Rechnungen in Papierform kosten Unternehmen Zeit, Geld und Ressourcen. Doch mit der digitalen Rechnungsverarbeitung lassen sich Prozesse automatisieren, Kosten senken und Fehler vermeiden. Moderne Lösungen ermöglichen eine schnelle, effiziente und umweltfreundliche Abwicklung – von der automatischen Erfassung bis zur nahtlosen Integration in Buchhaltungssysteme. Wie Unternehmen den Umstieg erfolgreich meistern und welche Vorteile sie erwarten, erfahren Sie hier.
Rechnungen sind ein fester Bestandteil unseres Alltags und unerlässlich für den reibungslosen Ablauf der Wirtschaft. Erstaunlich dabei ist, dass vor allem kleine und mittelständische Unternehmen ihre eingehenden Rechnungen oft noch in Papierform bearbeiten. Trotz moderner Technik landen etwa 60 bis 70 Prozent des genutzten Papiers im Müll.
Ein weiteres Problem ist der Zeitaufwand: Täglich gehen fast zwei Stunden durch die Suche nach wichtigen Dokumenten und Informationen verloren. Das kostet nicht nur Zeit, sondern treibt auch die Betriebskosten unnötig in die Höhe.
Eine Lösung könnte die digitale Rechnungsverarbeitung bieten. Sie hat das Potenzial, den Papierverbrauch drastisch zu senken. Doch wie lässt sich das in der Praxis umsetzen?
Was ist eine digitale Rechnungsverarbeitung?
Die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen verändert den Arbeitsalltag vieler Unternehmen, indem sie wesentliche Schritte automatisiert. Rechnungen werden gescannt, die relevanten Daten wie Rechnungsnummer, Datum und Betrag automatisch erfasst und direkt digital weiterverarbeitet. Die nahtlose Integration in Buchhaltungsprogramme wie Datev und andere Finanztools sorgt für einen effizienteren Ablauf.
Egal, ob Rechnungen per Post oder E-Mail eintreffen, sie können problemlos digital erfasst und in verschiedenen Formaten für weitere Prozesse exportiert werden.
Ein digitaler Freigabe-Workflow ermöglicht es den Nutzern, Rechnungen direkt online zu prüfen und freizugeben. Per E-Mail erhalten sie Benachrichtigungen, sobald neue Dokumente im System bereitstehen. Dabei garantiert die Software nicht nur die Einhaltung der GOBD-Richtlinien, sondern ist auch durch das deutsche Wirtschaftsprüfer-Zertifikat „IDW PS 880“ abgesichert, um hohe Datenschutz- und Sicherheitsstandards zu gewährleisten.
Was bringt die digitale Rechnungsverarbeitung?
Die Umstellung auf eine digitale Rechnungsverarbeitung bringt viele Vorteile mit sich, wobei die Zeitersparnis einer der wichtigsten ist.
#1 Zeitersparnis
Mit der automatischen Verarbeitung digitaler Rechnungen gewinnen Unternehmen wertvolle Zeit. Statt Papierbelege mühsam zu sortieren, zu erfassen und abzuheften, werden digitale Rechnungen direkt in ein elektronisches System integriert.
Wichtige Daten wie Rechnungsnummern, Beträge und Fälligkeiten werden automatisch ausgelesen und ins Buchhaltungssystem übertragen. Dadurch werden manuelle Schritte überflüssig und der gesamte Verarbeitungsprozess deutlich schneller.
Dieser digitale Workflow schafft Freiräume, sodass sich Mitarbeitende verstärkt anderen Aufgaben widmen können, die oft nicht nur produktiver, sondern auch interessanter sind.
#2 Kostenersparnis
In Deutschland werden jedes Jahr etwa 29 Milliarden Rechnungen per Post versendet – ein Aufwand, der Druck-, Papier- und Portokosten von rund 30 Milliarden Euro verursacht.
Mit der Umstellung auf digitale Systeme können Sie Ihre Rechnungen sicher digital aufbewahren und langfristig Kosten sparen. Die Kosten für Druck, Versand und Lagerung entfallen komplett. Auch der Verbrauch von Papier, Toner und Kuverts wird erheblich gesenkt.
Darüber hinaus sinken die Personalkosten, da weniger manuelle Eingaben und Korrekturen nötig sind. Insgesamt profitieren Unternehmen von einer effizienteren und deutlich kostengünstigeren Rechnungsabwicklung.
#3 Die Umwelt wird geschont
Nachhaltigkeit, Umweltschutz und ein verantwortungsvoller Umgang mit Ressourcen sind heute zentrale Themen. Für viele Kunden spielt es eine große Rolle, ob ein Unternehmen nachhaltige Werte verfolgt.
Ein digitaler Rechnungsworkflow unterstützt nicht nur den Umweltschutz, sondern spart auch Kosten. Weniger Papier, Ordner und Toner bedeuten eine geringere Belastung für die Umwelt und gleichzeitig geringere Ausgaben für das Unternehmen.
