So funktioniert die Rechnungs-OCR und diese Vorteile bringt es im Unternehmen

Rechnungen digitalisieren: das sollte beachtet werden
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Übersicht:

OCR in der Rechnungsverarbeitung

OCR, oder optische Zeichenerkennung, bezieht sich auf Software, die in der Lage ist, geschriebenen Text oder gedruckte Briefe in ein digitales Format zu konvertieren. Es ist eine der wichtigsten Technologien hinter vielen modernen, automatisierten Lösungen. Allerdings wissen nicht viele Unternehmen nicht wie es funktioniert und warum es in so vielen Fällen verwendet wird. Deshalb ist es an der Zeit, diese erstaunliche Form der digitalen Automatisierung näher zu betrachten.

Textbasierte Dokumente begegnen uns in fast allen Lebensbereichen – vom Versenden von Arbeits-E-Mails bis zum Unterschreiben eines Arbeitsvertrages. Viele von ihnen sind auf unseren Laptops, Telefonen oder in der Cloud gespeichert, aber andere sind gedruckt, handschriftlich oder in einem physischen Raum. Dies stellt eine besondere Herausforderung dar, da Informationen im analogen Text nicht einfach von einem Computer gelesen und verwendet werden können. Um es deutlicher zu machen, erzeugt das Fotografieren eines Dokuments mit einer Kamera oder einem Scanner nur ein digitales Bild, das aus Bildelementen mit unterschiedlichen Eigenschaften besteht. Ein Computer kann das Bild anzeigen, reproduzieren oder bearbeiten, es aber nicht verstehen. Um dies zu erreichen, benötigt das Gerät die Fähigkeit, ein Bild zu betrachten und die abstrakten Formen zu erkennen, die wir Buchstaben und Zahlen nennen. Kurz gesagt, ein Computer braucht die Fähigkeit zu lesen. Im folgenden Artikel erklären wir wie die OCR-Technologie, im Kontext der Rechnungs- und Belegerkennung funktioniert, und wie Ihr Unternehmen von den Vorteilen der OCR profitieren kann.

Wie liest und versteht die OCR Rechnungen

Die Extraktion von Informationen aus Papierdokumenten erfolgt in Anlehnung an die Vorgehensweise. Der erste Schritt ist die Umwandlung der Papier oder PDF-Rechnung in ein digitales Dokument wie z.B. ein PDF oder JPG. Dies geschieht in der Regel mit einem Scan-Gerät oder einem Mobiltelefon. Sobald das Dokument digital ist, haben Sie ein Bild des Dokuments, aber es gibt keine Informationen, die der Computer lesen kann. Für den Computer ist es nur ein Bild und kein Text.

Anhand des Beispiels einer Rechnung demonstrieren wir Schritt für Schritt wie die OCR
funktioniert.

  1. Digitalisierung durch Optical Character Recognition Software

    Sie können entweder eine eigene OCR-Maschine entwickeln oder die OCR als SaaS
    von einem Software-Provider nutzen. Unabhängig von der ausgewählten Lösung scannen
    Sie Ihr Dokument auf Ihrem Scan-Gerät oder Mobiltelefon, welches eine OCR-Funktion besitzt. Nun haben Sie das Dokument digitalisiert. Gleichzeitig wird das Bild in eine unstrukturierte Textdatei konvertiert. Nach der OCR-Konvertierung liegt ein Textdokument vor, aber für einen Computer ist die Textdatei noch nicht verständlich ist.

    Zu beachten: Die Qualität der Rechnung spielt eine entscheidende Rolle bei der
    automatischen Texterkennung. Eine Rechnung mit höherer Auflösung und Lesbarkeit
    wird von der Software schneller und leichter erfasst.

    Wie liest die OCR?

