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Die Corona-Krise hat dazu geführt, dass in vielen Unternehmen enorm kurzfristig flächendeckendes Home-Office eingeführt wurde. Die Mitarbeiter hatten nur wenige Tage Zeit, um sich darauf vorzubereiten. In diesem Zusammenhang hat sich bemerkbar gemacht, wie viel Potenzial es noch im Bereich der Digitalisierung gibt.
In vielen Unternehmen hat es mehrere Wochen gedauert, bis sich die Prozesse eingespielt haben und es überhaupt wieder möglich war, wie gewohnt zu arbeiten. Das ist natürlich enorm ärgerlich für die jeweiligen Unternehmen. Doch man kann es auch als Chance begreifen. Denn in dieser Zeit konnte man erkennen, welche Probleme es in der Praxis gibt und welches Digitalisierungspotenzial bisher noch nicht genutzt wird. Allerdings müssen die Unternehmen nun dafür sorgen, dass die provisorisch eingeführten Lösungen nicht beibehalten werden, sondern sie wirklich für Fortschritt im Bereich der Digitalisierung sorgen. Dieser Artikel soll einige Bereiche zeigen, in denen zahlreiche Unternehmen noch enorm viel Verbesserungspotenzial haben.
Es gibt sehr viele Unternehmen, die ihren Dokumentenprozess kaum oder gar nicht digitalisiert haben. Der Posteingang wird manuell bearbeitet und damit man einen Brief einsehen kann, muss man auch vor Ort sein. Gerade in der Pandemie rächt sich das. Das verhindert in vielen Bereichen, dass die Mitarbeiter ins Home-Office gehen können. Denn sie müssen vor Ort sein, um die Anfragen von Kunden bearbeiten zu können. Doch das muss eigentlich gar nicht sein. Denn es gibt enorm viele Möglichkeiten, um den Dokumentenprozess zu digitalisieren. Zwar sind diese in der Regel mit einer gewissen Investition verbunden. Da relativ viel Personal eingespart werden kann, wenn die Digitalisierung von Dokumenten erst einmal erfolgreich etabliert wurde, lohnt es sich trotzdem.
Ein hervorragendes Beispiel dafür die die Bearbeitung des Posteingangs. Wenn dieser vollständig digitalisiert wird, dann ermöglicht das eine deutlich einfachere Bearbeitung. Außerdem hat man auf diesem Weg einen viel besseren Überblick über die aktuellen Anfragen und kann auch bei älteren Vorgängen noch einen Einblick erhalten, ohne die jeweiligen Dokumente händisch herauszusuchen. Ein Unternehmen profitiert also enorm, wenn es sich beispielsweise im Bereich der Dokumentenverarbeitung für mehr Digitalisierung entscheidet.
Übrigens gibt es aktuell sogar ein Förderprogramm vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie. So können sich die Unternehmen fördern lassen, die jetzt in die Digitalisierung investieren und dafür sorgen, dass Sie damit fit für die Zukunft sind. Allerdings ist es mit einigen Herausforderungen verbunden, diese Fördergelder auch tatsächlich zu bekommen. Deshalb sollte man sich idealerweise einen Dienstleister suchen, der nicht nur die Digitalisierungsmaßnahmen durchführt, sondern auch bei der Beantragung der Fördergelder unterstützt. Zwar sind die Fördergelder für das Jahr 2020 bereits vollständig verteilt. Doch ab dem ersten Dezember können sich interessierte Unternehmen bereits für das kommende Jahr registrieren.
In den vergangenen Jahren wurden bereits sehr viele Digitalisierungsprojekte erfolgreich umgesetzt. Doch nicht immer funktionieren sie so gut, wie es im Voraus erwartet wurde. Das liegt vor allem daran, dass erfolgreiche Digitalisierung auch die Akzeptanz der Mitarbeiter voraussetzt. Es reicht deshalb nicht aus, die technischen Vorkehrungen zu treffen, um die Digitalisierung um Unternehmen zu ermöglichen. Es ist auch erforderlich, die Mitarbeiter entsprechend zu schulen und Akzeptanz für die neue Arbeitsweise zu schaffen.
