Digitaler Produktpass: Was Unternehmen jetzt vorbereiten sollten

Ein digitaler Produktpass ist kein einzelnes PDF, das Sie einmal erstellen und dann in einer Schublade – pardon, einem Cloud-Ordner – ablegen. Er ist auch, entgegen mancher aufgeregter LinkedIn-Postings, noch keine pauschale Sofortpflicht für jede Ware, die über einen Ladentisch oder einen Warenkorb geht. Der digitale Produktpass wird stattdessen Stück für Stück konkret, je Produktgruppe, über eigene EU-Regelwerke. Wer das verwechselt, plant an der Realität vorbei und verschwendet Budget an der falschen Stelle.

Der Rechtsrahmen: ESPR als Dach, nicht als Detailplan

Die Grundlage bildet die Verordnung (EU) 2024/1781, besser bekannt unter dem Kürzel ESPR – Ecodesign for Sustainable Products Regulation, zu Deutsch: Ökodesign-Verordnung für nachhaltige Produkte. Diese Verordnung schafft den rechtlichen Rahmen für Ökodesign-Anforderungen und erklärt den digitalen Produktpass zu einem zentralen Umsetzungsinstrument. Entscheidend ist dabei ein Detail, das in vielen Zusammenfassungen unter den Tisch fällt: Die ESPR selbst legt noch nicht fest, welche Angaben für welches Produkt ab wann gelten. Das passiert über sogenannte delegierte Rechtsakte, die für einzelne Produktgruppen erlassen werden. Die Verordnung ist also weniger ein fertiges Gesetzbuch als ein Ermächtigungsrahmen, aus dem heraus die Kommission produktspezifisch nachlegt. Den vollständigen Verordnungstext finden Sie im EU-Amtsblatt zur ESPR.

Für die betriebliche Praxis bedeutet das: Es gibt derzeit keine einzelne, universell gültige Liste von Datenfeldern, die ein digitaler Produktpass enthalten muss. Es gibt einen Mechanismus, über den solche Listen produktgruppenweise entstehen. Wer in Beschaffung oder Produktdatenmanagement arbeitet, sollte diesen Unterschied nicht als juristische Spitzfindigkeit abtun, sondern als Planungsgrundlage ernst nehmen.

Wo der Stand der Dinge tatsächlich ist

Die Europäische Kommission führt die Vorbereitung und Umsetzung der ESPR fort, einschließlich Konsultationen und der Arbeit an produktgruppenspezifischen Maßnahmen. Das ist die nüchterne, aber verlässliche Formulierung des aktuellen Stands – mehr Prozess als fertiges Ergebnis. Interessierte Unternehmen können den Fortschritt über die Konsultationsseite der Kommission verfolgen, etwa über die offizielle Initiative zur Umsetzung der ESPR. Wer dort regelmäßig vorbeischaut, bekommt ein realistisches Bild davon, welche Produktgruppen gerade in Konsultation sind und welche Fragen die Kommission derzeit tatsächlich bewegt – ein deutlich verlässlicherer Kompass als die dritthändige Zusammenfassung in einer Konferenz-Keynote.

Bewusst nicht Teil dieser Aussage sind konkrete Starttermine für bestimmte Produktgruppen. Solche Daten kursieren in vielen Beiträgen, sind aber, solange sie nicht in finalen delegierten Rechtsakten stehen, Planungsstände und keine gesicherten Fristen. Ein seriöser Praxisartikel sollte diesen Unterschied offen benennen, statt ihn zu glätten.

Produktpass und Ökodesign: zwei Begriffe, ein Missverständnis

In vielen internen Präsentationen werden „Ökodesign“ und „digitaler Produktpass“ synonym verwendet, was die Sache unnötig verwischt. Ökodesign beschreibt Anforderungen an die Produktgestaltung selbst – Haltbarkeit, Reparierbarkeit, Recyclingfähigkeit, Energieeffizienz. Der digitale Produktpass ist demgegenüber das Instrument, über das solche Eigenschaften und weitere Informationen entlang der Wertschöpfungskette sichtbar und abrufbar gemacht werden. Man könnte sagen: Ökodesign ist der Inhalt, der Produktpass ist ein Teil der Verpackung dieses Inhalts – digital, standardisiert, im Idealfall maschinenlesbar über einen QR-Code oder vergleichbare Kennzeichnung.

