Entwicklung einer digitalen Planungsmappe für das Handwerk und die Dienstleistungsbranche mit der integrierten Entwicklungsumgebung Delphi.
Der Digitalisierungsprozess schreitet in allen Bereichen unseres Lebens mit großen Schritten voran. Die Vorreiter der Digitalen Transformation sind oftmals Technologieunternehmen und branchenführende Großunternehmen. Dennoch gewinnt die umfassende Digitalisierung auch im Mittelstand und in kleineren Unternehmen nach und nach an Bedeutung. Auch hier sind bei der Umstellung der Geschäftsprozesse von der analogen auf die digitale Umsetzung hohe Investitionen notwendig. Dennoch gilt: Ein zu langes Hinauszögern oder sogar ein „Verschlafen“ der digitalen Transformation ist keine Alternative. Es drohen im schlimmsten Fall noch höhere Kosten bis hin zu einer Reduktion von Wettbewerbsvorteilen und daraus resultierenden Verlusten. Mit der digitalen Transformation Schritt zu halten, heißt auch bereit sein, sich ständig zu verändern und anzupassen. Die digitale Transformation ist kein einmaliges Vorhaben oder ein kurz- oder mittelfristig anzustrebendes Ziel, sondern ein kontinuierlicher und andauernder Prozess.
Digitale Transformation als Herausforderung in KMU
Im Mittelpunkt der Digitalisierung stehen die Geschäftsprozesse von Unternehmen, denn diese stellen die Kernelemente dar, welche zur Erfüllung der Unternehmensziele dienen. Die Kernprozesse eines Unternehmens sind ausgehend von der individuellen Wertschöpfungskette zu identifizieren und zu analysieren. Wichtig ist es, die Prozesse gemäß ihrer Bedeutung für das Unternehmen entsprechend zu gewichten und bezüglich ihres Potenzials zur Digitalisierung einzuschätzen. Eine erfolgreiche Digitalisierung ist durch ein gutes Zusammenspiel aller Bereiche in einem Unternehmen gekennzeichnet. Die Digitalisierung verändert das Geschäftsmodell eines Unternehmens dadurch, dass es die Geschäftsprozesse durch die Nutzung von Informations- und Kommunikationstechniken verbessert oder sogar teilweise vollständig neu aufstellt.
Wie bereits erwähnt, ist die Fähigkeit zur Wandlung eine wichtige Voraussetzung für die Umsetzung der Digitalen Transformation. Change-Management, als Aufgabe der Unternehmensführung, beschäftigt sich mit der Umsetzung von Veränderungen. Es plant die Veränderungen, führt den Wandel durch, stabilisiert und kontrolliert die erreichten Ergebnisse. Im Mittelpunkt stehen dabei die Menschen, denn Strukturen und Prozesse können sich nur dann ändern, wenn die Mitarbeiter für die Veränderungen offen und unterstützungsbereit sind. Oft ist es jedoch der Fall, dass nur wenige Personen den anstehenden Veränderungen ohne Vorbehalt gegenüberstehen. Viele Mitarbeiter reagieren mit innerem Widerstand. Grund dafür ist die menschliche Natur. Die Veränderungen werden als unbequem, überraschend, beängstigend und bedrohend angesehen. Im Rahmen des Change-Managements wird versucht von Anfang an offen über die Notwendigkeit und die Ursachen des Wandels zu kommunizieren und so die Mitarbeiter auf die kommenden Aufgaben vorzubereiten. Widerstand wird dabei als selbstverständlicher Begleiter des Wandels angesehen. Der Veränderungsprozess beinhaltet mehrere Phasen. Nach dem Eintritt der Veränderung erleben viele Organisationsmitglieder ein Schock, der durch die unbekannte Situation bedingt ist, für welche sie keine bewährten Handlungsmuster besitzen. Dieses führt dazu, dass die eigene Kompetenz entsprechend niedrig eingeschätzt wird, und die Organisationsmitglieder versuchen mit allen Kräften den alten Ablauf festzuhalten. So tritt die Phase des Festhaltens ein. Die Notwendigkeit der Veränderung wird abgestritten und ggf. werden Blockaden aufgebaut. Nach einer kritischen Überprüfung wird sich im Laufe der Zeit die Notwendigkeit der Veränderungen durchsetzen. In der Phase der Einsicht stellt sich die Frage, ob die Fähigkeiten ausreichend sind, die bisherige Situation loszulassen und die Veränderung zu meistern. An dieser Stelle ist die Bereitschaft zur Veränderung gegeben. Es müssen noch die entsprechenden fehlenden Kompetenzen aufgebaut werden. Durch ein Probieren und Lernen werden diese neuen Fähigkeiten erlernt. Die Erkenntnisphase ist durch Erfolge und Misserfolge gekennzeichnet. Die Motivation und die Handlungskompetenz der Mitglieder steigen an. In der sich anschließenden Interpretationsphase werden die neuen Handlungsmuster und Verfahrensmuster übernommen (Bild 1).
