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    So funktioniert die Rechnungs-OCR und diese Vorteile bringt es im Unternehmen

    OCR in der Rechnungsverarbeitung

    OCR, oder optische Zeichenerkennung, bezieht sich auf Software, die in der Lage ist, geschriebenen Text oder gedruckte Briefe in ein digitales Format zu konvertieren. Es ist eine der wichtigsten Technologien hinter vielen modernen, automatisierten Lösungen. Allerdings wissen nicht viele Unternehmen nicht wie es funktioniert und warum es in so vielen Fällen verwendet wird. Deshalb ist es an der Zeit, diese erstaunliche Form der digitalen Automatisierung näher zu betrachten.

    Textbasierte Dokumente begegnen uns in fast allen Lebensbereichen – vom Versenden
    von Arbeits-E-Mails bis zum Unterschreiben eines Arbeitsvertrages. Viele von ihnen
    sind auf unseren Laptops, Telefonen oder in der Cloud gespeichert, aber andere sind
    gedruckt, handschriftlich oder in einem physischen Raum. Dies stellt eine besondere
    Herausforderung dar, da Informationen im analogen Text nicht einfach von einem
    Computer gelesen und verwendet werden können. Um es deutlicher zu machen,
    erzeugt das Fotografieren eines Dokuments mit einer Kamera oder einem Scanner nur
    ein digitales Bild, das aus Bildelementen mit unterschiedlichen Eigenschaften besteht.
    Ein Computer kann das Bild anzeigen, reproduzieren oder bearbeiten, es aber nicht
    verstehen. Um dies zu erreichen, benötigt das Gerät die Fähigkeit, ein Bild zu
    betrachten und die abstrakten Formen zu erkennen, die wir Buchstaben und Zahlen
    nennen. Kurz gesagt, ein Computer braucht die Fähigkeit zu lesen. Im folgenden Artikel
    erklären wir wie die OCR-Technologie, im Kontext der Rechnungs- und Belegerkennung
    funktioniert, und wie Ihr Unternehmen von den Vorteilen der OCR profitieren kann.

    Wie liest und versteht die OCR Rechnungen

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    Die Extraktion von Informationen aus Papierdokumenten erfolgt in Anlehnung an die
    Vorgehensweise. Der erste Schritt ist die Umwandlung der Papier oder PDF-Rechnung
    in ein digitales Dokument wie z.B. ein PDF oder JPG. Dies geschieht in der Regel mit
    einem Scan-Gerät oder einem Mobiltelefon. Sobald das Dokument digital ist, haben
    Sie ein Bild des Dokuments, aber es gibt keine Informationen, die der Computer lesen
    kann. Für den Computer ist es nur ein Bild und kein Text.

    Anhand des Beispiels einer Rechnung demonstrieren wir Schritt für Schritt wie die OCR
    funktioniert.

    1. Digitalisierung durch Optical Character Recognition Software

      Sie können entweder eine eigene OCR-Maschine entwickeln oder die OCR als SaaS
      von einem Software-Provider nutzen. Unabhängig von der ausgewählten Lösung scannen
      Sie Ihr Dokument auf Ihrem Scan-Gerät oder Mobiltelefon, welches eine OCR-Funktion
      besitzt. Nun haben Sie das Dokument digitalisiert. Gleichzeitig wird das Bild in eine
      unstrukturierte Textdatei konvertiert. Nach der OCR-Konvertierung liegt ein
      Textdokument vor, aber für einen Computer ist die Textdatei noch nicht verständlich ist.
      Zu beachten: Die Qualität der Rechnung spielt eine entscheidende Rolle bei der
      automatischen Texterkennung. Eine Rechnung mit höherer Auflösung und Lesbarkeit
      wird von der Software schneller und leichter erfasst.

    2. Wie liest die OCR?

      Die OCR kann anhand von Machine-Learning Algorithmen gemeinsame Objekte und
      Schlüsselwörter in unstrukturierten Texten erkennen. In der Textklassifizierung sucht die
      Maschine beispielsweise nach Zielwerten, Schlüsselwörtern und Kategorien. Durch
      Machine-Learning Algorithmen kann die OCR bestimmen, ob es sich um eine
      Rechnung, einen Beleg, Passport, ID oder einen Vertrag handelt. Natürlich gibt es noch
      etwaige andere Informationen, nach dem die OCR die Dokumente klassifiziert. Vor
      allem bei der Rechnungserfassung sind Land, Sprache und Währung wichtig. Einige
      OCR’s basieren auf selbstlernenden Algorithmen. Diese Algorithmen werden durch die
      Eingabe von großen Datensätzen darauf trainiert unbekannte Daten zukünftig
      selbstständig zu erkennen.

