Die XRechnung ist seit einigen Jahren in Deutschland der Standard für elektronische Rechnungen im öffentlichen Sektor. Die Einführung dieser Norm hat tiefgreifende Auswirkungen auf Unternehmen, die mit Behörden und öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten. Doch was bedeutet die XRechnung genau, welche Anforderungen müssen erfüllt werden, und welche Vorteile bietet sie?
Die XRechnung ist ein elektronisches Rechnungsformat, das den Vorgaben der Europäischen Norm EN 16931 entspricht. Sie wurde entwickelt, um eine standardisierte, strukturierte und maschinenlesbare Form der Rechnungsstellung zu ermöglichen. Das Format ist speziell für die digitale Verarbeitung optimiert und wird von deutschen Behörden für den Empfang und die Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen genutzt.
Seit dem 27. November 2020 müssen Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen, zwingend die XRechnung oder ein anderes EN-16931-konformes Format verwenden. Eine Rechnung im PDF-Format oder als Papierdokument reicht nicht mehr aus.
Die XRechnung zeichnet sich durch folgende Eigenschaften aus:
Die Einführung der XRechnung basiert auf mehreren rechtlichen Vorgaben:
Betroffen sind alle Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen. Dazu gehören:
Auch Unternehmen, die bisher nicht direkt mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, könnten in Zukunft von der Pflicht zur XRechnung betroffen sein. Beispielsweise setzen zunehmend auch große Unternehmen und Konzerne auf standardisierte E-Rechnungsformate, um ihre eigenen Beschaffungsprozesse zu optimieren. Lieferanten, die regelmäßig mit diesen Unternehmen Geschäfte machen, müssen sich daher ebenfalls auf die XRechnung oder ähnliche Formate einstellen. Zudem besteht die Möglichkeit, dass die Anforderungen an elektronische Rechnungen durch zukünftige gesetzliche Vorgaben weiter verschärft werden, sodass auch der private Sektor stärker eingebunden wird. Daher kann es für Unternehmen aller Branchen sinnvoll sein, sich frühzeitig mit der XRechnung vertraut zu machen und die internen Systeme entsprechend anzupassen.
Eine XRechnung basiert auf XML (Extensible Markup Language) und enthält strukturierte Daten, die von Rechnungsverarbeitungssystemen automatisch verarbeitet werden können. Die wichtigsten Bestandteile sind:
Rechnungen werden über digitale Plattformen an die Behörden übermittelt. In Deutschland stehen folgende Systeme zur Verfügung:
Obwohl die verpflichtende Nutzung der XRechnung für einige Unternehmen zunächst eine Herausforderung darstellt, ergeben sich langfristig zahlreiche Vorteile:
Da die XRechnung maschinenlesbar ist, lassen sich Rechnungen automatisch verarbeiten. Das reduziert manuelle Eingriffe, minimiert Fehler und beschleunigt die Zahlungsabwicklung.
Papierrechnungen verursachen Druck-, Versand- und Archivierungskosten. Durch die vollständige Digitalisierung entfallen diese Ausgaben.
Durch die strukturierte Datenform können Unternehmen den Status ihrer Rechnungen einfacher nachverfolgen und Bearbeitungszeiten verkürzen.
Mit der XRechnung erfüllen Unternehmen nicht nur gesetzliche Vorgaben, sondern sind auch für zukünftige Entwicklungen im Bereich der elektronischen Rechnungsverarbeitung vorbereitet.
Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre bestehenden Buchhaltungs- und ERP-Systeme das XRechnungs-Format unterstützen. Falls nicht, sind Investitionen in Updates oder spezialisierte Software notwendig.
Die Einführung der XRechnung erfordert eine Anpassung bestehender Prozesse, insbesondere in der Buchhaltung und Rechnungsstellung.
Da die XRechnung neue Anforderungen mit sich bringt, müssen Mitarbeiter im Umgang mit dem Format und den relevanten Systemen geschult werden.
Die Einführung der XRechnung in Deutschland stellt einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung der Verwaltung dar. Obwohl Unternehmen zunächst vor Herausforderungen stehen, überwiegen langfristig die Vorteile wie Kostenersparnis, Effizienzsteigerung und eine verbesserte Nachverfolgbarkeit von Rechnungen.
Mit der zunehmenden Verbreitung elektronischer Rechnungsformate könnte die XRechnung auch über den öffentlichen Sektor hinaus zum Standard werden und die Digitalisierung im Rechnungswesen weiter vorantreiben. Unternehmen sollten sich frühzeitig mit der Umstellung auseinandersetzen, um von den Vorteilen zu profitieren und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
