Die IT-Budgetplanung wird zunehmend zum Drahtseilakt. Auf der einen Seite heißt es, Kosten einsparen und unnötige Tech-Investitionen vermeiden. Auf der anderen Seite drängen digitale Transformation und KI zum Anpacken. Fünf Best Practices helfen, die Balance zu halten.
Die gute Nachricht zum Anfang: Die IT-Budgets sind im letzten Jahr deutlich gewachsen. Laut Tech Spend Pulse Report von Flexera steckten Unternehmen durchschnittlich 12% ihres Umsatzes in Software, Hardware, Cloud & Co. Jedes fünfte Unternehmen (19%) gab mehr als 500 Mio. US-Dollar für ihre IT. In großen Unternehmen mit mehr als 10.000 Mitarbeitenden verdoppelte sich der Anteil der IT-Ausgaben beinahe – von 6% auf 11%.
Ob dieses Wachstum auch in 2024 anhält, bleibt fraglich. Denn mit Blick auf Inflation, Wirtschaftskrise und Auftragslage erwarten nur noch 60% der befragten Unternehmen, dass ihre IT-Budgets weiter steigen (2022: 71%). Dabei wäre es gerade jetzt für IT-Verantwortliche und CIOs wichtig, auf ein solides finanzielles Polster beim Planen ihres IT-Haushalts zurückfallen zu können.
Lange Liste an IT-Initiativen
Die Liste an IT-Aufgaben bleibt lang: Die digitale Transformation und der Weg in die Cloud ist längst noch nicht überall abgeschlossen. Das Home Office bleibt ein Thema, genauso wie der Fachkräftemangel und der Bedarf an Lösungen zur Automatisierung. Und dann ist da noch der Mega-Trend rund um Künstliche Intelligenz, Generative AI und Large Language Modells (LLMs), der neue Investitionen und Spielraum zum Experimentieren voraussetzt.
Wie also können Unternehmen angesichts begrenzter Budgets die Digitalisierung weiter vorantreiben? Fünf Best Practices helfen, die Balance im IT-Haushalt zu halten.
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IT-Transparenz zum Navigieren
IT-Infrastrukturen sind ausufernd, undurchdringlich und hochkomplex. Blinde Flecken in Bezug auf Compliance, Sicherheit und Kosten sind eher die Regel als die Ausnahme. Konfigurationsmanagement-Datenbanken (CMDB) versprechen zwar eine zentrale Sicht. Allerdings gelingt es nur wenigen Unternehmen, das Potential solcher Datenbanksysteme tatsächlich auszuschöpfen. Auch Tools für ITFM (IT-Finanzmanagement) und ITSM (IT-Servicemanagement) liefern nur ein singuläres und verschwommenes Bild des Kosten-Nutzen-Verhältnis von IT-Assets.
Echte Transparenz baut auf IT-Intelligence und damit auf IT-Asset-Daten. Sie liefern die Fakten, um zentrale Fragen zuverlässig zu beantworten. Welche Anwendungen sind wo installiert? Wie werden sie genutzt? Werden Lizenzen und Verträge maximal ausgeschöpft? Oder liegen Compliance-Verstöße vor? Daran schließen sich Fragen des Mehrwerts der IT-Lösungen an: Welche Investitionen zahlen sich kurz-, mittel- und langfristig aus? Wo gibt es Einsparungs- und Optimierungspotentiale?
Automatisierte Lösungen für das IT-Asset-Management (ITAM) aggregieren und normalisieren solche Daten und verknüpfen sie in einer Ansicht. Im Idealfall entsteht so ein Enterprise Technology Blueprint (ein detaillierter Bauplan der IT-Infrastruktur), mit dem IT- und Compliance den IT-Haushalt managen können.
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Den Lizenzdschungel lichten
Software-Lizenzen sind bewusst komplex gehalten. Für Unternehmen ist es ungemein schwierig, eine effektive Lizenzposition (ELP) zu ermitteln – d.h., die Lizenzen zu bestimmen, die basierend auf der tatsächlichen Nutzung benötigt werden. Ob die IT-Assets darüber hinaus einen ROI erzielen oder das IT-Budget nur unnötig belasten, ist nochmal eine ganze andere Frage.
Statt die Kosteneffizienz eines jeden IT-Assets zu prüfen, geben sich viele Unternehmen mit Schätzungen zufrieden. Selbst der Stand der Lizenzierung wird in der Regel erst dann überprüft, wenn Auditoren an die Tür klopfen. Langfristig verursacht eine solche Strategie jedoch eher Kosten, als sie zu reduzieren. So gelten rund ein Drittel der Software-Ausgaben in Unternehmen als unnötig bzw. verschwendet.
Ein Abgleich zwischen Produktnutzungsrechten auf der einen und dem tatsächlichen Lizenzierungsbedarf auf der anderen Seite, ist unabdingbar. Die gute Nachricht: Mittlerweile gibt es smarte Tools und Algorithmen, die bei der Ermittlung von Bedarf und Nutzung helfen und ein automatisiertes, datenbasiertes Lizenzmanagement erlauben.