    3. Beispiel Daten-Parsen einer Rechnung

      Der nächste Schritt ist die Verwendung eines intelligenten Parsing-Systems, das den Text lesen, wichtige Informationen identifizieren und die richtigen Informationen extrahieren kann, um diese in einer Datenbank zu speichern. Wie oben schon beschrieben klassifiziert die OCR die Art von Dokument, die vorliegt. Nachfolgend wird die Rechnung nach bestimmten Schlüsselwörtern durchsucht. Pflichtfelder auf deutschen Rechnungen sind u.a. Händler-Adresse, Umsatzsteuer-Nummer, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum.

    Im Folgenden sehen Sie relevante Standardfelder die von einer Rechnungs-OCR
    Software extrahiert werden wird:Rechnungen mit OCR digitalisieren

    Quelle: klippa.com

    Zu beachten: Nachdem die OCR die relevanten Rechnungsdaten extrahiert hat, haben
    Sie die Möglichkeit manuelle Korrekturen durchzuführen. Somit stellen Sie eine 100%
    Genauigkeit her. Zukünftig erkennt die OCR die nachkorrigierten Felder automatisch,
    was zu einer höheren automatischen Erkennungsrate führt.

    Warum die automatisierte Texterkennung in Ihrem Unternehmen berücksichtigt werden
    sollte

    Durch den Einsatz einer OCR-Maschine können in erster Linie Kosten und
    Zeiteinsparungen im Unternehmen erzielt werden. Das manuelle Auslesen von
    Stammdaten von Rechnungen und Belegen gehört zu den Routineaufgaben in vielen
    Unternehmen, insbesondere in den Sektoren Banking, Logistik, Transport und
    Bauwesen. Diese Unternehmen benötigen zahlreiche Informationen aus Rechnungen
    und Belegen, z.B um Finanzinformationen, Lieferaufträge oder Bestellungen im
    Computer oder mobil zu erfassen. Wird die Dokumentverarbeitung automatisiert,
    bedeutet dies im Regelfall, dass Ihre Mitarbeiter von Routineaufgaben entlastet
    werden. Der Entfall schafft Freiraum für abwechslungsreichere, intelligenzfördernde
    Aufgaben. Zudem beschleunigt OCR den Workflow in Ihrem Unternehmen im Vergleich
    zum manuellen Auslesen und Eingeben von Informationen. Ein letzter, aber
    bedeutender Vorteil ist, dass die Fehlerrate bei der Datenübertragung drastisch
    reduziert wird. Fallstudien zeigen, dass die automatisierte Rechnungsverarbeitung mit
    OCR bis zu 60% Kostenersparnis und eine positives ROI für Ihr Unternehmen erzielt.

    Wenn Ihr Unternehmen ein hohes Volumen an eingehenden Rechnungen und Belege
    verarbeitet, kann der Einsatz von autorisierter Texterkennungssoftware (OCR) ein hohes
    Optimierungspotential für Ihr Unternehmen erzielen. Die Kosten und der Zeitfaktor, der
    mit dem menschlichen Aufwand, sowie der Fehlerrate von manueller Datenerfassung
    und Übertragung, assoziiert ist, kann drastisch reduziert werden. Durch technische
    Schnittstellen können Sie Ihre OCR auslagern, was bedeutet, dass Sie Ihre Prozesse
    schlanker gestalten können, ohne den Entwicklungsaufwand einer eigenen OCR. Somit
    fokussieren Sie sich gezielter auf Ihr Kerngeschäft und treiben Ihr Unternehmen voran.

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    Alexander Noack
    Online-Marketer, ausgebildeter Fachmann für Online-Kommunikation und Experte für Content-Marketing am Zentrum für innovatives Marketing Berlin/Brandenburg, ZIM-BB. Außerdem Mitbegründer der Online-Marketing-Agentur CLICKHERO GmbH und der Audiostruct GmbH aus Eberswalde bei Berlin.
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