Informations- und Kommunikationstechniken, als Treiber der Digitalisierung, können sowohl externer als auch interner Natur sein. Externe Treiber der Digitalisierung sind oft durch die Konkurrenz bedingt bzw. stammen aus gesetzlichen Regelungen und Vorschriften, die eingehalten werden müssen, z.B. durch ein von Kunden hervorgerufenen Anpassungsbedarf. Interne Treiber speisen sich aus der Notwendigkeit, nach einer stetigen Verbesserung von Prozessen zu suchen und die zunehmende Komplexität aller Vorgänge in den Griff zu bekommen.
Digitalisierung bringt strategische Wettbewerbsvorteile mit sich. Dabei darf nicht übersehen werden, dass dieses Vorhaben insbesondere für kleinere und mittelständische Unternehmen mit zahlreichen Herausforderungen verbunden ist. In erster Linie handelt es sich dabei um den notwendigen Investitionsbedarf. Ebenso stellt das notwendige Fachwissen in den Bereichen Big Data und Business Intelligence eine beachtliche Herausforderung dar. Hinzukommt ein zunehmender Fachkräftemangel. Oft fehlen in kleineren und mittelständischen Unternehmen die Spezialisten, welche in der Lage sind, das benötigte technologische Wissen umzusetzen, die Infrastruktur anzupassen und das „neue“ bzw. „digitale“ Mindset im Unternehmen zu verankern.
Moderne Planungssoftware auch für KMU
All diesen Herausforderungen hat sich das Unternehmen Syntax GmbH aus Oldenburg gestellt und einen Versuch unternommen, die Digitalisierung im Mittelstand voranzutreiben. Die von dem Unternehmen entwickelte Software planbar (Bild 2) soll den Planungsprozess und die vorausschauende Kostenkalkulation in mittelständischen Unternehmen unterstützen und auf eine digitale Ebene überführen.
Die Software ist an den Bedarf der Dienstleistungs- und Handwerksbetriebe aus den unterschiedlichsten Bereichen ausgerichtet. Sie kann für Handwerker, Pflegedienste, Gebäudereinigungs- und Beratungsunternehmen gewinnbringend eingesetzt werden. Ein Beispiel ist die Unterstützung der Software bei der oft gestellten Aufgabe zur Ermittlung des individuellen Verrechnungssatzes. Typische Fragen dazu lauten: In welcher Höhe sollte der individuelle Verrechnungssatz festgelegt werden? Ist der kalkulierte Wert marktkonform? Mit dem Verrechnungssatz ist der Wert gemeint, der alle Kosten eines Unternehmens pro Zeiteinheit und einen Gewinnaufschlag beinhaltet, u.a. umfasst der die Kostenpositionen wie Stundenlohn, Nebenkosten, Materialverbrauch, Werkzeugeinsatz, unproduktive Zeiten, Miete, Energiekosten usw. Es gibt die Möglichkeit einer Simulation (Bild 3).
