So erstellen und nutzen Sie effektiv einen Redaktionskalender für Ihre digitale Publikation

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Ein Redaktionskalender ist eine großartige Hilfe für alle Aspekte der Inhaltserstellung in Ihrem Unternehmen. Mit den folgenden sieben einfachen Schritten können Sie einen effektiven Redaktionskalender für Ihren Unternehmens-Blog  oder Magazin erstellen.

Was ist ein Redaktionskalender?

Ein Redaktionskalender ist ein visueller Arbeitsablauf, der einem Team von Redakteuren hilft, ihre Arbeit auf täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Basis zu planen. Mit Redaktionskalendern können Sie Inhaltstypen, Werbekanäle, Autoren und vor allem die Veröffentlichungstermine planen und verfolgen.

Warum sollte man einen Redaktionskalender entwickeln?

Ein Redaktionskalender, auch Redaktionsplan genannt, ist eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass alle Ihre Content-Ziele erreicht und organisiert werden. Er ist ein Bereich, in dem Sie sich auf Ihre Ziele konzentrieren können. So können Sie sicherstellen, dass alle Ihre Inhalte auf das gewünschte Ziel ausgerichtet sind.

Ein Redaktionskalender gibt auch klare Fristen vor. Die Artikel werden zum richtigen Zeitpunkt geschrieben, weil sie gut durchdacht und geplant sind.

Was gehört in einen Redaktionskalender?

Den perfekten Redaktionskalender, der für jede Redaktion passt, gibt es nicht. Es hängt ganz von den Bedürfnissen Ihres Redaktionsteams ab, was in Ihren Redaktionsplan gehört. Dennoch gibt es einige Fragen, die Sie sich stellen können, um zu bestimmen, wie Ihr Redaktionskalender aussehen sollte.

  • Wie häufig veröffentlichen Sie Inhalte?
    Veröffentlichen Sie jeden Tag etwas? Einmal pro Woche? Oder vielleicht mehrmals täglich? Wenn Sie wissen, wie oft Sie Inhalte veröffentlichen, können Sie herausfinden, wie Sie Ihren Redaktionskalender am besten gestalten können.
  • Erstellen Sie mehr als eine Art von Inhalten?
    Wenn Sie ebenso viele Videos auf YouTube hochladen wie Sie Artikel in Ihrem Unternehmensblog veröffentlichen, muss Ihr Redaktionskalender zwischen diesen beiden unterscheiden können.
  • Wie viele Personen werden diesen Redaktionskalender verwenden?
    Die besten Redaktionskalender ermöglichen es mehreren Personen, in Echtzeit Brainstorming zu betreiben, zusammenzuarbeiten und Feedback zu Aufträgen zu geben – direkt im Kalender.
  • Welche verschiedenen Phasen durchlaufen die Inhalte, bevor sie veröffentlicht werden?
    Wie komplex ist Ihre Content-Pipeline? Gibt es einen umfangreichen Überprüfungs- oder Genehmigungsprozess, den jeder Inhalt durchläuft? Stellen Sie sicher, dass Ihr Kalender zwischen zwei ähnlichen Aufträgen unterscheiden kann, die sich in verschiedenen Stadien der Erstellung befinden.
  • Welches Format werden Sie für die Organisation dieses Kalenders verwenden?
    Sie sollten das System wählen, das am besten zu Ihren Zielen und den Arbeitsabläufen Ihres Teams passt. Im nächsten Abschnitt werden die gängigsten Formate erläutert.

Video-Tipp: Der Redaktionskalender ist kein Excel Sheet

Quelle: YouTube.com / Eckhard Klockhaus

In 7 Schritten zum Readanktionsplan

Nun, da Sie sicher schon Ihre Antworten auf die oben genannten Fragen haben, möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie in sieben Schritten Ihren eigenen Redaktionskalender aufbauen können:

Schritt 1: Definieren Sie Ihre strategischen Ziele

Wenn Sie mit der Planung Ihres Redaktionskalenders beginnen, ist es wichtig, dass Sie sich Ihre Ziele vor Augen halten. So können Sie sicherstellen, dass Sie bei der Planung Ihre Ziele nicht aus den Augen verlieren.

Ihre strategischen Ziele sind die Grundlage für Ihre Content-Ziel. Ohne eine klare Definition können Ihre Inhalte ziellos erscheinen und sind für Ihre Kunden möglicherweise nicht von Nutzen.

Wenn Ihre Marke oder Ihr Produkt mit mehreren verschiedenen Kundensegmenten zu tun hat, sollten Sie diese möglichst eingrenzen. Konzentrieren Sie sich bei der Planung Ihrer Artikel auf ein Segment, damit Sie die Bedürfnisse Ihrer Kunden erfüllen können.

Reduzieren Sie die Komplexität Ihres Kalenders und schaffen Sie ein einheitliches Ziel.

