Für Außenstehende sieht die Buchhaltung oftmals nach einem sehr statischen Bereich aus, in dem nur wenige Änderungen vonstattengehen. Doch wer den Bereich etwas genauer analysiert, wird schnell bemerken, dass dank moderner Softwarelösungen viele Prozesse, die vor wenigen Jahren noch aufwendig manuell durchgeführt wurden, mittlerweile automatisiert sind. Mit dem 1. Januar 2025 kommt die E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte in Deutschland – Unternehmen müssen sich also jetzt vorbereiten, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden. Doch was bringt die Zukunft? Ein Blick auf aktuelle und kommende Entwicklungen zeigt, wohin die Reise geht.
Aktuelle Softwarelösungen sind der wichtigste Schritt zu Automatisierung und Digitalisierung der Buchhaltung
Moderne Buchhaltungssoftware umfasst schon jetzt eine Vielzahl von Automatisierungsfunktionen, die den Arbeitsalltag für das Buchhaltungs-Team deutlich erleichtern. Eine der wichtigsten Funktionen in diesem Zusammenhang ist die automatisierte Belegerfassung, bei der alle Belege digital eingelesen und die relevanten Daten automatisch erkannt und verbucht werden. Auch die Kontenabstimmung erfolgt mittlerweile oft automatisch und spart viel Zeit.
Ein weiterer großer Vorteil der Digitalisierung ist die Integration von Schnittstellen wie ELSTER. Durch diese lassen sich lästige und fehleranfällige Behördenprozesse, wie die Umsatzsteuervoranmeldung und die Lohnsteueranmeldung, schnell und unkompliziert erledigen. Unternehmen, die bereits auf solche modernen Lösungen setzen, profitieren nicht nur von der enormen Zeitersparnis und Fehlerreduktion, sondern sind so auch bestens auf zukünftige Entwicklungen vorbereitet. Dazu gehört mit Sicherheit die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland ab Beginn des Jahres 2025.
Die Dringlichkeit der Digitalisierung: E-Rechnungspflicht ab 2025
Mit dem Wachstumschancengesetz, das am 22. März 2024 verabschiedet wurde, wird ab dem 1. Januar 2025 die E-Rechnungspflicht für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen in Deutschland eingeführt. Das heißt, dass ab diesem Datum alle Rechnungen elektronisch erstellt und empfangen werden müssen.
Wichtig: Eine PDF-Rechnung gilt dabei nicht als E-Rechnung. Der Bund hat den Standard XRechnung für den Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung festgelegt. Alternativ sind für Rechnungen zwischen Unternehmen aber auch Formate wie ZUGFeRD zulässig, sofern sie der EU-Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen entsprechen.
Auch Rechnungsempfänger müssen ab 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Unternehmen, die bisher nicht auf digitale Lösungen umgestiegen sind, stehen somit vor einem klaren Handlungsbedarf. Die gute Nachricht: Viele moderne Rechnungsprogramme sind bereits in der Lage, E-Rechnungen im Format XRechnung zu erzeugen und für die Weiterverarbeitung zu visualisieren. All jene Unternehmen, die bislang nicht mit solchen Programmen arbeiten, sollten spätestens jetzt den Umstieg planen und umsetzen, um den neuen gesetzlichen Anforderungen noch rechtzeitig gerecht zu werden. Die Zeit bis zum Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht sollte dafür genutzt werden, um die entsprechenden Umstellungen vorzunehmen und die zuständigen Mitarbeiter zu schulen.
Trends und Entwicklungen der nächsten Jahre in der Buchhaltung
Künstliche Intelligenz (KI) ist derzeit in aller Munde und wird wohl in den nächsten Jahren eine wichtige Rolle bei der Weiterentwicklung der Buchhaltung spielen. KI-basierte Systeme sind dazu in der Lage, komplexe Datenanalysen durchzuführen, Muster in Daten zu erkennen und basierend darauf Prognosen zu erstellen. Durch maschinelles Lernen kann die Software in der Buchhaltung etwa rasch ungewöhnliche Transaktionen identifizieren und Alarm schlagen, noch bevor ein Schaden entsteht.
Neben KI gehört vorwiegend die Blockchain-Technologie zu den Technologien der Zukunft in der Buchhaltung. Der Grund dafür ist, dass die Blockchain durch ihre dezentrale und manipulationssichere Struktur mehr Sicherheit und Transparenz verspricht als derzeitige Systeme. Jede Buchung wird dabei in einem unveränderbaren Ledger gespeichert. Dadurch kann sie eindeutig nachvollzogen und die Echtheit der Daten sichergestellt werden. Das ist besonders wichtig bei externen Steuerprüfungen durch das Finanzamt und für die Einhaltung der Compliance-Vorgaben.
Neben diesen Technologien werden neue Funktionen und Verbesserungen in der Buchhaltungssoftware selbst erwartet. Zukünftige Versionen der Programme werden noch intuitiver zu bedienen sein, damit auch Laien ohne tiefgehende Buchhaltungskenntnisse damit arbeiten können. Ein mögliches Feature, das sich bereits jetzt technisch umsetzen lassen würde, sind virtuelle Assistenten, die buchhalterische Anfragen in natürlicher Sprache beantworten. Sie könnten beispielsweise bei der Erstellung von Jahresabschlüssen helfen oder detaillierte Analysen auf Basis der aktuellen Finanzdaten durchführen. Mithilfe von Robotic Process Automation (RPA) werden für viele Prozesse gar keine Menschen zur Bearbeitung mehr erforderlich sein. Wiederkehrende Aufgaben wie monatliche Kontoabgleiche werden in Zukunft vermehrt von Software-Robotern erledigt. Je früher sich Unternehmen mit diesen Entwicklungen beschäftigen, desto stärker werden sie auch davon profitieren.
