Wie Sie mit einem ERP System Ihre Prozesse effizienter gestalten

Das von Unternehmen häufig angestrebte Ziel des Wachstums bringt Herausforderungen mit sich, die Unternehmen vor schwer lösbare Aufgaben stellen. So wächst mit der Belegschaft auch die Komplexität in  den Prozessen. Bestimmte Abläufe werden jetzt nicht mehr nur von einem, sondern gleich von mehreren Mitarbeitern oder gar über Abteilungen hinweg betreut. Freigaben erfolgen erst nach dem Durchlaufen mehrerer Stationen. Der Unternehmer sieht sich plötzlich mit nur schwer kontrollierbaren Abläufen konfrontiert. Abhilfe schafft hier eine moderne ERP Software. 

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ERP Software ist mehr als WWS und Produktion

Der Einsatz einer Enterprise-Resource-Planning Lösung (ERP-System) kann dem Unternehmen helfen, Klarheit in die Prozessabläufe zurückzubringen, effizienter zu arbeiten und unnötigen Aufwand zu vermeiden. Unterm Strich steht für das Unternehmen damit eine deutliche Reduzierung der Kosten zu Buche. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass das ERP Projekt richtig aufgesetzt wird. Der Unternehmer ist durch den Einsatz einer integrierten ERP Lösung in der Lage, neben Warenwirtschaft und Produktion auch andere Bereiche wie CRM und Dokumentenmanagement durchgängig zu optimieren. Selbst die Finanz- und Anlagenbuchhaltung oder das Reporting & Controlling lassen sich mittels einer voll integrierten ERP Software unterstützen. Einen Überblick über die Standardfunktionen, die ein ERP-System abbilden kann, findet man z.B. im ERP-Ratgeber der abas Software AG.

Das CRM ist als Bestandteil der ERP zu sehen

Das Customer-Relationship-Management (CRM) befasst sich mit allen Beziehungsebenen, die zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden bestehen. Hierbei konzentriert sich das CRM auf drei große Bereiche: Die Akquise, die Kundenbindung und das Marketing. Es geht also darum, Neukunden zu gewinnen, Bestandskunden zu halten und beide mit interessanten Informationen zu neuen Produkten, Services und Aktionen zu versorgen. Das Ziel ist stets eine auf Dauer angelegte Zusammenarbeit mit den Kunden, weswegen die Kundenbindung meist im Fokus steht.

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Um effizient arbeiten zu können, benötigt das CRM Kundendaten. Eine zentrale Aufgabe besteht also darin, diese zu erheben, auszuwerten und zu archivieren. Hier kommt die Verknüpfung zwischen CRM und ERP ins Spiel. Durch eine Vernetzung der beiden Bereiche haben Sie immer und überall alle benötigten Daten zur Verfügung. Sie müssen diese also nicht erst von einem anderen Unternehmensbereich anfordern oder – schlimmer noch – sie den Kunden mehrfach eintippen lassen. Das ERP sammelt diese Kundendaten zentral und stellt sie allen Unternehmensbereichen zur Verfügung.

So gesehen ist die CRM ein Teilaspekt der ERP. Während sich letztere mit dem großen Ganzen der Unternehmensprozesse beschäftigt und diese miteinander in Einklang bringt, fokussiert sich das CRM ganz auf den Kunden. Im Gegensatz zur CRM ist die ERP ein ganzheitlicher Ansatz, der diverse Teilbereiche wie Ressourcen, Mitarbeiter und Kunden miteinander in Einklang bringt.

Kundeninformationen im Backend

Wenn Sie mit einem ERP-System arbeiten, ist es sinnvoll, zwischen Frontend und Backend zu unterscheiden. Das Frontend ist nutzerorientiert und bietet Ihren Kunden die Möglichkeit, an Ihren Geschäftsprozessen teilzunehmen. Wichtige Aspekte sind hierbei die Bestell- und Lieferprozesse, auf die Kunden durch konkrete Entscheidungen aktiv Einfluss nehmen. Alle für den Kunden leicht ersichtlichen Bereiche Ihrer Website zählen zum Frontend.

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Demgegenüber orientiert sich das Backend am Online-Shop-System selbst. Die hier vorhandenen Ebenen verfolgen das Ziel, die Unternehmensprozesse zu optimieren und ein ressourcensparendes Arbeiten des Betriebs zu ermöglichen. Das gelingt zum Beispiel durch eine effiziente Verwaltung der Nutzerdaten. Auf das Backend haben nur wenige Personen Zugriff, zu denen etwa Admins und Shop- und Produktmanager gehören. Die hier vorhanden Bereiche sind für die Kunden somit nahezu unsichtbar und nur betriebsintern relevant.

Für eine effiziente Nutzung des Backends benötigen Sie Backendprozesse, die mit dem Onlineshop verknüpft werden. Diese ERP-Backends richten sich an unterschiedliche Zielgruppen und haben jeweils eigene Stärken und Features. Sie können sich somit entscheiden, ob Sie ein branchenspezifisches ERP-Backend nutzen oder auf einen eher allgemeinen Ansatz setzen. Von dem von Ihnen gewählten Backend hängt ab, wie gut Sie Ihre Unternehmensprozesse optimieren und hierdurch Zeit, Geld und andere Ressourcen einsparen können.

Passgenaue ERP Lösungen für kleinere Unternehmen

Kleinere und mittlere Unternehmen schrecken aufgrund vermeintlich hoher Anschaffungskosten häufig vor dem Einsatz eines ERP Systems zurück. Für KMU empfiehlt es sich daher, sich bei der Auswahl auf Anbieter zu konzentrieren, die passgenaue Lösungen liefern können. Mit überdimensionierter Standard-Software sind kleinere Unternehmen in der Regel schlecht beraten, da sie das Gros der Funktionen zwar nicht nutzen können, aber dennoch bezahlen müssen. Es gilt für solche Firmen also bereits in der Vorphase der Softwareeinführung, detailliert zu definieren, welche Features für die Prozessoptimierung benötigt werden, um dann mit dem Anbieter zusammen eine individuelle auf die Prozesse des Unternehmens zugeschnittene Lösung entwickeln zu können.

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