#4 Mitarbeiter begehen weniger Fehler
Die Automatisierung des elektronischen Rechnungsprozesses sorgt für klare, strukturierte Abläufe und senkt die Fehlerquote bei der Erstellung und Verarbeitung erheblich. Manuelle Tätigkeiten wie die Dateneingabe oder der physische Transport von Belegen werden auf ein Minimum reduziert. Das steigert nicht nur die Effizienz im Betrieb, sondern verbessert auch die Datensicherheit.
#5 Die Prozesse Im Unternehmen verbessern sich
Moderne Buchhaltungssysteme ermöglichen die automatische Erfassung und Verarbeitung elektronischer Rechnungen, ohne dass manuelles Eingreifen nötig ist. Mithilfe von optischer Zeichenerkennung (OCR) werden wichtige Daten direkt aus den Rechnungen ausgelesen und ins Buchhaltungssystem übertragen. Sind bestimmte Verarbeitungsregeln definiert, können Rechnungen sogar automatisch verbucht und offene Posten beglichen werden.
Früher verzögerte sich die Bearbeitung oft, wenn Mitarbeitende krank oder im Urlaub waren und die Eingangspost liegen blieb. Heute können elektronische Rechnungen per E-Mail empfangen und problemlos an Vertretungen weitergeleitet werden, sodass der Prozess ohne Unterbrechungen weiterläuft.
Einführung digitaler Rechnungsverarbeitung im Unternehmen
Die Umstellung von einer papierbasierten auf eine digitale Rechnungsverarbeitung ist ein strategischer Schritt, der gut geplant sein sollte. Dabei geht es nicht nur um den Wechsel der Technik, sondern auch um eine Optimierung bestehender Prozesse. Unternehmen sollten die Einführung in mehreren Schritten angehen, um eine reibungslose Integration zu gewährleisten.
1. Analyse der bestehenden Prozesse
Bevor eine digitale Lösung implementiert wird, sollte das Unternehmen die aktuelle Rechnungsverarbeitung genau analysieren. Welche Schritte laufen derzeit ab? Wo entstehen Verzögerungen oder Fehler? Gibt es Medienbrüche zwischen Papier und digitaler Erfassung? Diese Bestandsaufnahme hilft, die Anforderungen an die neue Lösung genau zu definieren.
2. Auswahl der passenden Software
Es gibt zahlreiche Lösungen für die digitale Rechnungsverarbeitung, von cloudbasierten Tools bis hin zu umfangreichen ERP-Integrationen. Wichtige Kriterien bei der Auswahl sind:
- Kompatibilität mit bestehender Buchhaltungssoftware
- Automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen
- Revisionssichere Archivierung nach gesetzlichen Vorgaben
- Benutzerfreundlichkeit für eine schnelle Einarbeitung
3. Schulung der Mitarbeitenden
Die Einführung einer neuen Technologie erfordert auch eine Anpassung der Arbeitsweise. Schulungen für Mitarbeitende sind entscheidend, um den Umgang mit dem neuen System zu erleichtern und mögliche Vorbehalte abzubauen. Besonders wichtig ist es, Buchhaltungsteams und Entscheider frühzeitig in den Prozess einzubeziehen.
4. Pilotphase und schrittweise Umsetzung
Eine schrittweise Einführung minimiert Risiken und erleichtert die Anpassung. Unternehmen können mit einer Pilotphase beginnen, in der die digitale Rechnungsverarbeitung zunächst für einen Teil der Eingangsrechnungen getestet wird. Nach erfolgreicher Implementierung kann das System schrittweise auf alle Rechnungsprozesse ausgeweitet werden.
5. Kontinuierliche Optimierung
Auch nach der Einführung sollte die digitale Rechnungsverarbeitung regelmäßig überprüft und optimiert werden. Neue technologische Entwicklungen, gesetzliche Änderungen oder Unternehmenswachstum können Anpassungen erforderlich machen. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess stellt sicher, dass die Vorteile der Digitalisierung langfristig erhalten bleiben.
Die Einführung digitaler Rechnungsverarbeitung ist ein wichtiger Schritt hin zu mehr Effizienz, Transparenz und Nachhaltigkeit im Unternehmen. Wer frühzeitig auf moderne Lösungen setzt, profitiert von einem optimierten Rechnungsmanagement und reduziert langfristig Kosten.
Fazit
Kleine und mittlere Unternehmen können heute besonders stark von der Digitalisierung profitieren. Wer frühzeitig die Chancen erkennt, digitale Prozesse einführt und die Transformation aktiv vorantreibt, schafft sich einen klaren Wettbewerbsvorteil und sichert sich langfristigen Erfolg.
Die digitale Rechnungsverarbeitung ist dabei erst der Anfang …
