Stark verallgemeinert, durchlaufen HR-Prozesse in Unternehmen häufig folgende Evolutionsstufen: Am Anfang stehen Papier und Akten in mehr oder weniger strukturierten Ablagen. Auf der ersten Stufe beginnt die Digitalisierung mit der Nutzung von Dateiablagen sowie der Unterstützung von Prozessen durch E-Mails und Vorlagen. Auf einer zweiten Stufe werden oft Insellösungen für spezifische Aspekte wie etwa Vertragsmanagement oder Zeiterfassung eingeführt und irgendwie mit einem Superkleber aus Telefonaten, E-Mails, manuellen Prozessen und dem Herzblut der Mitarbeitenden in der Personalabteilung zusammengehalten. Die dritte Stufe sind integrierte HR-Suites von der Stange, die mit starren Prozessen daherkommen und auf DAX-Konzerne ebenso passen sollen wie auf mittelständische Handwerksbetriebe und damit beidem nicht gerecht werden. Sie auf individuelle Anforderungen anzupassen, erfordert ebenso teures wie langwieriges Customizing durch Spezialisten – und findet deshalb in der Regel nicht statt.
De facto sind die meisten Unternehmen entweder in der „Fragmentopolis“ der Insellösungen oder im starren Korsett herkömmlicher HR-Suites gefangen und stoßen aktuell zunehmend an Grenzen.
HR-Qualität als Wachstumsfaktor
Es ächzt und knirscht. Das Team geht auf dem Zahnfleisch. Der Frust bei allen Beteiligten steigt – und mit ihm die offenen wie verdeckten Risiken für das Unternehmen. Kluge Köpfe, die man nicht für das Unternehmen gewonnen hat, und wichtige Talente, die Unternehmen aufgrund schlechter Prozesse wieder verlieren, werden als Ursache für mangelnden Erfolg noch immer unterschätzt. Ohne gute Leute bleibt jedoch selbst die beste Business-Idee weitgehend wertlos.
Eine HR-Organisation, die vor allem reaktiv mit Standardanfragen und manuellen Abläufen beschäftigt ist, kann kaum die strategische Rolle einnehmen, die für nachhaltiges Wachstum notwendig ist. Zum Wachstumsfaktor wird HR erst dann, wenn Teams aus der Fragmentopolis der zweiten Evolutionsstufe mit ihren unzusammenhängenden Informationen, isolierten Systemen und manueller Akkordarbeit befreit werden, ohne sich in ein starres One-size-fits-all einer unflexiblen HR-Suite hineinpressen zu müssen.
Erst dann kann Effizienz durch Self-Service und Automatisierung geschaffen werden, Transparenz durch definierte Abläufe entstehen und schließlich Exzellenz durch die Konzentration auf strategisch wichtige Themen wie Personalentwicklung erreicht werden.
KI übernimmt die Anpassung an individuelle Anforderungen
Glücklicherweise ist dank moderner Software und KI eine neue Ära in der Unterstützung von HR-Teams angebrochen – Stufe vier der Evolution der HR-Digitalisierung. Diese neue Generation innovativer HR-Suites verbindet die Vorteile einer integrierten Lösung mit einer bislang nie dagewesenen Einfachheit bei der Anpassung an individuelle Anforderungen. Sie bringen vorgefertigte Best-Practices mit, lassen sich aber ohne Programmieraufwand vom Kunden selbst beliebig anpassen. Sie bilden Komplexität nicht ab, sondern verringern sie. Weil sie die Nutzenden in den Mittelpunkt stellen, nennt man diese Generation Human-Centric-HR-Suites.
Was ist neu?
Wie frühere Generationen von HR-Suites basieren sie auf einer integrierten Plattform, um die Fragmentopolis von Einzellösungen zu vermeiden. Sie decken den gesamten Employee Lifecycle ab – von Recruiting und Onboarding über Organisation und Personalentwicklung sowie Zeiterfassung und Abwesenheit bis hin zum Offboarding – und binden im besten Fall zudem das Dokumenten- und Ressourcenmanagement ein.
Anders als die bisherigen HR-Suites basiert Human-Centric-HR jedoch auf einem fundamentalen neuen technologischen Ansatz: der Kombination von KI und No-Code.