Diese begriffliche Trennung hat praktische Konsequenzen für Ihre interne Zuständigkeit. Ökodesign-Anforderungen betreffen primär Entwicklung, Einkauf von Vorprodukten und Konstruktion. Der digitale Produktpass betrifft zusätzlich IT, Produktdatenmanagement und alle Schnittstellen zu Lieferanten, die Daten liefern müssen, damit der Pass überhaupt befüllt werden kann. Wer beide Themen einer einzigen Person als Halbtagsprojekt zuschiebt, wird beim ersten produktgruppenspezifischen Rechtsakt vermutlich schmerzhaft überrascht.

Die Lieferkette als eigentlicher Flaschenhals

Der digitale Produktpass ist im Kern ein Datenaggregationsproblem. Die Informationen, die letztlich im Pass stehen sollen – Materialherkunft, Reparaturanleitungen, Recyclinganteile, CO2-Fußabdruck einzelner Komponenten – entstehen nicht bei Ihnen, sondern irgendwo in der Lieferkette, oft mehrere Stufen vor Ihrem eigenen Wareneingang. Genau hier liegt die eigentliche Herausforderung, und sie ist weniger juristisch als organisatorisch: Wie bekommen Sie von einem Zulieferer in der dritten oder vierten Stufe verlässliche, strukturierte Daten, die Sie anschließend maschinenlesbar weiterverarbeiten können?

Unternehmen, die heute schon Lieferantenmanagement, Stammdatenpflege und Nachhaltigkeitsberichterstattung als getrennte Silos betreiben, werden diesen Umbau nicht mit einer Software-Lizenz allein bewältigen. Es braucht vertragliche Klarheit gegenüber Lieferanten, wer welche Daten in welcher Qualität liefert, und es braucht interne Prozesse, die diese Daten validieren, bevor sie in ein Kundenprodukt einfließen. Wer glaubt, das ließe sich kurz vor Inkrafttreten einer Verordnung noch improvisieren, unterschätzt, wie lange Lieferketten-Datenprojekte in der Praxis tatsächlich dauern.

Batterien als Sonderfall – und als Warnung vor Verwechslung

Ein Punkt, der in der öffentlichen Debatte gerne verkürzt wird: Für Batterien existiert eine eigene EU-Batterieverordnung, die eigenständige, bereits konkretere Anforderungen an Kennzeichnung, Rückverfolgbarkeit und einen batteriespezifischen digitalen Pass enthält. Diese Regelung ist nicht identisch mit den allgemeinen ESPR-Vorgaben und sollte nicht als Blaupause für „den“ digitalen Produktpass in anderen Produktgruppen missverstanden werden. Details zur Batterieverordnung finden sich im EU-Amtsblatt zur Batterieverordnung.

Für Unternehmen außerhalb der Batteriebranche bedeutet das: Die Batterieverordnung ist ein nützliches Anschauungsbeispiel dafür, wie ein produktgruppenspezifischer digitaler Pass am Ende aussehen kann – aber sie ist kein verlässlicher Zeitplan- oder Anforderungskatalog für Textilien, Elektronik, Möbel oder Bauprodukte. Wer intern mit „das machen wir wie bei den Batterien“ argumentiert, sollte diesen Satz durch einen Blick in die jeweils einschlägige, produktspezifische Regelung ersetzen, sobald sie vorliegt.

Was Sie organisatorisch jetzt tatsächlich vorbereiten können

Ohne finale, produktgruppenspezifische Anforderungen lässt sich kein fertiges IT-System aufsetzen – das wäre Kapitalvernichtung auf Verdacht. Sinnvoll ist dagegen, die Grundlagen zu schaffen, die unabhängig vom konkreten Rechtsakt ohnehin gebraucht werden. Dazu gehört eine saubere, zentrale Produktdatenbasis, in der Materialzusammensetzung, Lieferantenbeziehungen und Nachweisdokumente bereits heute strukturiert und nicht in verstreuten Excel-Tabellen liegen.

Ebenso hilfreich ist ein interner Verantwortlichkeiten-Check: Wer bei Ihnen verfolgt aktuell die Konsultationen der Kommission zu Ihren relevanten Produktgruppen? Wenn die Antwort „niemand konkret“ lautet, ist das der naheliegende erste Schritt, bevor über Softwarebudgets diskutiert wird. Der digitale Produktpass wird kein Projekt, das an einem einzigen Stichtag über Nacht startet – er wird über Jahre in Wellen produktgruppenspezifisch wirksam, und genau diese Struktur sollte sich in Ihrer Projektplanung spiegeln, statt in einer einzigen großen „Compliance-Deadline“ im Kalender.

