verwaltungsfunktionen Ihre IT tatsächlich braucht. Ein Datenblatt allein ersetzt diese Klärung nicht.

Halten wir die Zuordnung noch einmal knapp fest: Meet oder Teams, wenn die passende Suite ohnehin vorhanden ist. Zoom oder Whereby für viele externe Gespräche. Jitsi, wenn Sie eine eigene Instanz betreiben können und wollen. FaceTime nur für reine Apple-Gruppen. Webex, wenn Compliance und Einwahl den Ausschlag geben. Alles andere sind Mischformen, und die sind im Alltag völlig normal. Viele Teams nutzen intern das Suite-Werkzeug und für Externe ein zweites, unkomplizierteres.

Was Sie jetzt prüfen sollten

Bevor Sie sich festlegen, lohnt eine kurze, systematische Prüfung. Sie dauert nicht lange, verhindert aber die typischen Überraschungen nach der Einführung. Gehen Sie die folgenden Punkte am besten mit einer Person aus der IT und einer aus dem Fachbereich durch.

Gästelink ohne Account. Prüfen Sie, ob Externe wirklich nur einen Link anklicken müssen. Einige Dienste verlangen für Gäste doch eine Anmeldung oder eine App, andere lassen den Browser genügen. Testen Sie das mit einem privaten Gerät, das nicht in Ihrer Organisation angemeldet ist, und mit einem Mobiltelefon. Achten Sie darauf, wie viele Schritte zwischen Klick und Bild liegen und ob Berechtigungsabfragen für Kamera und Mikrofon verständlich erscheinen.

Zeitlimit des kostenfreien Plans. Schauen Sie in die aktuellen Bedingungen des Anbieters, ob der kostenfreie Plan die Dauer eines Meetings begrenzt. Die Angaben ändern sich, deshalb gehört die Prüfung in die Gegenwart und nicht in eine alte Vergleichstabelle. Entscheidend ist, ob Ihre typischen Termine ohne Abbruch hineinpassen. Ein Workshop, der mitten in der Diskussion endet, kostet mehr Nerven als ein Abo.

Aufzeichnung und Speicherort der Daten. Klären Sie, ob Sie Termine aufzeichnen dürfen und müssen, wer die Aufnahme starten kann und wo sie danach liegt. Bei Cloud-Diensten ist wichtig, in welcher Region Aufnahmen, Chatverläufe und Metadaten gespeichert werden. Fragen Sie auch nach Löschfristen und danach, wer Zugriff hat. Wenn Sie personenbezogene Daten verarbeiten, sprechen Sie mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten, bevor das erste Meeting stattfindet. Denken Sie außerdem an die Einwilligung der Teilnehmenden. Ein sichtbarer Hinweis zu Beginn der Aufnahme gehört zur guten Praxis.

Skype-Altdaten. Haben Sie oder Ihr Team früher Skype genutzt, klären Sie, ob dort noch Inhalte liegen, die Sie brauchen: Chatverläufe, geteilte Dateien, Kontaktlisten. Die Exportfrist, der 15. Juni 2026, ist vorbei. Prüfen Sie deshalb, ob ein Export rechtzeitig gezogen wurde und wo die Dateien jetzt liegen. Ist das nicht geschehen, fragen Sie beim Anbieter nach, welche Wege zu den Daten noch offenstehen, und rechnen Sie mit der Möglichkeit, dass manches nicht mehr erreichbar ist. Sind die Altdaten für Nachweise oder laufende Projekte irrelevant, dokumentieren Sie das kurz, damit die Entscheidung später nachvollziehbar bleibt.

Ist Beam ein Anwendungsfall? Fragen Sie sich nüchtern, ob Beam für Ihre Arbeit überhaupt eine Rolle spielt. Nur weil es in einer Übersicht auftaucht, muss es nicht zu Ihrem Team passen. Wenn Ihre Termine aus normalen Gesprächen, Bildschirmfreigabe und gelegentlichen Kundenrunden bestehen, brauchen Sie es vermutlich nicht. Nehmen Sie es erst dann in die engere Auswahl, wenn Sie einen konkreten Einsatz benennen können, den die anderen Werkzeuge schlechter abdecken. Können Sie das nicht, streichen Sie es ohne schlechtes Gewissen.

Legen Sie nach diesen Prüfungen einen Testzeitraum fest und bestimmen Sie ein bis zwei Termine, die als Probelauf dienen. Bitten Sie danach Teilnehmende, kurz zu berichten, was hakte: Ton, Einwahl, Bedienung, Gästelink. Diese Rückmeldungen sind aussagekräftiger als jede Funktionsliste. Halten Sie die Entscheidung schriftlich fest, samt den Gründen und dem Datum, an dem Sie sie erneut überprüfen wollen. Denn Bedingungen, Pläne und Datenschutzvorgaben verändern sich, und ein Werkzeug, das heute passt, sollte sich diese Prüfung auch später gefallen lassen.