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RPA (Robotic Process Automation) kommt in immer mehr Unternehmen zum Einsatz. Das Ziel ist es, Prozesse zu optimieren und Ressourcen einzusparen. Das ist in nahezu allen Unternehmensbereichen möglich. Hierbei profitieren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von einer Vereinfachung ihrer Tätigkeit und können sich auf Kreativaufgaben fokussieren. Allerdings gehen mit RPA auch gewisse Risiken einher.
In nahezu allen Unternehmen fallen Aufgaben an, die monoton sind und sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich solchen Aufgaben widmen müssen, stehen für Kernaufgaben des Unternehmens und für Kreativaufgaben nicht zur Verfügung. Hinzu kommt, dass solche Aufgaben meist fehleranfällig sind. Durch mangelnde Konzentration kommt es schnell zu falschen Eingaben und sich daraus ergebenden Problemen. Deswegen ist es wichtig, solche Aufgaben bestmöglich zu automatisieren.
Denn im Unterschied zu Menschen machen Roboter keine Fehler. Sie erledigen genau die Aufgaben, die von ihnen verlangt werden, vergessen hierbei keine Zwischenschritte und arbeiten streng nach den vorgegebenen Regeln. Selbst komplizierte Eingaben lassen sich auf diese Weise automatisieren. Das hat für die Unternehmen immense Vorteile. So haben Studien gezeigt, dass durch RPA Unternehmensprozesse fünf bis zehnmal schneller ablaufen und hierbei 60%-80% weniger Ressourcen verbrauchen.
RPA kann überall dort eingesetzt werden, wo Prozesse regelmäßig und strukturiert ablaufen. Sie hilft dabei, monotone Aufgaben effizient zu erledigen, ohne hierfür komplizierte und teure Schnittstellen entwickeln zu müssen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die durch den Einsatz von Robotern frei werden, können sich kreativ und produktiv für den Betrieb einsetzen und müssen nicht mehr ihre Zeit mit reinen Eingabe- und Verwaltungsaufgaben verbringen.
Ein typisches Beispiel von RPA ist die Eingabe von Kundendaten. Diese ist vor allem dann nötig, wenn die kooperierenden Betriebe keine Schnittstellen zur Verfügung stellen und mit unterschiedlichen SAP-Systemen arbeiten. Hier war es bisher nötig, dass sämtliche Daten für alle einzelnen Kunden per Hand von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eingegeben werden. Diese Aufgabe können Roboter deutlich schneller erledigen.
Grundsätzlich lassen sich durch RPA sämtliche wiederkehrenden und klar strukturierten Aufgaben automatisieren. So können Roboter beispielsweise Formulare ausfüllen, Kopien davon erstellen sowie sie abspeichern und versenden. Daten können organisiert, eingetragen und weitergegeben werden. Zudem sind Roboter in der Lage, Daten aus dem Internet herauszusuchen und auszuwerten. Weiterhin ist es technisch gar kein Problem, sie auf Websites zugreifen und E-Mails checken und erstellen zu lassen.
Bei RPA wird zwischen der unbeaufsichtigten und der beaufsichtigten Variante unterschieden, erklärt Ingo Steinhaus in seinem Beitrag auf it-zoom.de. Die „Attended RPA“ erfordert bei Zwischenschritten eine Eingabe durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Sie dient somit nur dazu, der menschlichen Belegschaft zuzuarbeiten und diese bei ihren Tätigkeiten zu unterstützen. Bei der „Unattended RPA“ erledigen die Roboter sämtliche Arbeitsabläufe eigenständig und autark.
Ein großer Vorteil von RPA ist, dass dieses Verfahren sehr einfach und flexibel ist. Somit ist es den einzelnen Unternehmensbereichen möglich, auch ohne Einsatz der unternehmenseigenen IT Lösungen zu entwickeln und anzuwenden. Alles, was hierfür gebraucht wird, ist ein Verständnis für die jeweiligen Unternehmensprozesse und die vorliegenden Probleme beziehungsweise Schwierigkeiten. Außerdem sind gewisse Vorkenntnisse in Sachen IT von Vorteil, um die entwickelten Lösungen auch tatsächlich umsetzen zu können.
RPA bietet somit die Möglichkeit, Unternehmensprozesse in den einzelnen Abteilungen zu optimieren und anzupassen. Es ist nicht mehr nötig, dass die Unternehmensleitung und die IT gewisse Vorgaben machen, die von oben kommen. Stattdessen machen die einzelnen Abteilungen Vorschläge, welche Optimierungen sinnvoll sind, und setzen diese eigenständig um. RPA-Lösungen haben somit nahezu immer einen hohen Praxisbezug und werden unter Einbeziehung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den einzelnen Fachbereichen realisiert.
Ein Risiko von RPR besteht darin, veraltete Prozesse zu etablieren und die Entwicklung neuer Lösungen zu verschieben. Wenn Roboter das Problem fehlender Schnittstellen kaschieren, besteht keine Notwendigkeit, solche Schnittstelle zu entwickeln. Häufig werden Probleme durch RPA somit nicht gelöst, sondern lediglich vermieden. Hier ist es dann nötig, eine große Zahl an Robotern einzusetzen, die eigenständig arbeiten und deren Funktionsweise oft unübersichtlich und schwer nachvollziehbar ist.
Aus diesem Grund ist es extrem wichtig, RPA nicht separat für sich zu betrachten. Stattdessen muss die Technologie in das Digitalkonzept eines Unternehmens aufgenommen und in dieses integriert werden. Das bedeutet auch, einzelne Unternehmensprozesse nicht isoliert zu betrachten, sondern sie in ein großes Ganzes zu setzen. Nur dann können die einzelnen Prozesse harmonisch ineinander greifen und wirklich zu einer größtmöglichen Effizienz des Unternehmens führen.
Trotzdem ist es gerade bei RPA wichtig, kleine Schritte zu gehen und sich Zwischenziele zu setzen. Es bringt nichts, gleich die großen Prozesse anzugehen, wenn dadurch die Kleinen vernachlässigt werden. Häufig ist es ein guter Schritt, bei der Automatisierung des eigenen Unternehmens zunächst Teilprozesse anzugehen. Hierdurch lässt sich erkennen, welche Vorteile RPA tatsächlich bringt und ob sie für das Unternehmen weiter genutzt werden sollte.
Das geht aber nur mit einer strategischen Arbeitsweise. Die einzelnen Schritte der RPA müssen zielführend angegangen und sogenannte Zombie-Anwendungen vermieden werden. Dann ist RPA in der Lage, als Brückentechnologie zu fungieren, bis konkrete Lösungen für bestehende Probleme gefunden wurden. Hierbei werden vor allem das ressourcensparende Arbeiten und die Freistellung vielfältiger Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für Kreativaufgaben von Vorteil sein.
