Zukunftssicheres Dokumentenmanagement: In fünf Schritten zum Cloud-Archiv

Wenn die Schränke vor alten Rechnungen überlaufen, dann ist es Zeit, mit der Zeit zu gehen und die (Akten)koffer zu packen. Die Cloud gilt dabei als attraktiver Wohnort in bester Lage. Damit der Umzug ins Cloud-Archiv möglichst stressfrei abläuft, sollten Unternehmen fünf Best Practices beachten.

Kaum zu glauben, aber ein Drittel der Unternehmen in Deutschland nutzt noch Faxgeräte. Noch Anfang des Jahres diskutierte man zum Beispiel in Bayern heftig über den Mehrwert des Faxens für den Bürgerservice. Dabei ist der Freistaat laut eigener Aussage sogar das erste Bundesland in Deutschland, das mit den Geräten in den Amtsstuben Schluss machen will. Während die einen also erst über Digitale Transformation nachdenken, geht bei den andere die Migration in die Cloud weiter voran. Laut Flexeras SOTC 20244 verwenden aktuell 65% der Unternehmen die Cloud intensiv – unter anderem für die Speicherung wichtiger Unternehmensdaten und  -dokumente. 

Digital-Smart statt Papier-Träge

Auch im Dokumentenmanagement spielt das Cloud-Archiv eine zentrale Rolle. Papier mag „geduldig“ sein. Die moderne Geschäftswelt ist es nicht. Mit Digital Workspace, Home-Office & Co. hat Papier als Speichermedium in vielen Büros längst ausgedient. Auch weil ein analoges, papierbasiertes Archiv mitunter viel Platz in Anspruch nimmt und damit unnötige Kosten verursacht. Von Nachhaltigkeit und Umweltschutz ganz zu Schweigen. Aufs Archivieren ganz verzichten geht allerdings nicht, denn Unternehmen müssen geschäftsrelevante Unterlagen nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) bis zu zehn Jahre lang aufbewahren.

Die Cloud bietet eine digitale Alternative als Aufbewahrungsort. Klar, auch hier fallen Kosten für den Speicherplatz an. Allerdings hängen die Kosten in den meisten Fällen von der Nutzung ab und lassen sich besser kontrollieren. Zudem punktet das Cloud-Archiv mit nahezu grenzenloser Skalierbarkeit und Flexibilität. Die Türen zu wichtigen Informationen sind in der Cloud rund um die Uhr geöffnet und der Zugang ist egal von welchem Arbeitsplatz möglich.

Das wohl schlagkräftigste Argument für das Cloud-Archiv ist jedoch: Es macht das Archivieren und Arbeiten mit Dokumenten um so vieles einfacher, schneller und effektiver. Cloudbasierte Archiv-Lösungen sind in der Regel mit anderen Unternehmens-IT-Systemen verknüpft (z. B. ERP, CRM) und verfügen über einen Archivierungsassistenten, der Dokumente automatisch ablegt, Informationen mit einem Mausklick findet und Geschäftsprozesse durchgehend digitalisiert. Nach Referenznummern auf verstaubten Aktendeckeln sucht in der Cloud niemand mehr.

Muss das Dokumentenmanagement in die Cloud?

Als Gegenargument für die Cloud wurde lange Zeit das Thema Sicherheit angeführt. Viele Unternehmen fühlten sich unwohl dabei, vertrauliche und geschäftskritische Unterlagen „außer Haus“ und an einen externen Archiv-Anbieter in die Cloud zu geben. Cybersicherheit und Datenschutz sind auch in Zukunft noch hochrelevant. Tatsächlich sind aber die Dokumente in der Cloud dank automatisierten Backup- und Wiederherstellungsfunktionen häufig sicherer aufgehoben als in analogen Archiven, die – Hand aufs Herz – nicht immer optimal gepflegt und mit den neuesten Technologien ausgestattet sind. Wer auf Sicherheits-Zertifikate achtet, Anbieter mit lokalen Servern wählt und sich den uneingeschränkten Datenexport zusichern lässt, kann also beruhigt sein.

Eine andere Frage, die beim Cloud-Archiv des Öfteren auftaucht: „Müssen wirklich alle Dokumente – egal wie alt – in die Cloud? Reicht es nicht, alte Belege und Rechnungen dort zu lassen, wo sie auch die letzten Jahre waren?“ Darauf lautet die Antwort: Jein! Natürlich gibt es lokal archivierte und gespeicherte Dokumente, die Unternehmen lediglich wegen gesetzlicher Vorgaben noch aufbewahren. Man sollte jedoch die Frage anders stellen: Welchen Mehrwert bieten diese Dokumente und insbesondere die darin enthaltenen Daten? Richtig aufgesetzt, eignet sich ein Archiv für mehr als nur die bloße Ablage/Speicherung. Denn dort laufen historisch gewachsene Dokumentensilos aus verschiedensten Geschäftsbereichen zusammen und bilden einen zentralen Daten-Hub – der übrigens auch hungrige KI-Anwendungen füttern kann (Stichwort: Archiv der Zukunft).

