Digitale Signatur ohne Abo-Falle: Wie Unternehmen Freigabeprozesse endlich vollständig digitalisieren

Der teure Umweg über Papier

Noch immer läuft in vielen Unternehmen ein Ritual ab, das auf den ersten Blick harmlos wirkt: Ein Dokument wird ausgedruckt, unterschrieben, wieder eingescannt und anschließend manuell in einem Ordner oder DMS abgelegt. Jeder einzelne dieser Schritte erzeugt eine eigene Fehlerquelle – vom Papierstau am Drucker über die falsch benannte Scan-Datei bis zur Unterschrift, die beim Einscannen kaum lesbar ist. Hochgerechnet auf hunderte oder tausende Dokumente im Jahr steht dem scheinbar simplen Vorgang ein beachtlicher wirtschaftlicher Aufwand gegenüber, der in keiner IT-Kalkulation auftaucht, weil er sich auf viele kleine Einzelschritte verteilt. Der Medienbruch verzögert Freigabeprozesse und produziert am Ende trotzdem nur eine digitale Kopie eines analogen Vorgangs – ohne die Nachvollziehbarkeit, die ein durchgängig digitaler Prozess von Anfang an mitbringt.

Wenn Nutzerlizenzen mit dem Team wachsen

Anbieter wie DocuSign oder Skribble kalkulieren ihre Preise überwiegend pro aktivem Nutzerkonto. Das mag für ein Startup mit drei Beschäftigten überschaubar sein. Sobald aber Vertrieb, Personalabteilung, Einkauf und Geschäftsführung selbst Dokumente zur Signatur versenden sollen, wächst die Zahl der benötigten Nutzerzugänge mit jeder neuen Rolle, jedem Teamzuwachs, jeder Umstrukturierung. Unternehmen stehen damit vor einem eigentümlichen Dilemma: Je erfolgreicher die Digitalisierung interner Prozesse, desto mehr Mitarbeitende benötigen Zugriff – und desto teurer wird das Tool, das genau diese Digitalisierung ermöglichen sollte.

Volumenbasierte Modelle setzen dagegen am tatsächlichen Dokumentendurchsatz an, unabhängig von der Zahl der benötigten Nutzerzugänge. Der Unterschied zeigt sich nicht nur beim Grundpreis, sondern auch bei den enthaltenen Kontingenten: Nutzerbasierte Tarife begrenzen die Zahl der Signaturen oder Umschläge pro Zugang, bei Überschreitung fallen zusätzliche Kosten an. Bei einem volumenbasierten Modell ist dagegen allein das verarbeitete Dokumentenvolumen entscheidend – die Teamgröße bleibt ohne direkten Einfluss auf den Preis.

Wie sich beide Abrechnungslogiken mit wachsender Teamgröße entwickeln, zeigt der folgende Kostenvergleich für drei typische Teamgrößen bei monatlicher Abrechnung (Stand August 2026):

Der Vergleich macht den strukturellen Unterschied sichtbar: Bei nutzerbasierten Tarifen steigen die Gesamtkosten mit jeder zusätzlichen Person, während sie beim volumenbasierten Modell unverändert bleiben, solange das gebuchte Volumen ausreicht. Besonders relevant wird das für Unternehmen, in denen viele Mitarbeitende Zugriff benötigen, aber jeweils nur einen Teil der Dokumente selbst unterzeichnen.

Hinzu kommt ein organisatorischer Effekt, der bei vielen SaaS-Abos zu beobachten ist: Einmal eingeführt, wird selten neu verhandelt. Nutzerlizenzen bleiben oft auch dann aktiv, wenn Mitarbeitende das Unternehmen längst verlassen haben oder ihre Rolle sich geändert hat. Die Kosten laufen leise mit – bis am Jahresende die Rechnung auffällt.

Günstiger allein reicht nicht: Die Signatur muss rechtssicher sein

So relevant die Abrechnungslogik ist: Der günstigere Tarif nützt wenig, wenn die Signatur nicht zum jeweiligen Anwendungsfall passt. Die europäische eIDAS-Verordnung unterscheidet verschiedene Vertrauensniveaus elektronischer Signaturen. Für viele alltägliche Vorgänge, etwa interne Freigaben oder unkritische Vereinbarungen, genügt eine einfache elektronische Signatur (SES). Bei höheren Anforderungen kommt die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) zum Einsatz. Sie muss unter anderem eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet sein, dessen Identifizierung ermöglichen und nachträgliche Änderungen an den signierten Daten erkennbar machen.

Ebenso wichtig ist die Nachvollziehbarkeit des gesamten Vorgangs. Ein vollständiges Prüfprotokoll beziehungsweise ein Audit Trail dokumentiert, wer wann welches Dokument unterzeichnet hat. Erst damit wird aus einer digitalen Unterschrift ein nachvollziehbarer Signaturprozess.

Vom Unterschreiben zum vollständig digitalisierten Freigabeprozess

Die eigentliche Ineffizienz vieler Unternehmen liegt jedoch selten allein im Signiervorgang. Sie beginnt bereits davor: Ein Dokument muss erkannt, dem richtigen Prozess zugeordnet, zur Freigabe weitergeleitet, unterschrieben und anschließend korrekt archiviert werden. Wird jeder dieser Schritte mit einem eigenen Tool oder gar manuell erledigt, entstehen genau die Medienbrüche, die digitale Prozesse eigentlich vermeiden sollten.