Oft stehen die Mitarbeiter den Veränderungen nicht besonders aufgeschlossen gegenüber, weil sie die Notwendigkeit für die Änderungen nicht sehen. Deshalb sollte man ihnen aufzeigen, welche Vorteile die neuen Prozesse bieten und wie auch sie davon profitieren können. Das sorgt dann dafür, dass die Akzeptanz für die Veränderung steigt und die Digitalisierungsmaßnahmen auch besser angenommen werden. Es ist also von großer Bedeutung, bei der Digitalisierung nicht nur auf die harten Fakten zu achten, sondern sich auch auf die Mitarbeiter und weitere Aspekte zu fokussieren.
Damit die Mitarbeiter im Home-Office arbeiten können, ist bereits ein gewisses Digitalisierungslevel im Unternehmen erforderlich. Denn nur so hat man die Möglichkeit, tatsächlich vernünftig aus dem Home-Office zu arbeiten. Denn wenn es ein hohes Digitalisierungsniveau gibt, dann spielt es kaum noch eine Rolle, von wo aus der jeweilige Mitarbeiter eigentlich arbeitet.
Wenn beispielsweise die Dokumente im Posteingang digitalisiert werden, dann können alle Mitarbeiter sie ganz einfach von Zuhause aus bearbeiten. Gerade in der Corona-Krise ist eine erfolgreiche Digitalisierung also eine der Voraussetzungen dafür, dass die Krise erfolgreich überstanden wird.
Übrigens ist es auch beim Thema Home-Office enorm wichtig, auf die Mitarbeiter einzugehen und dafür zu sorgen, dass sie einen vernünftigen Arbeitsplatz haben, wenn sie längerfristig nicht in ihrem Büro arbeiten können. Viele Unternehmen zahlen ihren Mitarbeiter aus diesem Grund eine monatliche Zulage, während sie sich im Home-Office befinden.
Natürlich ist das nicht die einzige Möglichkeit, um die Mitarbeiter zu unterstützen. Doch schon das dadurch ausgesendete Signal ist enorm wichtig. Denn es zeigt, dass das Unternehmen sich darüber im Klaren ist, dass das Home-Office für die Mitarbeiter auch eine finanzielle Belastung ist und sich das Unternehmen daran beteiligt. Alternativ ist es aber auch möglich, für die tatsächlich anfallenden Kosten aufzukommen.
Wenn ein Mitarbeiter also einen neuen Schreibtisch oder einen neuen Schreibtischstuhl benötigt, um vernünftig im Home-Office zu arbeiten, dann ist das ebenfalls ein Ansatzpunkt. Doch die Pauschale hat sich auch deshalb durchgesetzt, weil eine saubere Trennung zwischen der privaten und der beruflichen Nutzung nicht immer möglich ist.
Das betrifft auch die Kosten für die Internetanbindung.
Wenn ein Mitarbeiter aus dem Home-Office regelmäßig an Videokonferenzen teilnehmen muss oder aus anderen Gründen eine gute Internetleitung benötigt, dann fallen auch dafür Kosten an. Hier lässt sich die private Nutzung ebenfalls nur schwer von der beruflichen Nutzung trennen. Deshalb ist es sinnvoll, dass Unternehmen eine Pauschale zahlen.
Übrigens profitieren auch die Mitarbeiter von pauschalen Zahlungen. Denn sie können die Kosten fortlaufend überprüfen und sie reduzieren. Ein Beispiel dafür sind die Kosten für die Internetanbindung. Wenn sie beispielsweise den DSL-Anbieter Vergleich von billiger-telefonieren.de nutzen, dann können sie mit wenig Aufwand den günstigsten Internetanbieter finden. Und wenn sie mit ihrem aktuellen Vertrag nicht zufrieden sind oder einfach eine höhere Bandbreite benötigen, dann lohnt sich ein umfangreicher Vergleich mit einem anschließenden Wechsel ebenfalls. Denn die Preise sind in den letzten Jahren zum Teil enorm gesunken. So kann man bei der Kündigung eines Altvertrags nicht nur eine bessere Leistung bekommen, sondern auch noch bares Geld sparen.
