So funktioniert die Rechnungs-OCR und diese Vorteile bringt es im Unternehmen

OCR in der Rechnungsverarbeitung

OCR, oder optische Zeichenerkennung, bezieht sich auf Software, die in der Lage ist, geschriebenen Text oder gedruckte Briefe in ein digitales Format zu konvertieren. Es ist eine der wichtigsten Technologien hinter vielen modernen, automatisierten Lösungen. Allerdings wissen nicht viele Unternehmen nicht wie es funktioniert und warum es in so vielen Fällen verwendet wird. Deshalb ist es an der Zeit, diese erstaunliche Form der digitalen Automatisierung näher zu betrachten.

Textbasierte Dokumente begegnen uns in fast allen Lebensbereichen – vom Versenden
von Arbeits-E-Mails bis zum Unterschreiben eines Arbeitsvertrages. Viele von ihnen
sind auf unseren Laptops, Telefonen oder in der Cloud gespeichert, aber andere sind
gedruckt, handschriftlich oder in einem physischen Raum. Dies stellt eine besondere
Herausforderung dar, da Informationen im analogen Text nicht einfach von einem
Computer gelesen und verwendet werden können. Um es deutlicher zu machen,
erzeugt das Fotografieren eines Dokuments mit einer Kamera oder einem Scanner nur
ein digitales Bild, das aus Bildelementen mit unterschiedlichen Eigenschaften besteht.
Ein Computer kann das Bild anzeigen, reproduzieren oder bearbeiten, es aber nicht
verstehen. Um dies zu erreichen, benötigt das Gerät die Fähigkeit, ein Bild zu
betrachten und die abstrakten Formen zu erkennen, die wir Buchstaben und Zahlen
nennen. Kurz gesagt, ein Computer braucht die Fähigkeit zu lesen. Im folgenden Artikel
erklären wir wie die OCR-Technologie, im Kontext der Rechnungs- und Belegerkennung
funktioniert, und wie Ihr Unternehmen von den Vorteilen der OCR profitieren kann.

Wie liest und versteht die OCR Rechnungen

Die Extraktion von Informationen aus Papierdokumenten erfolgt in Anlehnung an die
Vorgehensweise. Der erste Schritt ist die Umwandlung der Papier oder PDF-Rechnung
in ein digitales Dokument wie z.B. ein PDF oder JPG. Dies geschieht in der Regel mit
einem Scan-Gerät oder einem Mobiltelefon. Sobald das Dokument digital ist, haben
Sie ein Bild des Dokuments, aber es gibt keine Informationen, die der Computer lesen
kann. Für den Computer ist es nur ein Bild und kein Text.

Anhand des Beispiels einer Rechnung demonstrieren wir Schritt für Schritt wie die OCR
funktioniert.

  1. Digitalisierung durch Optical Character Recognition Software

    Sie können entweder eine eigene OCR-Maschine entwickeln oder die OCR als SaaS
    von einem Software-Provider nutzen. Unabhängig von der ausgewählten Lösung scannen
    Sie Ihr Dokument auf Ihrem Scan-Gerät oder Mobiltelefon, welches eine OCR-Funktion
    besitzt. Nun haben Sie das Dokument digitalisiert. Gleichzeitig wird das Bild in eine
    unstrukturierte Textdatei konvertiert. Nach der OCR-Konvertierung liegt ein
    Textdokument vor, aber für einen Computer ist die Textdatei noch nicht verständlich ist.
    Zu beachten: Die Qualität der Rechnung spielt eine entscheidende Rolle bei der
    automatischen Texterkennung. Eine Rechnung mit höherer Auflösung und Lesbarkeit
    wird von der Software schneller und leichter erfasst.

  2. Wie liest die OCR?

    Die OCR kann anhand von Machine-Learning Algorithmen gemeinsame Objekte und
    Schlüsselwörter in unstrukturierten Texten erkennen. In der Textklassifizierung sucht die
    Maschine beispielsweise nach Zielwerten, Schlüsselwörtern und Kategorien. Durch
    Machine-Learning Algorithmen kann die OCR bestimmen, ob es sich um eine
    Rechnung, einen Beleg, Passport, ID oder einen Vertrag handelt. Natürlich gibt es noch
    etwaige andere Informationen, nach dem die OCR die Dokumente klassifiziert. Vor
    allem bei der Rechnungserfassung sind Land, Sprache und Währung wichtig. Einige
    OCR’s basieren auf selbstlernenden Algorithmen. Diese Algorithmen werden durch die
    Eingabe von großen Datensätzen darauf trainiert unbekannte Daten zukünftig
    selbstständig zu erkennen.