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Eindämmung des SaaS-Wildwuchs
SaaS entwickelt sich – auch wegen der unkomplizierten Bereitstellung – zum Status-Quo in Unternehmen. Logischerweise entfällt damit auch ein Großteil des IT-Budgets auf die Cloud-Anwendungen. Die Saas-Kostenplanung hat jedoch ihre Tücken. IT-Manager müssen nicht nur die Zahl an Abonnenten im Blick behalten. Relevant für die Kosten ist auch der Umfang und der Kontext, in dem die Abonnenten die Anwendungen nutzen.
Salesforce beispielsweise verfügt über ein großes Produktportfolio mit komplexen Preisstrukturen. Wer hier Verträge optimieren und Kosten reduzieren will, muss sämtliche Module berücksichtigen, darunter Kontakte in der Salesforce Marketing Cloud und die Salesforce App Exchange. Ähnliches gilt auch für Microsoft Office 365. Die Suite enthält sowohl SaaS als auch On-Premise Elemente, die es zu managen und zu überwachen gilt.
Eine bewährte Best Practice für SaaS ist die 80/20-Regel. Sie empfiehlt Unternehmen, sich auf diejenigen Anbieter zu konzentrieren, die im SaaS-Portfolio am stärksten vertreten sind und die höchsten Kosten verursachen.
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FinOps für die Cloud
Die Cloud bietet mit FinOps bzw. Cloud Financial Management ein eigenes Betriebsmodell, um Kosten zu optimieren. Zu den zentralen Elementen gehören Governance-Richtlinien, die Überprüfung des Mehrwerts von Cloud-Initiativen, die Steuerung von Cloud-Nutzung sowie eine einheitliche Cloud-Strategie im Unternehmen.
Wie sieht das in der Praxis aus? Ausgangspunkt ist auch hier eine detaillierte Aufschlüsselung von Cloud-Rechnungsdaten (z. B. nach Anbieter, Kostenstelle, Anwendung und Benutzer), um Cloudkosten sinnvoll zu gruppieren und zu analysieren. Die Analyse zeigt, wer für welche Cloud-Kosten verantwortlich ist. Zudem lassen sich Anomalien oder Kostenspitzen aufdecken. Management-Plattformen mit Rule-Based Dimensions(RBD)-Funktionen gehen noch einen Schritt weiter und ermöglichen individuelle Ansichten, in denen mehrere Konten, Anbieter, Projekte oder Kostenstellen zusammengefasst werden.
Bevor es jedoch an die Cloudkosten geht, stellt sich für Unternehmen noch eine ganz andere Frage: Ist die Cloud unterm Strich tatsächlich die bessere Lösung? Nicht in allen Fällen lautet hier die Antwort automatisch „Ja“. Fehlt ein Verständnis über die Abhängigkeiten, bringt die neue Cloudumgebung gegebenenfalls mehr Ärger als Entlastung. Außerdem hängt das Einsparungspotential der Cloud auch immer von den Kosten der ursprünglichen On-Premise-Anwendungen ab. IT-Manager, die auf On-Premise Nutzungsdaten zurückgreifen können, haben hier einen Vorteil und können das zukünftige Cloudbudget besser prognostizieren.
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Sicherheitsnetz mit doppelten Boden
Egal wie umfangreich IT-Verantwortliche in Zukunft den Rotstift ansetzen: Die Optimierung des IT-Haushalts sollte auf keinen Fall auf Kosten der Sicherheit gehen. Die Bedrohungslage wächst von Jahr zu Jahr und die Flut an Angriffen nimmt zu. Wer hier am falschen Ende spart, sieht sich über kurz oder lang einer Cyberattacke gegenüber, die sehr kostspielig sein kann und darüber hinaus der Reputation schadet.
Das heißt nicht, dass mehr Tools gleich mehr Schutz bedeuten. Im Gegenteil: Statt dem Gießkannenprinzip zu folgen, muss die IT-Sicherheit gezielt und datengestützt agieren. Bei der Budgetplanung stellen sich damit folgende Fragen: Wo besteht Handlungsbedarf? Welche IT-Assets erfordern besonders hohen Schutz? Wie steht es um das End-of-Life (EOL) bzw. End-of-Support (EOS) von Anwendungen? Je sauberer das ITAM in Unternehmen aufgestellt ist, desto einfacher lassen sich darauf Antworten finden.
Die IT-Budgetplanung ist kein Ereignis, das einmal im Jahr in Angriff genommen wird und dann in der Schublade verschwindet. Kostenkontrolle und Kostenoptimierung sind vielmehr fortlaufende Aufgaben. Ein hoher Automatisierungsgrad ist daher grundentscheidend, um im IT-Drahtseilakt weder an Gleichgewicht noch an Geschwindigkeit zu verlieren.