• Prüfen Sie, welche Ihrer Produktgruppen aktuell Gegenstand einer EU-Konsultation zur ESPR sind, und benennen Sie dafür eine feste interne Zuständigkeit.
• Bringen Sie Produktdaten, Materialangaben und Lieferantennachweise in eine zentrale, strukturierte Datenbasis statt in verteilte Einzeldateien.
• Klären Sie vertraglich mit Lieferanten, wer künftig welche Daten in welcher Qualität und Frequenz liefert.
• Trennen Sie in der internen Kommunikation konsequent Ökodesign-Anforderungen an das Produkt von den Datenanforderungen des digitalen Produktpasses.
• Vermeiden Sie es, Anforderungen aus der Batterieverordnung unreflektiert auf andere Produktgruppen zu übertragen.
• Etablieren Sie einen regelmäßigen, geplanten Blick in die Konsultationsunterlagen der Kommission statt punktueller Panikrecherche.
• Bauen Sie IT-Schnittstellen möglichst modular, damit produktgruppenspezifische Datenfelder später ergänzt werden können, ohne das gesamte System neu aufzusetzen.

Datenqualität statt Datenmenge: die eigentliche Kernaufgabe

Ein Aspekt wird in vielen Vorbereitungsprojekten unterschätzt: Es geht nicht darum, möglichst viele Daten zu sammeln, sondern die richtigen Daten in überprüfbarer Qualität zu erfassen. Ein digitaler Produktpass, der auf ungeprüften Lieferantenangaben basiert, ist rechtlich und reputativ ein Risiko, kein Vorteil. Wer heute schon anfängt, Nachweisprozesse – etwa Zertifikate, Prüfberichte, Materialdatenblätter – systematisch mit den zugehörigen Produktnummern zu verknüpfen, verringert später den Aufwand erheblich, wenn ein produktgruppenspezifischer delegierter Rechtsakt konkrete Datenfelder vorschreibt.

Diese Datenarbeit ist im Übrigen keine reine Pflichtübung. Unternehmen, die ihre Produktdaten sauber strukturiert vorhalten, können sie auch für andere Zwecke nutzen: Nachhaltigkeitsreporting, Ausschreibungen mit Umweltkriterien, interne Materialflussanalysen oder schlicht für belastbarere Antworten auf Kundenanfragen, die zunehmend detaillierter ausfallen. Der digitale Produktpass wird so vom lästigen Compliance-Anhängsel zu einem Nebenprodukt einer ohnehin sinnvollen Datenhygiene. Wer die Aufgabe ausschließlich als juristische Pflichterfüllung betrachtet, verschenkt diesen Zusatznutzen und wird die Investition intern schwerer rechtfertigen können, sobald die erste Euphorie der Regulierungsangst verflogen ist.

Wichtig ist dabei auch der Umgang mit Datenlücken. Nicht jedes Unternehmen verfügt heute über lückenlose Herkunftsnachweise für jede Komponente, insbesondere bei komplexen, mehrstufigen Lieferketten. Statt diese Lücken zu verschweigen oder mit Näherungswerten zu füllen, die im Zweifel nicht belastbar sind, sollte eine ehrliche Bestandsaufnahme erfolgen: Welche Daten liegen vor, welche lassen sich mit vertretbarem Aufwand beschaffen, und wo bestehen strukturelle Lücken, die eher über Jahre als über Monate zu schließen sind. Diese Priorisierung schützt vor der verbreiteten Versuchung, kurzfristig Daten zu erzeugen, die zwar formal ein Feld befüllen, aber inhaltlich wenig belastbar sind.

Technik erst nach dem Anforderungskatalog festzurren

Die technische Umsetzung ist selbstverständlich Teil der Vorbereitung – nur ist sie noch kein Anlass, auf Verdacht ein fertiges Produktsystem einzukaufen. Solange die produktgruppenspezifischen Vorgaben nicht feststehen, ist eine lange Liste vermeintlich „DPP-fähiger“ Plattformen vor allem eines: ein Vertriebsargument. Der belastbare Zwischenstand lautet: Prüfen Sie zunächst, welche Daten Sie heute überhaupt beherrschen, welche Schnittstellen zu Lieferanten bestehen und welche Produktgruppen für Ihr Haus relevant werden könnten.