  3. Beispiel Daten-Parsen einer Rechnung

    Der nächste Schritt ist die Verwendung eines intelligenten Parsing-Systems, das den Text lesen, wichtige Informationen identifizieren und die richtigen Informationen extrahieren kann, um diese in einer Datenbank zu speichern. Wie oben schon beschrieben klassifiziert die OCR die Art von Dokument, die vorliegt. Nachfolgend wird die Rechnung nach bestimmten Schlüsselwörtern durchsucht. Pflichtfelder auf deutschen Rechnungen sind u.a. Händler-Adresse, Umsatzsteuer-Nummer, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum.

Im Folgenden sehen Sie relevante Standardfelder die von einer Rechnungs-OCR
Software extrahiert werden wird:Rechnungen mit OCR digitalisieren

Quelle: klippa.com

Zu beachten: Nachdem die OCR die relevanten Rechnungsdaten extrahiert hat, haben
Sie die Möglichkeit manuelle Korrekturen durchzuführen. Somit stellen Sie eine 100%
Genauigkeit her. Zukünftig erkennt die OCR die nachkorrigierten Felder automatisch,
was zu einer höheren automatischen Erkennungsrate führt.

Warum die automatisierte Texterkennung in Ihrem Unternehmen berücksichtigt werden
sollte

Durch den Einsatz einer OCR-Maschine können in erster Linie Kosten und
Zeiteinsparungen im Unternehmen erzielt werden. Das manuelle Auslesen von
Stammdaten von Rechnungen und Belegen gehört zu den Routineaufgaben in vielen
Unternehmen, insbesondere in den Sektoren Banking, Logistik, Transport und
Bauwesen. Diese Unternehmen benötigen zahlreiche Informationen aus Rechnungen
und Belegen, z.B um Finanzinformationen, Lieferaufträge oder Bestellungen im
Computer oder mobil zu erfassen. Wird die Dokumentverarbeitung automatisiert,
bedeutet dies im Regelfall, dass Ihre Mitarbeiter von Routineaufgaben entlastet
werden. Der Entfall schafft Freiraum für abwechslungsreichere, intelligenzfördernde
Aufgaben. Zudem beschleunigt OCR den Workflow in Ihrem Unternehmen im Vergleich
zum manuellen Auslesen und Eingeben von Informationen. Ein letzter, aber
bedeutender Vorteil ist, dass die Fehlerrate bei der Datenübertragung drastisch
reduziert wird. Fallstudien zeigen, dass die automatisierte Rechnungsverarbeitung mit
OCR bis zu 60% Kostenersparnis und eine positives ROI für Ihr Unternehmen erzielt.

Wenn Ihr Unternehmen ein hohes Volumen an eingehenden Rechnungen und Belege
verarbeitet, kann der Einsatz von autorisierter Texterkennungssoftware (OCR) ein hohes
Optimierungspotential für Ihr Unternehmen erzielen. Die Kosten und der Zeitfaktor, der
mit dem menschlichen Aufwand, sowie der Fehlerrate von manueller Datenerfassung
und Übertragung, assoziiert ist, kann drastisch reduziert werden. Durch technische
Schnittstellen können Sie Ihre OCR auslagern, was bedeutet, dass Sie Ihre Prozesse
schlanker gestalten können, ohne den Entwicklungsaufwand einer eigenen OCR. Somit
fokussieren Sie sich gezielter auf Ihr Kerngeschäft und treiben Ihr Unternehmen voran.

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Alexander Noack
Online-Marketer, ausgebildeter Fachmann für Online-Kommunikation und Experte für Content-Marketing am Zentrum für innovatives Marketing Berlin/Brandenburg, ZIM-BB. Außerdem Mitbegründer der Online-Marketing-Agentur CLICKHERO GmbH und der Audiostruct GmbH aus Eberswalde bei Berlin.
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