Mit BPM Software Betriebsstrukturen optimieren

Durch den globalen Wettbewerb und komplexe Geschäftsmodelle nimmt der Druck auf Unternehmen zu. Ein hohes Maß an Qualität ist nahezu eine Voraussetzung, um sich vom Wettbewerb abheben zu können. Ein gutes Mittel, um auch bei verlängerten Wertschöpfungsketten die genannte Qualität zu liefern ist das Geschäftsprozessmanagement. Doch worum geht es dabei überhaupt und warum ist es nützlich?

Das Prinzip des Geschäftsprozessmanagements

Seit der Einführung der Fließbandproduktion Henry Fords wird von der Automobilindustrie und Fertigungstechnikern daran gearbeitet, die Herstellung der einzelnen Komponenten immer besser zu koordinieren. Die räumliche und zeitliche Koordination – von der kleinen Fließbandanlage bis zur weltweiten Versorgungskette – stellt dabei eine Vielzahl von Organisationsproblemen. Durch etwa 100 Jahre Erfahrung in der Branche hat sich das Geschäftsprozessmanagement etabliert.

Was ist Geschäftsprozessmanagement?

Ein Meilenstein aus den 90er-Jahren ist die Entwicklung des Prinzips des Geschäftsprozessmanagements. So wurden neben Materialfluss und Produktionstechnik auch übergreifenden und administrativen Tätigkeiten beachtetet.

Das Geschäftsprozessmanagement wird auch Business Process Managment (BPM) genannt. Zum Großteil wird BPM heutzutage mit softwaregestützten Techniken realisiert, mit denen Geschäftsprozesse zunächst analysiert werden, anschließend angepasst und überwacht werden. Um ein besseres Verständnis von BPM zu bekommen, lohnt es sich den Begriff in seinen Teilen zu erklären.

  • Business: Alle Geschäftstätigkeiten von Unternehmen, die zum Erreichen der Unternehmensziele dienen
  • Process: Der Arbeitsablauf oder Workflow ist aus einzelnen Aktivitäten zusammengesetzt. Einige davon beziehen sich auf Geschäftsprozesse, andere auf organisatorische Vorgänge.
  • Management: Die Strukturierung, Optimierung und Steuerung der Geschäftsprozesse

Fünf Schritte des bewährten Geschäftsprozessmanagements

Doch wie läuft der Prozess bei dem Prozessmanagement in Betrieben und Unternehmen ab? Diese fünf Schritte sind das Grundgerüst einer erfolgreichen und effizienten Steuerung der Geschäftsprozesse:

  1. Modellplanung: Zunächst werden die Soll-Prozesse des Unternehmens festgelegt. Die definierten Abläufe werden dann in ein Prozessmodell überführt.
  2. Anwendung: Je nach Unternehmensbranche werden die Prozesse in der Praxis ausgeführt. Die Anwendung ist dabei IT-gestützt oder gegebenenfalls automatisiert. Alle Abläufe und Alternativen sind vorgeschrieben und Abweichungen ausgeschlossen.
  3. Kontrolle: Der Verlauf des Prozesses wird überwacht und visualisiert dargestellt.
  4. Analyse: In diesem Schritt wird der Status Quo mit der anfänglichen Soll-Situation des Unternehmens verglichen. Daraus ergeben sich durch Analyse die Optimierungspotenziale.
  5. Iteration: Es beginnt eine erneute Planungsphase, bei der der festgestellte Optimierungsbedarf in die Überarbeitung der Prozessstrukturen mit einfließt.

Fünf Vorteile von effektivem BPM im Unternehmen

Kosteneffizienz: BPM ist eine der treibenden Strategien in Richtung der Maximierung der Kosteneffizienz. Teams können so besser zusammenarbeiten und Projekte innerhalb des Budgetrahmens erfüllen.

Geschäftsagilität: Neben wiederkehrenden, stark strukturierten Prozessen können mit modernen, adaptiven Systemen auch unstrukturierte, abgeleitete Prozesse gemanagt werden. Dadurch kann auch schnell und situativ auf Prozessveränderungen reagiert werden.

Anwenderorientierung: Ein großes Ziel des BPMs ist die Verbindung von Menschen und Technik. Eine Integration von Mitarbeiter und auch Kunden sorgt so für mehr Qualität und Kundenzufriedenheit. So profitieren Kunden von einem Zugang an zusätzlichen Informationen in Echtzeit.

Regelkonformität: Änderungen an Gesetzen können ohne ein flexibles BPM-System zu einer fehlenden Regelkonformität führen, die unvorhergesehene Kosten und Strafen nach sich ziehen können. Durch eine Integration eines BPM-Systems in die Betriebspraxis, mit Einbezug von abteilungsspezifischen Anwendungen und der einheitlichen Betrachtung des Betriebs, können automatisierte Berichte erstellt werden. So kann die Regelkonformität auf eine kosteneffiziente Weise erfüllt werden.

Mitarbeiterzufriedenheit: Mit effizientem BPM wird eine angenehme Arbeitsumgebung geschaffen. Geplante Geschäftsprozesse motivieren Mitarbeiter durch Transparenz. Dadurch wird die Kollaboration verbessert und weder Zeit noch Geld verschwendet. Mitarbeiter können sich auf ihre Aufgaben konzentrieren und sind zufriedener.

Fazit: Mehr Unternehmenserfolg durch BPM

Langfristig soll Geschäftsprozessmanagement dazu führen, durch optimierte Prozesse die Erfüllung von Kundenwünschen und Bedürfnissen in optimaler Art und Weise zu entsprechen. Zudem soll die Bearbeitung schneller, sicherer und kostengünstiger gemacht werden. Durch die hohe Nachfrage gibt es zahlreiche Anbieter an BPM-Software. Nach Befragungen von Unternehmen lies sich ein direkter Zusammenhang zwischen dem Einsatz einer BPM-Lösung und ihrem Unternehmenserfolg feststellen. Wichtig ist es jedoch, das die Anwendung auf die Branche und das Unternehmen zugeschnitten ist.

Warum Geschäftsprozessmanagement für Unternehmen sinnvoll ist
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