    Die OCR kann anhand von Machine-Learning Algorithmen gemeinsame Objekte und Schlüsselwörter in unstrukturierten Texten erkennen. In der Textklassifizierung sucht die Maschine beispielsweise nach Zielwerten, Schlüsselwörtern und Kategorien. Durch Machine-Learning Algorithmen kann die OCR bestimmen, ob es sich um eine Rechnung, einen Beleg, Passport, ID oder einen Vertrag handelt. Natürlich gibt es noch etwaige andere Informationen, nach dem die OCR die Dokumente klassifiziert. Vor allem bei der Rechnungserfassung sind Land, Sprache und Währung wichtig. Einige OCR’s basieren auf selbstlernenden Algorithmen. Diese Algorithmen werden durch die Eingabe von großen Datensätzen darauf trainiert unbekannte Daten zukünftig selbstständig zu erkennen.

  2. Beispiel Daten-Parsen einer RechnungDer nächste Schritt ist die Verwendung eines intelligenten Parsing-Systems, das den Text lesen, wichtige Informationen identifizieren und die richtigen Informationen extrahieren kann, um diese in einer Datenbank zu speichern. Wie oben schon beschrieben klassifiziert die OCR die Art von Dokument, die vorliegt. Nachfolgend wird die Rechnung nach bestimmten Schlüsselwörtern durchsucht. Pflichtfelder auf deutschen Rechnungen sind u.a. Händler-Adresse, Umsatzsteuer-Nummer, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum.

Im Folgenden sehen Sie relevante Standardfelder die von einer Rechnungs-OCR
Software extrahiert werden wird:Rechnungen mit OCR digitalisieren

Quelle: klippa.com

Zu beachten: Nachdem die OCR die relevanten Rechnungsdaten extrahiert hat, haben Sie die Möglichkeit manuelle Korrekturen durchzuführen. Somit stellen Sie eine 100% Genauigkeit her. Zukünftig erkennt die OCR die nachkorrigierten Felder automatisch, was zu einer höheren automatischen Erkennungsrate führt.

Warum die automatisierte Texterkennung in Ihrem Unternehmen berücksichtigt werden
sollte

Durch den Einsatz einer OCR-Maschine können in erster Linie Kosten und Zeiteinsparungen im Unternehmen erzielt werden. Das manuelle Auslesen von Stammdaten von rechnungen und Belegen gehört zu den Routineaufgaben in vielen Unternehmen, insbesondere in den Sektoren Banking, Logistik, Transport und Bauwesen. Diese Unternehmen benötigen zahlreiche Informationen aus Rechnungen und Belegen, z.B um Finanzinformationen, Lieferaufträge oder Bestellungen im Computer oder mobil zu erfassen. Wird die Dokumentverarbeitung automatisiert,
bedeutet dies im Regelfall, dass Ihre Mitarbeiter von Routineaufgaben entlastet werden. Der Entfall schafft Freiraum für abwechslungsreichere, intelligenzfördernde Aufgaben. Zudem beschleunigt OCR den Workflow in Ihrem Unternehmen im Vergleich zum manuellen Auslesen und Eingeben von Informationen. Ein letzter, aber bedeutender Vorteil ist, dass die Fehlerrate bei der Datenübertragung drastisch reduziert wird. Fallstudien zeigen, dass die automatisierte Rechnungsverarbeitung mit
OCR bis zu 60% Kostenersparnis und eine positives ROI für Ihr Unternehmen erzielt.

Wenn Ihr Unternehmen ein hohes Volumen an eingehenden Rechnungen und Belege verarbeitet, kann der Einsatz von autorisierter Texterkennungs-Software (OCR) ein hohes Optimierungspotential für Ihr Unternehmen erzielen. Die Kosten und der Zeitfaktor, der mit dem menschlichen Aufwand, sowie der Fehlerrate von manueller Datenerfassung und Übertragung, assoziiert ist, kann drastisch reduziert werden. Durch technische Schnittstellen können Sie Ihre OCR auslagern, was bedeutet, dass Sie Ihre Prozesse schlanker gestalten können, ohne den Entwicklungsaufwand einer eigenen OCR. Somit fokussieren Sie sich gezielter auf Ihr Kerngeschäft und treiben Ihr Unternehmen voran.

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