Das No-Code-Prinzip steht für individuelle Anpassungen ohne teure Programmierung durch IT-Experten. Der Clou der neuesten Generation von HR-Suites ist, dass die Anpassung durch die KI übernommen wird. In unserer humera HR Suite können HR-Expertinnen und -Experten ihre Prozesse ohne IT-Kauderwelsch in einfacher Sprache als Abfolge von Aufgaben, Checks und Meilensteinen beschreiben. Die KI übernimmt anschließend die Umsetzung auf der Plattform. Weil die mitgelieferten Best-Practices für alle HR-Prozesse auf der gleichen Technik basieren, lassen auch sie sich einfach mithilfe von KI-Unterstützung an die individuellen Belange anpassen – von internen HR-Fachleuten und nicht von teuren externen Consultants.
Damit eine Plattform das kann, müssen das No-Code-Prinzip und Künstliche Intelligenz technisch tief in ihrem Kern verankert sein und sie vollständig durchdringen. Bisherige HR-Suites haben KI oftmals nur in der Form von Chatbots oder Textgeneratoren angeflanscht, können sie jedoch nicht zur Anpassung nutzen.
Quelle: Humera Group
Anpassbarkeit reduziert Komplexität und steigert Automatisierbarkeit
Die einfache und kostengünstige Anpassung an individuelle Prozesse ist ein wichtiger Beitrag zur Reduktion der Komplexität – weil Prozesse ohne Umwege funktionieren, wie sie sollen. Komplexitätsreduktion ist eine weitere Eigenschaft von Human-Centric-HR. Es geht darum, die komplexen Prozesse des Personalmanagements mit ihren vielen Sonderfällen und individuellen Gestaltungen nicht einfach nur digital abzubilden, sondern die Komplexität intelligent aufzulösen bzw. sie quasi unter der Motorhaube verschwinden zu lassen.
Dazu sollten Routineaufgaben automatisiert werden. Auch das geschieht im gleichen Prozedere: Das HR-Team formuliert die gewünschten Abläufe in natürlicher Sprache, und die KI generiert daraus die erforderlichen Workflows und Regeln, die dann auf der integrierten Plattform kontrolliert ablaufen.
Letztlich resultiert aus Self-Service durch die Mitarbeitenden und Automatisierung von Routineaufgaben eine deutliche Entlastung des HR-Teams, die den Freiraum für die dringend gewünschte strategische HR-Arbeit schafft.
Eine neue Ära in der Unterstützung für HR
Diese Kombination aus Anpassbarkeit, Komplexitätsreduktion und Automatisierung öffnet die Tür zu einer neuen Ära in der HR-Anwendungssoftware: Die Software passt sich der Organisation an. Die Menschen gestalten die Prozesse. Nicht umgekehrt.
Und das geschieht so einfach, dass Kunden diese Anpassung ohne Programmieraufwand und ohne technischen Hintergrund selbst und jederzeit vornehmen können. Das gibt Unternehmen eine bislang nicht dagewesene Agilität und Flexibilität, um auf die Herausforderungen moderner Personalwirtschaft reagieren zu können.
Noch mehr erreicht, wer über die klassischen Funktionen einer HR-Lösung hinausgeht, um zusätzlichen Wert für seine Mitarbeitenden zu schaffen. Wir haben beispielsweise das Management von Ressourcen in Form von Desk-Sharing, die Raumverwaltung sowie die Parkplatzverwaltung in die Self-Services für die Beschäftigten integriert. Damit erweitert sich der Nutzen einer HR-Lösung über die Belange des Unternehmens hinaus auf das ganz persönliche Arbeitsumfeld der Mitarbeitenden – ganz im Sinne von New Work.
Aus Fehlern der anderen lernen
Abschließend gibt es noch zwei gute Nachrichten: Erstens muss man nicht zwingend alle drei Evolutionsstufen durchlaufen, sondern kann direkt auf Stufe vier einsteigen, wenn man das Wachstum seines Unternehmens durch effiziente Human Resources beschleunigen will.
Zweitens ist der Einstieg in Human-Centric-HR mit deutlich weniger Aufwand verbunden als bei den Stufen zuvor, weil HR-Software der neuesten Generation so einfach zu bedienen ist, dass sie ohne Schulung auskommt und das Customizing mithilfe von KI-Unterstützung vom Kunden selbst erledigt werden kann. Wer aus den Fehlern der Vergangenheit lernen will, steigt gleich in Human-Centric-HR ein.
