Marketing
April 15, 2025
Die deutsche Hotelbranche rüstet sich für die Sommersaison 2025 und investiert dabei verstärkt in moderne Kommunikationslösungen in der Hotellerie. Während das klassische Zimmertelefon vielerorts noch als Mindeststandard gilt, setzen zukunftsorientierte Betriebe auf intelligente VoIP-Technologie, App-Steuerung und KI-Integration, um Effizienz zu steigern und das Gästeerlebnis auf ein neues Niveau zu heben.
Die Modernisierung von Kommunikationssystemen entwickelt sich zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor in der Hotelbranche. In einer Zeit, in der digitale Erlebnisse den Alltag der meisten Menschen prägen, erwarten Reisende auch in ihrer Unterkunft zeitgemäße technologische Standards. Innovative Lösungen mit VoIP-Technologie, Smartphone-Integration und KI-gestützten Diensten bieten erhebliche Vorteile – sowohl für die Gäste, die mehr Komfort genießen, als auch für die Hotelbetreiber, die von Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen profitieren.
Die Geschichte der Hotelkommunikation hat einen weiten Weg zurückgelegt – von einfachen Klingelschnüren über mechanische Telefonanlagen bis hin zu digitalen Systemen. Heute stehen wir an der Schwelle einer neuen Ära, in der intelligente, vernetzte Kommunikationslösungen das Gästeerlebnis fundamental verändern. Diese Entwicklung entspricht dem allgemeinen Trend zur Digitalisierung im Gastgewerbe, der durch die Pandemie noch beschleunigt wurde.
Dr. Christian Stredicke, CEO des Kommunikationstechnologie-Anbieters Vodia, beobachtet diesen Wandel aus erster Hand:
Moderne Technologie gehört heute zum Anspruch der Gäste. Sie nutzen diese für ihre Kommunikation im Alltag und wünschen sich das auch für ihre Unterkunft. Wir haben in den letzten Jahren den Trend beobachtet, dass sich immer mehr Hotels im Zuge von Renovierungen auch eine smarte Lösung für ihre Kommunikationstechnologie wünschen.
Viele Hotels in Deutschland stellen im Rahmen von Renovierungsarbeiten ihre Kommunikationssysteme von herkömmlicher Telefonie auf VoIP-Lösungen (Voice over Internet Protocol) und cloud-basierte Systeme um. Diese Umstellung erfolgt nach Angaben von Dr. Stredicke vor allem aus Effizienzgründen:
Ziel vieler Hotels ist es, ihren Gästen moderne Standards zu bieten – bei gleichzeitig wachsendem Fokus auf Kosteneffizienz.
Die VoIP-Technologie ermöglicht dabei weit mehr als nur die traditionelle Telefonie. Sie bildet das Fundament für ein vollständig vernetztes Kommunikationsökosystem im Hotel, das verschiedene Dienste und Funktionen integrieren kann:
VoIP-Systeme ermöglichen die Automatisierung verschiedener Dinge: Von einer Rufumleitung über automatische Sprachansagen bis hin zu einer Zimmertüröffnung.
Für das Hotelpersonal bedeutet dies erhebliche Zeit- und Aufwandseinsparungen bei alltäglichen Prozessen. Rezeptionisten können beispielsweise Anrufe auf ihr Mobiltelefon umleiten lassen, wenn sie sich nicht am Empfang befinden, oder Anrufe gezielt an bestimmte Abteilungen weiterleiten. Dies reduziert Wartezeiten für die Gäste und erhöht die Effizienz des Personals.
Bemerkenswert ist, dass die technische Umstellung auf moderne VoIP-Telefonie laut dem Experten innerhalb weniger Tage erfolgen kann und vom Personal in der Regel schnell akzeptiert wird:
Gespräche können ähnlich wie bei einem Mobiltelefon geführt werden. Spezielle Codes vor der eigentlichen Nummer und Leitungen sind Vergangenheit.
Das Feedback aus Hotels, die bereits auf moderne Kommunikationslösungen umgestellt haben, sei eindeutig positiv:
Einmal umgestellt, können sich viele kein altes System mehr vorstellen.