Und das gilt natürlich auch in vielen anderen Bereichen. Die Mitarbeiter haben einen Anreiz, sich stets für eine preiswerte Option zu entscheiden, da sie von niedrigeren Kosten persönlich profitieren. Wie die konkrete Umsetzung im jeweiligen Unternehmen aussieht, hängt natürlich von mehreren Faktoren ab. Doch es lohnt sich, hier ein gutes Konzept auszuarbeiten.
Wer sich bei der Digitalisierung als Vorreiter hervortut, der kann dadurch einen enormen Wettbewerbsvorteil erlangen. Während die Konkurrenz noch auf ihre etablierten Prozesse setzt, ist man selbst schon deutlich weiter und profitiert von niedrigeren Kosten und schnelleren Abläufen. Im Umkehrschluss heißt das aber auch, dass man sehr schnell ins Hintertreffen geraten kann, wenn man bei der Digitalisierung ins Hintertreffen gerät und nicht mit der Zeit geht.
Ein hervorragendes Beispiel dafür sind Videokonferenzen. Bis zum Anfang des Jahres 2020 war es in vielen Unternehmen unüblich, dass Mitarbeiter überhaupt per Videokonferenz miteinander in Kontakt treten. Da wurde dann lieber eine Geschäftsreise geplant, damit Mitarbeiter von unterschiedlichen Standorten für ein persönliches Treffen zusammenkommen und an einem Projekt arbeiten.
Solche Reisen haben natürlich hohe Kosten verursacht und den Mitarbeiter relativ lange gebunden, da während der Reise keine produktive Arbeit möglich ist. Doch in den vergangenen Monaten haben viele Unternehmen bemerkt, dass in vielen Fällen auch eine Videokonferenz möglich ist. Wer sich schon frühzeitig für ein entsprechendes Programm entschieden hat und die für Videokonferenzen notwendige Infrastruktur aufbaute, der konnte im Frühjahr sehr schnell auf die Krise reagieren und die Arbeit aus dem Home-Office fortsetzen. Es zeigte sich also einmal mehr, dass Unternehmen einen Vorteil haben, die bei der Digitalisierung die Nase vorn haben.
Es kommt immer auf das jeweilige Unternehmen an. Denn nicht überall gibt es das gleiche Digitalisierungspotenzial an den gleichen Stellen. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, sich individuell beraten zu lassen. Dafür lohnt sich die Nutzung der unterschiedlichsten Förderprogramme. In vielen Fällen wird nicht nur das Digitalisierungsprojekt selbst gefördert, sondern auch die dafür notwendige Beratung. So können sich die Unternehmen echte Experten ins Haus holen, die sie bei der Digitalisierung optimal unterstützen. Und dank der Förderung müssen sie für die Kosten nicht einmal in Gänze selbst aufkommen.
Wenn also ein Unternehmen noch Nachholbedarf im Bereich der Digitalisierung hat, dann sollten sich die Entscheider die jeweiligen Förderprogramme ein wenig genauer anschauen. Denn für nahezu jedes Unternehmen gibt es die passende Förderung im Bereich der Digitalisierung.
Oft geht es dabei um die Digitalisierung von Dokumenten. Viele Unternehmen haben hier bereits erste Schritte unternommen. Doch bis sie ihren Dokumentenprozess ganzheitlich digitalisiert haben, ist es oft noch ein weiter Weg.
Idealerweise werden nicht nur einzelne Komponenten digitalisiert. Denn deutlich sinnvoller ist es, wenn ein Plan für eine ganzheitliche Digitalisierung entwickelt wird. In den allermeisten Unternehmen wäre es möglich, nahezu vollständig auf Dokumente in Papierform zu verzichten und die Abläufe zu digitalisieren. Das würde dann in vielen Bereichen zu enormen Einsparungen führen und außerdem dafür sorgen, dass Anfragen und Aufträge deutlich schneller bearbeitet werden können. Außerdem sorgt eine Digitalisierung in diesem Bereich auch dafür, dass man ein gutes System hat, auf das man in Zukunft noch weiter aufbauen kann.