Schritt 2: Konzentrieren Sie sich bei der Planung auf Ihre Customer Persona

Wenn Sie schreiben, müssen Sie wissen, wer Ihre Zielgruppe ist. Sie müssen wissen, was sie sagen und wie sie denken könnten.

Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, eine „Customer Persona“ zu entwickeln. Dies ist eine detaillierte Beschreibung einer fiktiven Person, die Ihre Produkte kaufen würde. Mit einer Customer Persona, auch Buyer-Personas genannt, gehen Sie über die einfachen demografischen Daten hinaus und gehen in die Tiefe Ihres Kunden. Sie hilft Ihnen zu wissen, was er denkt, was er schätzt und wie er Entscheidungen trifft.

Es ist auch nützlich, zu überlegen, welche Art von Artikeln Ihre Kunden gerne lesen würden. Wenn Sie Ihre Kunden kennen, können Sie die Informationen schreiben, nach denen sie suchen. Auf diese Weise können Sie Ihre Inhalte besser fokussieren und erhalten einen spezifischen Kundenkreis, der zu Ihrer Marke oder Ihrem Produkt passt.

Eine Buyer-Persona hat also – anders als eine Zielgruppe – ein „konkretes Gesicht“. Bei ihr handelt es sich um eine fiktive Person, die Ihren typischen Kunden repräsentiert.

Schritt 3: Identifizieren Sie Orientierungspunkte in Ihrem Redaktionskalender

Ihre Orientierungspunkte sind Ihre wichtigen Zeiträume. Dazu gehören wichtige Branchenereignisse, der Beginn und das Ende einer Kaufsaison, Zeiträume und Termine für Produkteinführungen.

Sobald Sie diese Daten haben, sollten Sie sie in Ihren Kalender eintragen.

Wenn Sie sich Ihre Orientierungspunkte im Voraus überlegen, können Sie sie richtig einplanen. So brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen, dass Ihnen die Zeit oder die Ressourcen für Ihre wichtigen Termine ausgehen, denn sie sind bereits in Ihrem Kalender eingetragen.

Da Sie für diese Zeiträume viele Inhalte im Voraus erstellen müssen, können Sie durch die frühzeitige Eintragung in Ihren Redaktionsplan sicherstellen, dass Sie rechtzeitig hervorragende Inhalte erstellen.

Schritt 4: Beginnen Sie mit der Entwicklung eines Zeitplans für die Veröffentlichung

Der vorgeschlagene Zeitplan für Ihre Veröffentlichungen lautet wie folgt:

  • 1-2 Blogbeiträge pro Woche
  • 3 Social-Media-Veröffentlichungen für Ihre Inhalte
    (so oft erwähnen Sie Ihre Inhalte in den sozialen Medien)
  • ein Leitfaden oder Trendbericht pro Quartal
  • ein eBook pro Jahr
  • ein E-Mail-Newsletter pro Monat
    (Dieser sollte in erster Linie aus Ihren Blogbeiträgen oder Artikeln bestehen.)

Dies ist nur ein Beispiel für einen Anfang eines Redaktionsplans. Die Custumer Persona braucht oder will vielleicht etwas anderes. Prüfen Sie, was Ihre Kunden wünschen und was am besten zu Ihrem Zeitplan passt.

Sie müssen diese Empfehlungen nicht genau befolgen, um Erfolg zu haben.  Doch denken Sie darüber nach, was für Ihre Marke oder Ihr Produkt wichtig ist. Überlegen Sie sich zu Beginn genau, wie viele Inhalte Sie erstellen möchten, und planen Sie diese im Vorraus.

Denken Sie bei der Erstellung Ihres Redaktionskalenders auch daran, jeweils mindestens drei Monate im Voraus zu planen.

Schritt 5: Planen Sie Ihre Content-Quellen

Sie entscheiden, woher Sie die Informationen beziehen wollen, über die Sie schreiben. Es gibt einige verschiedene Quellen, die Sie beim Schreiben Ihrer Artikel berücksichtigen können.