Um die Vorteile moderner Kommunikationssysteme in der Hotellerie vollständig zu verstehen, lohnt ein genauerer Blick auf die technischen Grundlagen. VoIP-Systeme wandeln Sprachdaten in digitale Pakete um, die über das Internet oder interne Netzwerke übertragen werden. Im Vergleich zu herkömmlichen Telefonanlagen bietet diese Technologie mehrere entscheidende Vorteile:
Die technische Implementierung erfolgt in der Regel über einen SIP-Server (Session Initiation Protocol), der die Kommunikation zwischen den verschiedenen Endgeräten koordiniert. Diese können klassische IP-Telefone sein, aber auch Smartphones, Tablets oder Computer. Dadurch wird eine flexible, geräteübergreifende Kommunikation möglich.
Ein zentraler Trend bei der Modernisierung der Hotelkommunikation ist die Integration von Diensten in mobile Apps. Statt auf zusätzliche Hardware im Zimmer zu setzen, nutzen fortschrittliche Hotels die Smartphones ihrer Gäste als Schnittstelle:
Gäste sind bei der Interaktion mit Hotelservices Apps von ihren Mobiltelefonen gewohnt
erklärt Dr. Stredicke. Vodia hat auf diesen Trend reagiert und seine Kommunikationslösung in eine App integriert, die sowohl auf fest installierten Geräten im Hotelzimmer als auch auf mobilen Endgeräten der Gäste genutzt werden kann.
Über diese App lassen sich neben der klassischen Kommunikation mit dem Hotelpersonal und externen Gesprächspartnern auch zahlreiche andere Funktionen steuern:
Der Vodia-CEO betont die Vorteile dieser Lösung für alle Beteiligten:
Dies bietet dem Gast mehr Kontrolle und Komfort. Gleichzeitig profitieren die Hotels: Zusätzliche, und teils mit großer Wahrscheinlichkeit in die Jahre gekommene, Hardware wie klassische Telefone können dadurch auf Dauer ersetzt werden.
Diese Entwicklung spiegelt einen breiteren Trend im Hotelgewerbe wider: die zunehmende Verlagerung von physischen Schnittstellen hin zu digitalen, app-basierten Lösungen. Diese können nicht nur die Gästezufriedenheit steigern, sondern auch die Betriebskosten senken und zusätzliche Umsatzquellen erschließen, indem sie den Zugang zu Hotelservices vereinfachen.
Angesichts der steigenden Abhängigkeit von digitaler Kommunikation wächst allerdings auch die Bedeutung des Datenschutzes und der IT-Sicherheit. Hotels verarbeiten sensible personenbezogene Daten ihrer Gäste – von Kreditkarteninformationen bis hin zu biometrischen Daten bei modernen Check-in-Verfahren. Der Schutz dieser Informationen ist nicht nur aus rechtlicher Sicht (DSGVO), sondern auch für das Vertrauen der Gäste entscheidend.
Deshalb ist es entscheidend, dass Anbieter von Telefonsystemen ihre Verschlüsselungsprotokolle verbessern und robuste Sicherheitsmaßnahmen einsetzen, um die Sicherheit sensibler Gastdaten zu gewährleisten
betont Dr. Stredicke. Dies umfasst unter anderem Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bei der Kommunikation, sichere Authentifizierungsverfahren und regelmäßige Sicherheits-Updates.
Besondere Herausforderungen entstehen durch die Integration verschiedener Systeme und die zunehmende Nutzung von IoT-Geräten (Internet of Things) in Hotelzimmern. Jedes zusätzliche Gerät – vom smarten Thermostat bis zum vernetzten Fernseher – kann potenzielle Sicherheitslücken schaffen. Hier sind ganzheitliche Sicherheitskonzepte gefragt, die über einzelne Anwendungen hinausgehen.
Ein weiterer Schlüsselaspekt moderner Kommunikationslösungen ist die Integration von Künstlicher Intelligenz. Diese kann in verschiedenen Bereichen zum Einsatz kommen – vom automatisierten Beantworten häufiger Gästeanfragen bis hin zur personalisierten Servicebereitstellung:
KI-gestützte Sprachassistenten in den Zimmern bieten den Gästen Zugriff auf Hoteldienstleistungen, wie Wellness-Behandlungen oder Tischreservierungen
erläutert der Vodia-CEO. Diese Assistenten können wie persönliche Concierges fungieren, die rund um die Uhr verfügbar sind und in mehreren Sprachen kommunizieren können – ein erheblicher Vorteil für international ausgerichtete Hotels.