Für die Auswahl späterer Systeme sind deshalb keine exotischen Zukunftsversprechen entscheidend, sondern nüchterne Fragen: Lassen sich Produktdaten nachvollziehbar pflegen? Können Lieferantennachweise eindeutig einem Produkt zugeordnet werden? Bleiben Daten exportierbar, wenn sich Regeln oder Dienstleister ändern? Diese Vorbereitung schafft Handlungsfähigkeit, ohne Anforderungen vorwegzunehmen, die die Kommission erst produktgruppenspezifisch konkretisieren wird. Das spart vor allem den Aufwand, eine sehr teure Antwort auf eine Frage zu kaufen, die regulatorisch noch nicht abschließend gestellt ist.

Interessant ist in diesem Zusammenhang auch die Frage, welche Rolle Rechenzentrumskapazität, Energieverbrauch und Serverstandorte für ein System spielen, das am Ende Milliarden von Produkten mit Metadaten versorgen soll. Wer die Debatte um digitale Infrastruktur und deren Klimawirkung verfolgt hat, weiß, dass Digitalisierung nicht automatisch ein ökologischer Selbstläufer ist, sondern selbst Ressourcen bindet. Die Diskussion, ob und wie digitale Systeme tatsächlich zur Lösung von Klimaproblemen beitragen oder diese lediglich verschieben, wurde unter anderem ausführlich unter dem Titel Digitalisierung: Ursprung und Lösung der Klimaprobleme behandelt und liefert einen nützlichen Kontrapunkt zur reinen Technikeuphorie, die den digitalen Produktpass mitunter begleitet.

Schnittstellen zu anderen Regulierungsvorhaben: KI, Nachhaltigkeitsberichterstattung und der digitale Wandel insgesamt

Der digitale Produktpass entsteht nicht im rechtlichen Vakuum. Er trifft auf eine ganze Reihe paralleler Initiativen, die ähnliche Datenbestände adressieren, ohne dass die Kohärenz zwischen ihnen immer auf den ersten Blick erkennbar wäre. Die europäische Nachhaltigkeitsberichterstattung verlangt beispielsweise ähnliche Angaben zu Lieferketten und Umweltwirkungen, wenn auch mit anderem Aggregationsniveau und anderer Zielgruppe. Wer seine Datenarchitektur für den digitalen Produktpass klug aufbaut, sollte deshalb prüfen, ob die Daten auch für Berichtsprozesse strukturiert nutzbar bleiben, statt zwei parallele, unabhängige Datensilos zu pflegen, die sich im schlimmsten Fall sogar widersprechen.

Auch die Diskussion um Künstliche Intelligenz ist an dieser Stelle keineswegs so fernliegend, wie es zunächst scheinen mag. Automatisierte Systeme zur Datenerfassung, -validierung und -aggregation entlang der Lieferkette werden in vielen Unternehmen mittelfristig auf KI-gestützte Verfahren zurückgreifen, etwa um Herstellerangaben zu plausibilisieren oder Anomalien in Materialdatenblättern zu erkennen. Damit rückt zwangsläufig die Frage in den Blick, welchen regulatorischen Rahmen solche Systeme selbst einhalten müssen. Die aktuellen Entwicklungen rund um das europäische KI-Gesetz und die dazugehörigen Vereinfachungsbestrebungen, die unter dem Schlagwort EU-KI-Gesetz und EU Digital Omnibus diskutiert werden, zeigen, dass Brüssel selbst um ein handhabbares Verhältnis zwischen Regulierungsdichte und praktischer Umsetzbarkeit ringt – ein Ringen, das dem des digitalen Produktpasses auffällig ähnelt.

Wer sich zudem fragt, wie sich technische Nachhaltigkeitsziele, Rechenzentrumseffizienz und digitale Regulierung insgesamt zueinander verhalten, findet einen guten Überblick in den Debatten, die im Rahmen der EcoCompute-Konferenz 2024 geführt wurden. Dort wurde deutlich, dass die Trennung zwischen „grüner IT“ und „IT für Grünes“ zunehmend verschwimmt – eine Beobachtung, die sich eins zu eins auf den digitalen Produktpass übertragen lässt, der beides zugleich sein soll: ein Instrument der Nachhaltigkeitspolitik und ein technisches Digitalisierungsprojekt mit allen dazugehörigen Betriebsrisiken.

Organisatorische Verantwortung: Wer im Unternehmen den Hut aufhat

Ein praktisches, aber häufig unterschätztes Problem ist die interne Zuordnung der Verantwortung. Der digitale Produktpass berührt Einkauf, Produktentwicklung, Qualitätsmanagement, IT, Recht und Nachhaltigkeitsabteilung gleichermaßen – und genau deshalb landet die Zuständigkeit in vielen Organisationen entweder nirgendwo oder, schlimmer noch, an mehreren Stellen gleichzeitig, die sich gegenseitig