  1. Interne Quellen
    In Ihrem Unternehmen gibt es sicher Mitarbeiter, die interessante Perspektiven zu verschiedenen Themen haben. Wahrscheinlich sind sie auch durchaus in der Lage, über bestimmte Themen zu schreiben.
    Führen Sie einfach ein Gespräch, um zu erfahren, worüber Ihr Autor nachdenkt, und stellen Sie sicher, dass alle auf derselben Seite stehen.Denken Sie daran, dass Mitarbeiter an vorderster Front, die ständig mit Kunden zu tun haben, eine gute Vorstellung davon haben, was die Person, die Sie ansprechen möchten, lesen möchte.
  2. Externe Quellen
    An dieser Stelle ist es wichtig, zusätzliche Mittel für die Erstellung von Inhalten bereitzustellen.
    Freiberufliche Autoren, Agenturen oder andere Partner können engagiert werden, um mehr Inhalte für Ihre Marke oder Ihr Produkt zu erstellen.
  3. Befragung der Kunden
    Eine gute Möglichkeit, Inhalte zu entwickeln, ist die Befragung Ihrer Kunden.
    Denn wer wüsste besser, was Ihre Kunden denken oder wollen, als Ihre Kunden?
  4. Wiederverwendetes Marketingmaterial
    Verwenden Sie einen alten Blogbeitrag, ein Video oder einen Leitfaden, um die Lücken in Ihrem Inhalt zu füllen. Dies sind Ressourcen, die wiederverwendet werden können, weil sie ein Bedürfnis erfüllen. Überarbeiten Sie alte Artikel und werten Sie diese mit aktualisierten, themenrelevanten Inhalten an. Auch Google mag solche Methoden sehr.
  5. Redaktionsplan auf Basis umfassender SEO-Analysen
    Nur auf zuverlässigen Daten basierende Redaktionspläne werden Erfolg verbuchen. Speziell für den Redaktionsplan sind die Keyword-Analysen, Analysen der User-Experience sowie die inhaltlichen Analysen der Konkurrenz erforderlich. Mehr dazu hier: ANALYSEN BILDEN DIE GRUNDLAGE

Schritt 6: Verwalten Sie Ihren Redaktionskalender

Unabhängig davon, welches Medium Sie für Ihren Redaktionskalender verwenden, ob es sich um eine Tabelle, ein Stück Papier oder eine Softwareanwendung handelt, ist es wichtig, ihn im Auge zu behalten und zu nutzen, nachdem Sie ihn erstellt haben.

Drei verschiedene Kennzeichnungen sind bei der Verwendung Ihres geplanten Redaktionskalenders wichtig: zugewiesen, in Arbeit (WIP) und abgeschlossen. Wenn Sie diese Markierungen mit verschiedenen Farben hervorheben, können Sie genau erkennen, wo sich jeder Artikel in Ihrer Content-Pipeline auf dem Weg zur Veröffentlichung befindet.

Tipp: Das Hinzufügen einer Inhaltsangabe zu jedem Artikel ist ebenfalls eine gute Möglichkeit, Ihren Redaktionskalender zu verwalten. Eine Inhaltsangabe sollte den Hintergrund des Beitrags, den Adressaten, die Hauptidee des Artikels, die Handlungsaufforderung, die erforderlichen zusätzlichen Ressourcen und die Anzahl der Wörter am Ende enthalten.

Schritt 7: Verkaufen Sie Ihren Redaktionskalender an Ihr Führungsteam

Haben Sie Ihren Redaktionsplan erstellt, gilt es den Rest des Teams für seine Verwendung zu gewinnen. Wenn Sie mit Ihren Führungskräften sprechen, sollten Sie ihnen sowohl das Problem als auch die Lösung schildern. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Lösung für ein Problem verkaufen, denn Führungskräfte sind nur daran interessiert, Zeit und Geld für Pläne auszugeben, die legitime Probleme lösen.

Führungskräfte wissen es in der Regel zu schätzen, wenn Redaktionskalender mit strategischen Zielen erstellt werden und dass Ihr Plan perfekt auf die strategischen Ziele abgestimmt ist. Nachverfolgung und Leistungsfeedback sollten integriert sein, so dass der Plan im Laufe der Zeit optimiert und verbessert werden kann. Dies sind dann weitere klare Vorteile für Ihren Redaktionskalender.

Redaktionskalender Apps, Formate und Vorlagen

Wenn es Ihnen so geht wie vielen anderen Redakteuren, arbeiten Sie ständig mit unzähligen Browser-Tabs, vier digitalen Notizablagen, einem oder zwei gelben Notizblöcken und einer Unzahl von Post-it-Zetteln, die um Ihren Computerbildschirm herum kleben.

Für den durchschnittlichen Büroangestellten ist das das reinste Chaos. Für Redakteure ist es der Beweis dafür, dass sie dringend einen Redaktionskalender brauchen.

Gibt es für die Redaktionsplanung Apps und Vorlagen?

Ja, die gibt es – sogar kostenlos. Es gibt so viele verschiedene Arten von Redaktionskalendern, dass ich diese an dieser Stelle nicht weiter detailliert ausführen möchte. Hubspot.com hat einen Artikel (in englischer Sprache) veröffentlicht, wo auf verschiedene Apps für die Planung von redaktionellen Inhalten eingegangen wird. Dort kann man sich auch eine kostenlose Vorlage für Excel oder Google Tabellen herunterladen.

Apps und Lösungen für die Redaktionsplanung:

  • Traditioneller Kalender oder Kalender-App
  • Tabellenkalkulation (Excel, Google Tabellen, …)
  • Kanban-Board oder anderes Projektmanagement-Tool
  • spezielle Content Kalender (und Management) Apps

Ich hoffe, ich konnte Ihnen mit diesem Artikel Anregungen für einen auf Sie und Ihr Redaktionsteam passenden Redaktionsplan geben und wünsche Ihnen viel Erfolg beim Planen Ihrer Inhalte.

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