Diese ist neben der Planung eine weitere interessante Funktion des Softwareprodukts planbar. Aus der unternehmerischen Sicht ist es sinnvoll bereits in der Planungsphase die Auswirkung der Entscheidungen zu simulieren. Dieses ermöglicht es, die Folgen der Entscheidungen vorhersehbarer zu machen. So können die Alternativen unter den gegebenen Bedingungen mit ihren Vor- und Nachteilen und ihre Auswirkung auf den Gewinn abgewogen und die bestmögliche Alternative ausgewählt werden. Die Software planbar macht Simulationsvorgänge auch für mittelständische und kleine Unternehmen zugänglich. Diese Methoden der modernen Unternehmenssteuerung kennt man oft nur aus größeren Unternehmen. Nunmehr können auch kleinere und mittelständische Unternehmen davon profitieren.
Effiziente Entwicklung digitaler Werkzeuge
Für die Umsetzung des Projektes hat das Team der Syntax GmbH die integrierte Entwicklungsumgebung Delphi eingesetzt. Das Produkt planbar wird bereits seit 1997 in Delphi entwickelt und ist aus einem Vorgängerprodukt entstanden, welches in C++ geschrieben war. Wichtig war eine effiziente und zeitnahe Umsetzung in einem kleinen Entwicklerteam. Diese Kriterien konnten durch Delphi eingehalten werden. Delphi ist ein etabliertes Rapid Application Development-Tool, welches auf eine effiziente Entwicklung von Business-Applikationen ausgerichtet ist (Bild 4).
Im Mittelpunkt steht der Einsatz eines grafischen Designers und eine komponentenbasierte Entwicklung. Im Ergebnis entstehen native Applikationen für die gewählten Zielsysteme, welche keine Abhängigkeiten zu weiteren Frameworks aufweisen und damit eine breite Lauffähigkeit und maximale Performance der Anwendung ermöglichen. Das Team der Syntax GmbH setzte bei der Entwicklung von planbar sowohl vorgefertigte als auch selbst erstellte Komponenten ein. Dadurch konnte der Entwicklungsaufwand in Grenzen gehalten und dennoch die umfassenden Anforderungen an die Software realisiert werden. Neben den Basiskomponenten kamen auch Komponenten von Drittanbietern (DevExpress, Steema, Digital Metaphors, TRichView) zum Einsatz. Dadurch konnte die Benutzeroberfläche ansprechend gestaltet werden und an die aktuellen Stylevorgaben der Office Welt angepasst werden. Aus Gründen einer performanten Ausführung wurde zu Beginn der Entwicklung bewusst auf die Nutzung von Datenbanken verzichtet und ein proprietäres Datenformat verwendet, das jeweils für die Berechnung in den Speicher geladen wird. Aktuell wird das System schrittweise auch auf die Nutzung mit Datenbanken umgestellt. Die Entwicklung mit Delphi bringt den Vorteil einer langfristigen Technologieunterstützung. Auf diese Weise kann eine bestehende Software stetig den sich wechselnden Anforderungen angepasst werden und das Entwicklerteam kann sich durchgängig auf die fachlichen Anforderungen konzentrieren. Durch die Beständigkeit der Technologie kommt es zu keinen größeren Systembrüchen. Investitionen in die technologische Entwicklung können auf diese Weise über Jahre genutzt werden. Gerade für kleinere und mittlere Unternehmen ist das ein wichtiges Argument (Investitionsschutz) und die Software kann zu geringeren Kosten bereitgestellt werden.
Fazit
Die voranschreitende Digitalisierung ist nun auch bei KMU zum Greifen nah und kann in den Unternehmensalltag integriert werden. Werkzeuge, wie planbar Software der Syntax GmbH, ermöglichen eine digitale Gestaltung des Unternehmensalltags. Mit Hilfe einer auf Business-Anwendungen und einer effizienten Durchführung ausgerichteten Entwicklung können derartige Digitalisierungsprojekte schnell und zu vertretbaren Kosten durch kleinere Entwicklungsteams realisiert werden.
Quellen
[1] https://www.planbar-software.com/
[2] https://www.embarcadero.com/products/Delphi
[3] https://www.embarcadero.com/case-study/syntax-planbar-case-study