Genau hier setzen KI-gestützte Workflows an: Statt eingehende Dokumente manuell zu sichten, erkennt eine intelligente Vorverarbeitung Dokumenttyp und Inhalt automatisch, ordnet sie dem passenden Freigabeprozess zu und übergibt sie zur Signatur – bevor sie im Anschluss ebenso automatisch im DMS abgelegt werden. Erkennung, Zuordnung, Signatur und Ablage laufen so als ein einziger durchgängiger Vorgang statt als Kette getrennter Einzelschritte. Wie stark eingehende Dokumente zum organisatorischen Flaschenhals werden können, wenn diese Vorverarbeitung fehlt, und wie KI-gestützte Dokumentenverarbeitung genau das löst, beschreibt ein aktueller Beitrag auf digital-magazin.de ausführlich.

Damit dieses Zusammenspiel funktioniert, darf sich das Signatur-Tool selbst nicht als isolierte Insellösung verstehen. Es muss sich über eine REST-API nahtlos in bestehende Systeme wie DMS, ERP oder Freigabe-Workflows einbinden lassen – ohne dass jemand manuell einen Anhang herunterlädt, hochlädt und wieder verschickt. Erst wenn Erkennung, Zuordnung, Signatur und Archivierung technisch ineinandergreifen, wird aus einem digitalen Stempel ein wirklich durchgängig digitalisierter Prozess.

BrAINKeD als Beispiel für ein volumenbasiertes Modell

Wie ein volumenbasiertes Modell in der Praxis umgesetzt werden kann, zeigt die Signaturlösung BrAINKeD von BinaryBrains Ltd. Statt einzelne Nutzerzugänge zu lizenzieren, richtet sich die Abrechnung nach dem monatlichen Dokumentenvolumen. Die Zahl der benötigten Nutzerzugänge ist innerhalb der jeweiligen Volumenstufe unbegrenzt. Damit bleibt der Preis unabhängig davon, ob wenige Personen regelmäßig oder viele Mitarbeitende nur gelegentlich signieren.

Neben der Abrechnungslogik ist für einen durchgängigen digitalen Prozess entscheidend, dass die Signatur nicht isoliert bleibt. BrAINKeD unterstützt deshalb SES und AES sowie Prüfprotokolle und lässt sich über eine REST-API in bestehende DMS-, ERP- und Freigabeprozesse integrieren. Signierte Dokumente können anschließend automatisiert archiviert werden.

Beispielszenario: Wenn viele unterschreiben, aber nicht jeder täglich

Ein technischer Dienstleister mit 25 Mitarbeitenden verarbeitet regelmäßig Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferantenvereinbarungen und interne Freigaben. Rund 15 Personen aus Geschäftsführung, Projektleitung, Einkauf und Verwaltung müssen dabei gelegentlich Dokumente unterzeichnen – allerdings mit sehr unterschiedlicher Häufigkeit.

Bei einem nutzerbasierten Signaturmodell benötigt zumindest jede Person, die selbst Dokumente zur Signatur versendet oder verwaltet, einen eigenen bezahlten Zugang – unabhängig davon, wie oft sie das im Monat tut. In einem volumenbasierten Modell richtet sich die Abrechnung dagegen nach der tatsächlich verarbeiteten Dokumentenmenge. Zusätzliche Projektleiter oder Vertretungen können dadurch in den Signaturprozess eingebunden werden, ohne dass allein durch ihre Teilnahme weitere Nutzerlizenzen entstehen.

Gleichzeitig endet der Prozess nicht mit der Unterschrift: Freigegebene Dokumente werden digital zur Signatur weitergeleitet und anschließend automatisiert dem vorgesehenen Archiv- oder DMS-Prozess übergeben. Das reduziert manuelle Zwischenschritte wie Herunterladen, Umbenennen, Weiterleiten und erneutes Ablegen.

Das Beispiel zeigt, wo der Unterschied der beiden Abrechnungsmodelle besonders relevant wird: nicht zwingend bei Unternehmen mit besonders vielen Signaturen, sondern dort, wo viele unterschiedliche Personen regelmäßig oder gelegentlich in Freigabeprozesse eingebunden werden müssen.

Worauf Unternehmen bei der Auswahl achten sollten

Bei der Entscheidung für ein Signatur-Tool lohnt sich der Blick über den reinen Signiervorgang hinaus:

• Preislogik prüfen: Skaliert der Preis mit der Nutzerzahl oder mit dem tatsächlichen Dokumentenvolumen? Gerade bei wachsenden oder saisonal schwankenden Teams macht das einen erheblichen Unterschied.
• Rechtssicherheit verifizieren: Sind SES und AES eIDAS-konform umgesetzt, inklusive vollständigem Prüfprotokoll?
• Integrationsfähigkeit bewerten: Lässt sich die Signatur per API in bestehende Workflows, DMS- oder ERP-Systeme einbinden, oder bleibt sie eine isolierte Insellösung?
• Automatisierung nach der Unterschrift mitdenken: Werden Dokumente nach der Signatur automatisch archiviert und dem richtigen Prozess zugeordnet, oder beginnt danach wieder manuelle Arbeit?
• Datenstandort klären: Wo werden Dokumente gehostet und archiviert, und entspricht das den eigenen Compliance-Anforderungen?

Fazit

Digitale Signaturen sind längst Standard – entscheidend ist heute nicht mehr nur, ob ein Dokument elektronisch unterschrieben werden kann. Ebenso wichtig sind die Abrechnungslogik, die Integration in bestehende Systeme und die Frage, was nach der Unterschrift mit dem Dokument geschieht.

Gerade bei Unternehmen mit vielen benötigten Nutzerzugängen lohnt es sich deshalb, nutzer- und volumenbasierte Modelle anhand des eigenen Dokumentenaufkommens zu vergleichen. Werden Signatur, Freigabe und Archivierung zusätzlich als zusammenhängender Prozess gedacht, entsteht aus einer digitalen Unterschrift ein tatsächlich durchgängiger digitaler Workflow.