Die Arbeitsabläufe in Krankenhäusern sind komplex und sollten wie ein Uhrwerk funktionieren. Die Betonung liegt auf sollten, denn oft ist der Alltag von Mehrarbeit, fehlender Übersicht und unsicherer Planung geprägt. Die Ursachen sind vielfältig, doch besonders der IT-Bereich wurde in den letzten Jahren von vielen Einrichtungen vernachlässigt. Und gerade hier könnte ein modernes IT-Service Management-System kostengünstig für starke Entlastung sorgen.
Von Rico Barth, Geschäftsführer cape IT und Vorstandsmitglied Open Source Business Alliance
Experten hatten schon lange gewarnt, die Corona-Pandemie hat die Schwachstellen deutscher Krankenhäuser dann für alle sichtbar gemacht. Zahlreiche Kliniken haben Schwierigkeiten, den Betrieb zu finanzieren oder stehen gar kurz vor der Insolvenz. Nachdem am 18.04.2022 der Corona-Rettungsschirm für Krankenhäuser ausgelaufen ist, haben sich die Probleme jetzt vergrößert. Durch eingeschränkte Versorgungsangebote oder Personalausfälle ist an einen Regelbetrieb im Moment nicht zu denken.
Eine Woche nach Auslaufen des Rettungsschirms fand in Leipzig die 64. Jahrestagung des Verbands der Krankenhausdirektoren Deutschlands statt. Auch dort war die Stimmung pessimistisch. Der zugeschaltete Bundesgesundheitsminister Karl Lauterbach erklärte, dass weitere Hilfen derzeit nicht vorgesehen sind – höchstens, wenn im Herbst eine neue Pandemiewelle über das Land rollt. Allerdings kündigte der Minister eine große Krankenhausreform noch in diesem Jahr an. Auch wenn das sehr ambitioniert klingt: Eine Reform ist dringend notwendig.
Wie viele Institutionen haben auch Krankenhäuser Themen wie Digitalisierung oder Automatisierung lange vor sich hingeschoben. Zahlreiche Kliniken arbeiten mit einer veralteten Infrastruktur und mit IT-Lösungen, die einfach nicht zukunftsfähig sind. Einerseits ist es verständlich: Ärzte haben eine größere Lobby als die IT und den Oberarzt interessiert die Technik erst, wenn sie nicht funktioniert. Besonders kleinere Kliniken müssen auf ihre Ausgaben achten. Doch häufig wird an den falschen Stellen gespart.
Ein zeitgemäßes IT-Service-Management-System ist die Grundlage für einen reibungslosen Ablauf in Krankhäusern und muss nicht mal besonders teuer sein. Deshalb ist es umso wichtiger, dass die 4,3 Milliarden Euro aus dem Krankenhauszukunftsfonds zielführend in die Digitalisierung fließen. Wir waren bereits an zahlreichen Projekten in Kliniken beteiligt, etwa beim Klinikum Ludwigshafen, dem Sächsischen Krankenhaus Rodewisch oder auch dem Klinikverbund ANRegiomed und konnten zusehen, wie die Arbeitsabläufe mit so einem System schnell besser und effektiver wurden. Ohne längere Einarbeitungszeit für das Personal.
Je nach Größe des Krankenhauses und Umfang der Anforderungen kann ein solches System innerhalb weniger Wochen implementiert werden. Jedes Projekt beginnt mit einer ausführlichen Bestandsaufnahme und Beratungsgesprächen, welche Funktionen gebraucht werden, welche nicht. Oft empfiehlt sich eine schrittweise Umsetzung, doch das kommt auf den individuellen Fall an. In erster Linie sollen die bestehenden Prozesse automatisiert werden, damit die Fehlerquote – auch resultierend aus menschlichen Fehlern – sinkt.
Das Zusammenwachsen der verschiedenen Abteilungen wie IT, Verwaltung oder Haus- und Medizingerätetechnik ist dabei ebenso wichtig. Mit einem IT-Management-System (manchmal auch einfach nur Ticketsystem genannt) lässt sich nicht nur eine Personalübersicht erstellen, sondern alle Mitarbeiter haben darüber auch jederzeit im Blick, wer woran arbeitet und welche Vorgänge abgeschlossen sind. Doppelte Arbeit lässt sich also einfach vermeiden – dieser Nutzen mindert die Personal-, Zeit-, und Verwaltungskosten schnell und effektiv.