Die KI kann zudem aus den Interaktionen mit den Gästen lernen und die Services entsprechend anpassen. Wenn ein Gast beispielsweise regelmäßig nach bestimmten Informationen fragt oder spezifische Präferenzen zeigt, kann das System diese Muster erkennen und proaktive Vorschläge machen. Dies schafft ein personalisiertes Erlebnis, das traditionelle Serviceangebote kaum in dieser Tiefe bieten können.
Für die Hotels selbst bietet die KI-Integration die Möglichkeit, Ressourcen effizienter einzusetzen. Routinefragen werden automatisiert beantwortet, während sich das Personal auf komplexere Aufgaben und die persönliche Betreuung der Gäste konzentrieren kann.
Ein entscheidender Erfolgsfaktor für moderne Kommunikationslösungen ist ihre Integration in bestehende Hotel-Management-Software (HMS). Diese Vernetzung verschiedener Systeme schafft Synergien und verhindert Informationssilos:
Das ist technisch manchmal noch mit Herausforderungen verbunden, bietet aber verschiedene Vorteile
erklärt Dr. Stredicke. Durch die Integration können zahlreiche Prozesse automatisiert werden, darunter:
Als konkretes Beispiel nennt der Experte die Statusmeldungen zur Zimmerreinigung:
Für das Hotelpersonal bietet dies die Möglichkeit, dass die Zimmer als sauber und bereit für die Gäste übermittelt werden können.
Dies optimiert nicht nur interne Arbeitsabläufe, sondern verbessert auch das Gästeerlebnis durch schnellere Zimmerbereitstellung und reduzierte Wartezeiten.
Die technische Herausforderung bei solchen Integrationen liegt oft in der Vielfalt der eingesetzten Systeme und Standards. Viele Hotels nutzen gewachsene IT-Landschaften mit verschiedenen Softwarelösungen unterschiedlichen Alters. Moderne Kommunikationsplattformen müssen daher offene Schnittstellen (APIs) bieten, um mit diesen heterogenen Umgebungen interagieren zu können.
Die Modernisierung der Kommunikationstechnologie stellt für Hotels nicht nur einen Kostenfaktor dar, sondern vor allem eine Investition in die Zukunftsfähigkeit des Betriebs. Dr. Stredicke fasst zusammen:
Um den Ansprüchen von Gästen auch in Zukunft gerecht zu werden, bedarf es einer Investition in moderne Kommunikationslösungen. Diese steigern nicht nur die Effizienz, sie schaffen zugleich die Grundlage für Kosteneinsparungen durch den Wegfall veralteter Technik.
Die konkreten Kosten für die Umstellung variieren je nach Größe des Hotels und gewünschtem Funktionsumfang. Generell lassen sich folgende Kostenfaktoren identifizieren:
Diesen Kosten stehen jedoch erhebliche potenzielle Einsparungen und Vorteile gegenüber:
Für Hotelbetreiber, die vor Investitionsentscheidungen stehen, empfiehlt es sich, eine detaillierte Kosten-Nutzen-Analyse durchzuführen und einen stufenweisen Implementierungsplan zu entwickeln, der sich an den spezifischen Bedürfnissen und Möglichkeiten des jeweiligen Betriebs orientiert.
Der Trend zur Digitalisierung in der Hotellerie dürfte sich in den kommenden Jahren weiter verstärken, wobei insbesondere die Integration verschiedener Systeme und die Nutzung von KI-Technologien im Fokus stehen werden. Folgende Entwicklungen zeichnen sich bereits ab:
Für Hotelbetreiber bedeutet dies, dass Investitionen in moderne Kommunikationslösungen nicht nur den Gästekomfort erhöhen, sondern auch zur langfristigen Wettbewerbsfähigkeit beitragen können. Wer heute die Weichen für eine digitale Zukunft stellt, wird morgen besser auf die sich wandelnden Erwartungen der Gäste reagieren können.
