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Die Lohnsteuerprüfung wird zwar meistens schriftlich angekündigt, dennoch ist es ratsam, dass Unternehmen jederzeit auf eine Prüfung vorbereitet sind. Andernfalls sehen sie sich nach der Ankündigung einem Berg Arbeit gegenüber. Besser ist es, alle Unterlagen stets gut organisiert und griffbereit zu halten. Wir erklären, womit Unternehmer im Rahmen der Betriebsprüfung rechnen müssen und was sie beachten sollten.
Lohnsteuerprüfung oder auch Betriebsprüfung – das klingt zunächst einmal beängstigend. Doch die Gründe für die Prüfung sind in den allermeisten Fällen ganz harmlos. Und wer ohnehin auf eine ordentliche Buchführung achtet, Jahresabschlüsse fristgerecht erstellt und seine Steuern anhand der aktuell geltenden Steuergesetze abführt, muss sich keine Gedanken machen. Dennoch ist es natürlich angenehm, wenig Zeit in die Prüfung investieren zu müssen und entsprechend gut vorbereitet zu sein.
Im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung wird von öffentlicher Stelle kontrolliert, ob ein Arbeitgeber seinen steuerlichen Pflichten im Hinblick auf die Einhaltung der Lohnsteuervorschriften durch das Finanzamt ordnungsgemäß nachkommt. Man spricht daher auch von einer Lohnsteueraußenprüfung. Es wird geprüft, ob der Arbeitgeber alle Abzüge von der Lohnsteuer und Sozialabgaben korrekt berechnet und abgeführt hat und ob die Lohnsteuer-Anmeldungen korrekt abgegeben wurden.
Übrigens: Eine Lohnsteuerprüfung kann sowohl angekündigt als auch unangekündigt erfolgen. Das Finanzamt hat das Recht, alle relevanten Unterlagen und Dokumente einzusehen, um sicherzustellen, dass der Arbeitgeber alle rechtlichen Anforderungen ordnungsgemäß und fristgerecht erfüllt hat. Zu den relevanten Unterlagen gehören beispielsweise Lohnabrechnungen, Steueranmeldungen, Verträge, Arbeitszeitnachweise und Buchhaltungsunterlagen. Diese Unterlagen sollten entsprechend zur Verfügung stehen.
In den meisten Fällen wird die Prüfung allerdings vorher angekündigt. In diesem Zusammenhang wird in der Regel auch vorab festgelegt, welche Unterlagen im Detail kontrolliert werden sollen, so dass diese bereits zusammengestellt werden können.
Wenn im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung Fehler bei der Lohnsteuer oder Unstimmigkeiten festgestellt werden, kann dies zu einer Steuernachzahlung, einer Bußgeldzahlung oder anderen Sanktionen bzw. Strafmaßnahmen führen.
Eine gute Vorbereitung auf die Betriebsprüfung kann dazu beitragen, dass diese reibungslos abläuft und etwaige Fehler oder Unstimmigkeiten im Hinblick auf Lohnsteuer und Buchhaltung im Vorfeld ausgemacht werden können. Im Folgenden daher ein paar Tipps, wie sich Unternehmen am besten vorbereiten können:
Die wichtigste Voraussetzung für eine ordentliche Buchführung und eine ordnungsgemäß abgeführte Lohnsteuer ist eine lückenlose Dokumentation. Unternehmen sollten stets sicherstellen, dass alle notwendigen Unterlagen und Dokumente ordentlich aufbewahrt und leicht zugänglich sind. Zu den wichtigsten Unterlagen und Dokumenten gehören in diesem Sinne Lohnabrechnungen, Belege, Rechnungen, Verträge sowie sämtliche weitere Buchhaltungsunterlagen. Je detaillierter die Dokumentation, desto einfacher ist es, mögliche Fehler oder Unstimmigkeiten zu finden und zu korrigieren. Und überprüfen sollte man Dokumente und Aufzeichnungen in regelmäßigen Abständen auch selbst, um mögliche Fehler zu identifizieren und zeitnah zu beheben. So sollten unter anderem die Lohnabrechnungen immer einmal durchgegangen werden, um sicherzustellen, dass alle relevanten Steuern und Sozialabgaben korrekt berechnet wurden. Und Buchhaltungsunterlagen sollten geprüft werden, um sicherzustellen, dass alle Einkünfte und Ausgaben korrekt erfasst wurden.
Steuergesetze und Regelungen ändern sich immer wieder. Wer sich im Unternehmen um die Lohnsteuer und um die Buchhaltung kümmert, sollte sich darum stets über den aktuellen Stand der Dinge auf dem Laufenden halten. Unternehmer sollten ihre Mitarbeiter im Hinblick auf die relevanten Gesetze und Vorschriften sowie auf die interne Dokumentation und Prozesse schulen. Derartige Schulungen können dazu beitragen, Fehler oder Unstimmigkeiten von Anfang an zu vermeiden und die Mitarbeiter besser auf eine Prüfung vorzubereiten.
Steht eine Lohnsteuerprüfung bzw. Betriebsprüfung an, sollte sichergestellt werden, dass alle relevanten Abteilungen und Mitarbeiter zusammenarbeiten, um die Prüfung reibungslos zu gestalten. Dies umfasst etwa die Zusammenarbeit zwischen der Personalabteilung und der Buchhaltung bei der Überprüfung von Lohnabrechnungen oder die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater bei der Vorbereitung auf die Prüfung.
Bei Bedarf lohnt es sich auch, externe Hilfe – insbesondere einen Steuerberater – hinzuzuziehen, um sich gemeinsam mit einem Experten auf die Lohnsteuerprüfung vorzubereiten.
Ebenso spielen digitale Buchhaltung und digitales Dokumentenmanagement eine wichtige Rolle. An guter Software für Buchhaltung und Co. sollte möglichst nicht gespart werden. Denn diese kann nicht nur dafür sorgen, dass von Anfang an effizient und korrekt gearbeitet wird, sie sorgt auch für eine bessere Übersicht und dafür, dass Unterlagen – unter anderem durch Verschlagwortung – schnell und einfach griffbereit sind. Ansonsten erleichtert die digitale Buchhaltung viele Prozesse und ist platzsparend.
Hinweis: Werden Dokumente digital in einem Dokumentenmanagementsystem gespeichert, muss darauf geachtet werden, dass die digitale Ablage auch revisionssicher ist. Denn nur dann können Unternehmen auf das analoge Original verzichten. Konkret heißt das, dass nach der Speicherung keine Änderungen am Dokument mehr vorgenommen werden können.
Auch bei noch so sorgfältig geführten Unterlagen sollte für eine Lohnsteuerprüfung ausreichend Zeit für die Vorbereitung eingeplant werden. Eine gründliche Vorbereitung kann dazu beitragen, dass die Prüfung schneller abgeschlossen wird und das Unternehmen mögliche Strafen oder Bußgelder vermeiden kann.
Eine gute Vorbereitung auf eine Lohnsteuerprüfung kann dazu beitragen, dass alles reibungslos abläuft und Fehler, die sich bei aller Sorgfalt einschleichen können, vorab entdeckt und behoben werden können.