Doch nicht nur auf personeller Ebene kann ein solch homogenes System nützlich sein: Auch der Einsatz von technischem Equipment wie bspw. Medizingeräten oder Materialien wird durch die Verknüpfung der Gerätedatenbanken mit den jeweiligen Tickets transparenter. Engpässe erfasst die Software in Echtzeit und kann Nachbestellungen automatisch in Auftrag geben. So fällt nichts unter den Tisch, auch wenn mal Mitarbeiter fehlen. Durch Schnittstellen werden auch weitere Tools integriert – von Text-Dateien und Datenbanken, über Geräte-Daten bis zur Inventur ist alles übersichtlich an einem Ort dokumentiert. Und die Daten sind überall abrufbar: am Computer, auf der App oder im Browser. Das ist besonders für Techniker hilfreich, die auf weitläufigen Klinikgeländen unterwegs sind.
Und natürlich lässt sich so auch die Sicherheit stärken. Denn in Zeiten zunehmender Hackerangriffe, besonders auf Krankenhäuser, darf auch dieser Aspekt nicht aus den Augen gelassen werden. Bei unserer IT Service Management Software KIX arbeiten wir dafür etwa mit verinice zusammen, einem Tool für Informationssicherheit. Es beinhaltet die ISO 27001-Norm und auch der B3S-Sicherheitsstandard lässt sich importieren. So sind Risikoanalysen und Bewertungen über Schwachstellen möglich – und es schließen sich immer mehr Einfallstore für Hacker.
Verinice wurde genau wie KIX als Open-Source-Software entwickelt. Das bedeutet, der Quellcode der Software ist einsehbar – Sicherheitslücken werden so schneller erkannt und geschlossen. Die Verantwortlichen können so aber genauso weitere Funktionen hinzufügen, die ihnen die Arbeit erleichtern. Und durch pauschale, kostengünstige und nutzerunabhängige Service-Verträge können sie auch langfristig planen. Je nach Anforderungen.
Besonders in Zeiten, in denen Krankenhäuser um das Überleben kämpfen, verstehe ich nicht, warum nicht dort angesetzt wird, wo schnell Ergebnisse zu erzielen sind. Gerade jetzt sind vernünftige Investitionen wichtiger als je zuvor. Eine Erneuerung der IT sollte deshalb ganz oben auf der Liste stehen. Es gibt kaum einen Bereich, in dem sich mit wenig Aufwand so viel erreichen lässt. Und es wäre ein großer Schritt, um im weltweiten Vergleich wieder nach vorne zu rücken und die Unterversorgung des ländlichen Raums zu vermeiden.
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Über cape IT:
Die Chemnitzer cape IT GmbH ist Hersteller und Dienstleister für die Open Source Service Software KIX, die vielseitigen Einsatz, vor allem im technischen Service & IT Service Management findet. Dabei liegt der Fokus auf der individuellen Unterstützung bei Analyse, Implementierung und Anpassung an kundenspezifische Anforderungen. KIX bietet zusätzlich zu umfangreichen und individuell anpassbaren Grundfunktionen (Ticket System, Asset-Management, Self Service Portal, Wissens- und FAQ-Datenbank, Reporting, Dashboards, etc.) vielfältige Erweiterungsmöglichkeiten. So lassen sich auch ein professionelles Field Service Management, die Planung, Durchführung und Dokumentation von Wartung und Instandhaltung, automatisierte Geräte-Inventarisierung, ITSM Workflows, Telefonintegration, Security Management, Zeiterfassung und vieles mehr mit der KIX-Lösung umsetzen. cape IT beschäftigt aktuell über 50 erfahrene, ITIL-zertifizierte Mitarbeiter an 2 Standorten und engagiert sich in den Branchenverbänden der Open Source Business Alliance, BITKOM und itSMF.
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