Change Prozesse in Behörden – die Belegschaft soll stärker integriert werden

Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung ist in vollem Gange. Damit die selbst gesetzten Ziele erreicht werden können, muss die Belegschaft jedoch stärker integriert und von den Vorteilen digitaler Technologien überzeugt werden. In einer aktuellen Studie geben Entscheider aus der Verwaltung an, dass konkrete Maßnahmen zur Mitarbeiterintegration ergriffen werden sollen. Hier besteht allerdings das Problem, dass zu wenige Kennzahlen erhoben werden, um den Erfolg der digitalen Transformation messen zu können.

Eine aktuelle Studie zur Digitalisierung im öffentlichen Sektor

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Eine aktuelle Studie zum „Branchenkompass Public Sector 2020“ vom F.A.Z.-Institut und Sopra Steria beschäftigt sich mit den Auswirkungen der digitalen Transformation auf den Behördenalltag. Für die Studie wurden zwischen Februar und März 100 Entscheider aus 100 Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen mittels CATI (Computer Assisted Telephone Interviewing) befragt. Sie sollten einschätzen, wie die digitale Transformation im öffentlichen Sektor voranschreitet. Für die Befragung wurden gezielt Entscheider aus dem Bereich E-Government ausgewählt, die in ihrer jeweiligen Behörde für die Digitalisierung verantwortlich sind.

30% der Befragten stammen aus Bundes- und Landesbehörden und 70% aus Kommunen und Landkreisen ab 20.000 Einwohnern. Hierbei waren die Kommunen mit 23% und die Landkreise mit 47% vertreten. Zudem fanden drei vertiefende Interviews mit Verwaltungsentscheidern statt, die nähere Informationen zu ihren Erfahrungen mit der digitalen Transformation im öffentlichen Sektor bereitstellten.

Die Belegschaft soll stärker integriert werden

Im Rahmen der Studie zeigte sich, dass viele Behörden eine stärkere Integration Ihrer Belegschaft in digitale Transformationsprozesse anstreben. Die Entscheider sind davon überzeugt, dass digitale Technologien nur dann funktionieren und einen Mehrwert bieten, wenn sie von den zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern angenommen und genutzt werden. Entsprechend kommen Workshops zum Einsatz, in denen Digitalisierungsvorhaben erklärt und an praktischen Beispielen eingeübt werden. Alle sollen eine klare Vorstellung davon haben, welche Auswirkungen die Digitalisierung auf den eigenen Arbeitsbereich haben wird. Nur so können die neuen Technologien angewendet werden und Ängste und Hemmnisse gegenüber der Digitalisierung werden abgebaut.

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Durch eine stärkere Fokussierung auf die Mitarbeiter erhoffen sich die Entscheider zudem intensiven Input aus allen Behörden. Wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Digitalisierung verstehen und umsetzen, können sie Verbesserungsvorschläge machen und ihre eigenen Ideen in die digitale Transformation einbringen. Entsprechend wollen 83% der Behörden die internen Kommunikationskanäle verbessern, um solche Anregungen der Belegschaft aufnehmen und umsetzen zu können. Zu solchen Kommunikationskanälen gehören unter anderem Aufklärungskampagnen und Werbemaßnahmen sowie Newsletter, Podcast und Roadshows.

Ein großes Ziel all dieser Maßnahmen besteht darin, für mehr Akzeptanz gegenüber der digitalen Transformation zu sorgen. 54% der Entscheider geben an, dass ein Fehlen einer solchen Akzeptanz große Schwierigkeiten bei der Einführung neuer Technologien mit sich bringt. Zudem sagen 72%, dass sie unter dem IT-Fachkräftemangel massiv leiden und dass er zu einer Verlangsamung der digitalen Transformation führt. Entsprechend sind Qualifikationsmaßnahmen für die Belegschaft geplant oder werden bereits durchgeführt. Vor allem im Bereich Innovationsmanagement und bei agilen Arbeitsweisen wollen 35% intensivere Schulungen anbieten.

Eine erfolgreiche Digitalisierung funktioniert nur mit messbaren Kennzahlen

Grundsätzlich haben die Behörden die Relevanz der digitalen Transformation erkannt und investieren in deren Umsetzung und Akzeptanz. Ein Ziel von 59% der Befragten ist es, selbstorganisierte, cross-funktionale Teams auszubauen und die Reaktionen der Mitarbeiter auf digitale Neuerungen zu analysieren. Hierdurch sollen Change Prozesse optimiert und die Belegschaft in die Veränderung des Behördenalltags integriert werden.

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Ein Problem besteht jedoch darin, dass der Erfolg solcher Maßnahmen quasi nicht gemessen wird. Die Behörden erheben kaum Kennzahlen, um nachvollziehen zu können, welche konkreten und greifbaren Erfolge die einzelnen Maßnahmen mit sich bringen. So werden beispielsweise keine Benchmark-Vergleiche mit anderen Behörden durchgeführt und auch Balanced Reorganisation Scorecards kommen nur in einem Bruchteil der Behörden zum Einsatz. Hierdurch droht die Gefahr, dass die einzelnen Maßnahmen keine nachhaltigen Erfolge zeitigen und eine Akzeptanz der Digitalisierung bei der Belegschaft ausbleibt. Denn es ist gerade die Transparenz, die darüber entscheidet, wie gut digitale Technologien von der Belegschaft akzeptiert werden und ob diese sie in ihren Arbeitsalltag integriert. Deswegen sei es gerade in Bezug auf die weichen Kategorien wie Bewusstseinswandel und Motivation wichtig, messbare und vergleichbare Kennzahlen zu erheben, sagt Ulf Glöckner von Sopra Steria.

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