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Ein Unternehmen ist in Deutschland mit der Anmeldung beim Gewerbeamt und der Zuteilung einer Steuernummer durch das Finanzamt relativ schnell gegründet. Wenn die ersten Aufträge abgearbeitet und in Rechnung gestellt werden, machen viele frisch gebackene Unternehmer aber häufig unnötige Fehler, weil sie nicht wissen, welche Angaben unbedingt gemacht werden müssen und was eher nebensächlich ist.
Damit das nicht passiert, sollten sich Gründer vor der ersten Rechnungsstellung mit den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung auseinandersetzen und sich idealerweise eine geeignete Buchhaltungssoftware zulegen.
Fehlende Pflichtangaben auf einer Rechnung können sowohl für das leistende Unternehmen als auch für den Leistungsempfänger Folgen haben. So können sie zum Beispiel dazu führen, dass der Vorsteuerabzug versagt wird. Dann muss der Leistungsempfänger gegebenenfalls hohe Geldsummen an das Finanzamt zurückzahlen und sich darum kümmern, dass die Rechnung durch den Leistenden korrigiert wird. Das ist oft mit viel Aufwand verbunden und manchmal gar nicht möglich, weil das Unternehmen, das die Rechnung ausgestellt hat, nicht mehr existiert oder nicht mehr unter der damaligen Adresse erreichbar ist. Deswegen sollten Unternehmer nicht nur darauf achten, ihre eigenen Rechnungen so korrekt wie möglich auszustellen, sondern auch eingehende Rechnungen von Lieferanten genau zu überprüfen. Bei eventuell fehlenden Pflichtangaben sollten sie zudem sofort eine Korrektur verlangen.
Als Pflichtangaben werden diejenigen Informationen bezeichnet, die auf allen Rechnungen von mehr als 250 Euro vermerkt sein müssen:
Um es sich zu erleichtern und eine unveränderbare Rechnung nach den Vorschriften der GoBD zu erstellen, können Unternehmer eine Software verwenden, die auch die Beträge der verschiedenen Posten zusammenrechnet und die Umsatzsteuer automatisch herausrechnet. Damit fällt das Schreiben von Rechnungen nicht nur leichter, es schleichen sich auch nicht so schnell Fehler ein, die im Nachgang korrigiert werden müssen.
Die notwendige Steuernummer-Angabe hängt vorwiegend davon ab, mit welchen Unternehmen Geschäfte betrieben werden, denn für die grenzübergreifende Rechnungsstellung in andere EU-Länder muss unbedingt die USt-IdNr. angegeben werden. Wenn hingegen nur Geschäfte innerhalb von Deutschland getätigt werden und alle Kunden des Unternehmens dort ansässig sind, genügt es, wenn die Steuernummer auf der Rechnung zu finden ist. Über diese ist eine eindeutige Identifizierung des Unternehmers möglich.
Bei Kleinbetragsrechnungen von bis zu 250 Euro sind die Regeln nicht ganz so streng. Allerdings müssen dennoch wesentliche Angaben gemacht werden, unter anderem …
Interessant sind diese vereinfachten Regelungen aber vermutlich nur für Unternehmen, die ausschließlich Kleinbetragsrechnungen an ihre Kunden ausstellen, denn sobald die erste größere Summe berechnet werden soll, müssen sie sich mit den Pflichtangaben für normale Rechnungen auseinandersetzen.
Überdies gibt es eine Reihe von Informationen, die Unternehmer auf eine Rechnung schreiben können, die aber nicht zwingend notwendig sind. Dazu gehören unter anderem weitere Kontaktinformationen wie eine E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer. Diese sind vorrangig für die Kommunikation mit dem Leistungsempfänger beziehungsweise für Rückfragen seinerseits von Bedeutung. Zusätzlich sollten aus eigenem Interesse Angaben zum Zahlungsziel und zur Bankverbindung gemacht werden, da der Kunde nur so weiß, wohin er das Geld überweisen soll. Viele Unternehmen generieren heute sogar QR-Codes, mit denen die Zahlung noch einmal vereinfacht wird, da der Kunde diese einfach nur mit dem Smartphone scannen muss und der Überweisungsschein anschließend automatisch ausgefüllt wird.
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