Eigentlich lohnt es sich für jedes Unternehmen, in die Digitalisierung zu investieren. Denn es gibt in nahezu jedem Unternehmen Prozesse, die durch die Digitalisierung ganz enorm vereinfacht und beschleunigt werden können. Auch wenn ein Unternehmen noch gar nicht erkannt hat, dass durch die mangelnde Digitalisierung viele Ressourcen verschwendet werden, ist es noch nicht zu spät.
Auch wenn man aktuell noch keine Anstrengungen im Bereich der Digitalisierung unternommen hat, kann man relativ schnell erste Erfolge erzielen. Oft gibt es Quick-Wins, die sich mit einem enorm niedrigen Zeitaufwand und geringen Kosten erzielen lassen. Damit hat man bereits einen signifikanten Teil des Potenzials ausgeschöpft und kann sehr schnell feststellen, wie viele Möglichkeiten die Digitalisierung eigentlich bietet.
Ein Unternehmen muss also nicht einmal besonders viel Geld investieren, um von der Digitalisierung zu profitieren. Gerade in der aktuellen Corona-Krise gibt es enorm viele Unternehmen, die keine großen Budgets für die Digitalisierung zur Verfügung haben. Und trotzdem können sie bei der Digitalisierung enorme Erfolge erzielen und damit dafür sorgen, dass sie in Zukunft effizienter und schneller arbeiten.
Und gerade in Verbindung mit den staatlichen Förderungen lohnt es sich, sich jetzt für mehr Digitalisierung zu entscheiden und das eigene Unternehmen fit für die Zukunft zu machen. Gerade in der Corona-Krise ist es von enormer Bedeutung, auf die Digitalisierung zu setzen und damit dafür zu sorgen, dass man gut aus der Krise herauskommt und in Zukunft zu den Gewinnern in der eigenen Branche gehört.
Glücklicherweise muss die Digitalisierung nicht zwingend teuer sein. Es gibt enorm viele Optionen im Bereich der Digitalisierung, die nicht besonders teuer sind. Es ist lediglich erforderlich, etablierte Prozesse zu hinterfragen und ergebnisoffen zu prüfen, ob es dank der Digitalisierung bessere Optionen gibt. Auch ohne einen externen Berater kann man das herausfinden und gewährleisten, dass das eigene Unternehmen sein Potenzial wieder voll ausschöpft. Oft amortisieren sich solche Maßnahmen schon innerhalb des ersten Jahres.
Eigentlich sollten die Entscheider sich fragen, ob sie es sich überhaupt leisten können, auf umfangreich Digitalisierungsmaßnahmen zu verzichten. Denn langfristig gesehen wird es deutlich teurer sein, wenn man nicht auf die Digitalisierung setzt und auch weiterhin hohe Kosten für die händische Bearbeitung von Dokumenten hat. Sobald man einmal die ersten Schritte im Bereich der Digitalisierung gegangen ist, dann kann man darauf aufbauen.
So gibt es viele neue Techniken, wie beispielsweise den Einsatz von künstlicher Intelligenz bei der Bearbeitung von Anfragen und beim Extrahieren von Daten aus dem Posteingang. So kann man den eigenen Mitarbeitern enorm viel Zeit ersparen und dafür sorgen, dass sie ihre Arbeitszeit deutlich sinnvoller verwenden können. Es gibt also enorm viele Wege, um dank der Digitalisierung effizienter zu arbeiten und sicherzustellen, dass man die Kosten in Zukunft gering hält und damit wettbewerbsfähig bleibt. Aus diesem Grund sollten sich gerade kleine und mittlere Unternehmen für die Digitalisierung entscheiden und sich damit ihre Position in ihrer Branche sichern.
