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In einer von Sharp Business Systems und Censuswide durchgeführten Studie gaben die Befragten an, dass sie komplizierte Technik am Arbeitsplatz meiden. Stattdessen arbeiten sie mit eigenen Geräten oder täuschen sogar einen Defekt einer Maschine vor, um sich nicht mit ihr auseinandersetzen zu müssen. Im Namen der Produktivität müssen daher intuitiv nutzbare Geräte gewählt beziehungsweise Weiterbildungen für die Mitarbeiter angeboten werden.
Die Studie „IT-Zufriedenheit in europäischen Unternehmen“ wurde von Sharp Business Systems und dem Marktforschungsinstitut Censuswide durchgeführt und erstmals im September 2016 veröffentlicht. Die Studie beschäftigt sich mit den Faktoren in Unternehmen, die die Zufriedenheit der Mitarbeiter fördern beziehungsweise stören.
Im Rahmen der Studie wurden insgesamt 6.045 Büroangestellte aus 9 Ländern befragt. Allein in Deutschland nahmen 1.015 Personen daran teil. Zu den weiteren Ländern, in denen die Studie durchgeführt wurde, gehören Frankreich, Großbritannien, Italien, die Niederlande, Polen, Schweden, Tschechien und Ungarn. Neben der Zufriedenheit stand zudem die Produktivität der Mitarbeiter im Zentrum der Studie.
Die Studie zeigt deutlich, dass ein erheblicher Verbesserungsbedarf beim Einsatz von Technologien in Unternehmen und Büros besteht. So geben gerade einmal 26 % der Befragten an, dass sie die vorhandene Technik im Büro so beherrschen, dass sie mit dieser problemlos umgehen und sie zum Austausch mit Kollegen und Mitarbeitern des eigenen Büros und anderer Zweigstellen nutzen können.
Demgegenüber sagen 35 %, dass sie den Einsatz von Technik umgehen und andere Mittel und Wege nutzen, um ihrer Arbeit nachzugehen. So nutzen 40 % im Büroalltag eigene Technologien wie Smartphones und Laptops. Mit diesen Geräten kennen sie sich aus und müssen sich nicht mühsam in eine neue Technologie einarbeiten. Eine erschreckend hohe Zahl von 37 % der Befragten gibt sogar zu, dass sie regelmäßig behaupten, ein Gerät sei defekt, um es nicht benutzen zu müssen.
Die Techniken, die den Arbeitsalltag erleichtern und die Produktivität steigern sollen, werden also viel zu wenig und teilweise gar nicht genutzt. Dennoch geben 52 % der Befragten an, dass sie effizienter arbeiten könnten, wenn ihnen moderne Geräte zur Verfügung stünden, die sie auch beherrschen. Zudem geben 41 % zu, dass sie nur einen stark eingeschränkten Daten- und Informationsaustausch mit den Mitarbeitern pflegen, weil sie die Tücken der Technik fürchten. Das führt nicht nur zu Chaos und eingeschränkter Produktivität am Arbeitsplatz, sondern schmälert zusätzlich die Motivation und das Selbstwertgefühl der Mitarbeiter.
Ganz grundsätzlich müssen Mittel und Wege gefunden werden, um den Mitarbeitern einen besseren Zugang und ein tieferes Verständnis für die Technik am Arbeitsplatz zu ermöglichen. Das geht der Studie zufolge in drei Schritten. Zunächst müssen die Mitarbeiter die Möglichkeit bekommen, Feedback zu Techniken und zu ihrer Arbeitsweise abzugeben. Nur wer den eigenen Mitarbeitern zuhört, kann Eventuelle Probleme mit der Bürotechnik erkennen und aus der Welt schaffen. Als Zweites sollten regelmäßige Weiterbildungsangebote bereitgestellt werden.
Die Digitalisierung und die Entwicklung immer neuer Technologien macht es nötig, sich ein ganzes Leben lang weiterzubilden und mit den neuen Möglichkeiten vertraut zu machen. Hierdurch wird einerseits Fachwissen vermittelt und andererseits werden Ängste und Vorurteile gegenüber neuen Technologien abgebaut. Als Drittes sollten von den Unternehmen gezielt solche technischen Hilfsmittel gewählt werden, die im Idealfall selbsterklärend sind und sich intuitiv nutzen lassen. Lange, komplizierte Gebrauchsanleitungen und überbordende Funktionen und Features bauen Hürden auf, die den Einsatz der Technik unwahrscheinlich machen und deren Potenzial daher verkommen lassen.