Umzug in fünf Zügen

Das Potenzial von Cloud-Archiven ist also relativ klar. Trotzdem scheuen viele Unternehmen den Weg dorthin. Der zusätzliche Arbeitsaufwand, der mit einem Umzug des Dokumentenmanagements in die Wolke einhergeht, schreckt in Zeiten von engen Budgets und Fachkräftemangel ab. Doch wer lange wartet, verliert den Anschluss. Das Umzugschaos hält sich in überschaubaren Grenzen, wenn man einigen grundlegenden Empfehlungen folgt:

1. Projektplanung als A und O

Bevor Unternehmen sich auf die Suche nach der optimalen SaaS-Lösung für das Dokumentenmanagement machen, sollten sie zunächst intern für die richtigen Strukturen sorgen. Zu den wichtigsten „Umzugshelfern“ gehört der Projektverantwortliche, der alle Aktivitäten dirigiert und die Planung übernimmt. Zu seinen Aufgaben gehört es, alle Stakeholder abzuholen – von der Geschäftsführung über die IT und die Datenschutzbeauftragten bis zu den Endanwendern der jeweiligen Abteilungen. Weiterhin verteilt diese Person auch die Rollen und Zuständigkeiten und organisiert diese entsprechend den vorhandenen Ressourcen.

Was bei keiner Projektplanung fehlen darf: Budget- und Zeitrahmen. Während das Budget klar definiert sein muss, sollte man sich hinsichtlich des Zeitrahmens Luft nach oben lassen. Es ist normal, dass ein Umzug manchmal länger dauert als gedacht. Wichtig ist, dass der erste Schritt getan ist und das Fundament für das Cloud-Archiv richtig gesetzt wird – vor allem da Archive ja von Natur aus auf langfristige Nutzung ausgelegt sind.

2. Gründliche Bestandsaufnahme

Unternehmens-Archive reichen oft Jahrzehnte zurück, wurden vielfach in Handarbeit von einzelnen Mitarbeitern erstellt, gepflegt und optimiert und reichen vom einfachen Kellerschrank über ausgeklügelte Excel-Listen hin zu überfrachteten Management-Tools. Wer sich an den Cloud-Umzug wagt, ist gut beraten, eine gründliche Inventur anzusetzen.

Grob lässt sich die Bestandsaufnahme entlang drei wichtiger Kategorien durchführen: Dokumente und Dateien, Prozesse und IT-Systeme.

Die zu archivierenden Dokumente zu identifizieren, in Dokumentarten zu ordnen und für die Cloud vorzubereiten, gehört – wie bei jedem Umzug – zu den mühsamen Aufgaben. Nicht alle Verträge, Unterlagen, E-Mails, Belege, Personalakten und Datensätze müssen ins Cloud-Archiv. Für andere Dokumente besteht zwar keine Archivierungspflicht, die Inhalte jedoch sind hochrelevant. Ein guter Anhaltspunkt ist die Anzahl und damit die Größe des benötigten Speicherplatzes: Verarbeitet die Buchhaltung 100 oder 1.000 Rechnungen pro Monat? Wie umfangreich ist das Partner- und Lieferantennetzwerk? Und mit wie vielen Bewerbungen rechnet die HR-Abteilung im Jahr? Letztlich lassen sich solche Fragen nur mit den jeweiligen Stakeholdern klären. Entscheidend ist zudem, wie weit die Dokumente bereits in einfacher digitalisierter Form (z. B. PDF, Excel, JPG) vorliegen. Die Inventur kann dann Verantwortlichen rasant aufzeigen, wie umfangreich der Umzug tatsächlich ausfällt.

Neben den Dokumenten selbst gilt es zudem, die Arbeitsabläufe auf Optimierungsmöglichkeiten zu prüfen. Da nahezu jede Abteilung in einer Form mit der Archivierung in Berührung kommt, gibt es zahlreiche Überschneidungen, u. a. bei Personalabläufen, Vertragsmanagement oder Beschaffungsprozessen.

Sind das WAS und WIE klar, geht es schließlich an das WO. Damit sind die Systeme (z. B. ERP, CRM), Datenbanken und Schnittstellen (z. B. REST, OData, CMIS) im Unternehmen gemeint, die für die Archivierung zum Einsatz kommen. Ansprechpartner Nummer eins ist die IT-Abteilung, die z. B. die Machbarkeit prüft und bei der Wahl des Anbieters hilft.

3. Anforderungen definieren

Die Inventur schafft Klarheit über den IST-Zustand des Archivs. Im nächsten Schritt geht es daran, den SOLL-Zustand konkret zu definieren. Wem soll das Cloud-Archiv wie helfen? Welche derzeitigen Probleme/Pain Points oder zukünftige Herausforderungen lassen sich damit aus dem Weg räumen? Bereits zu diesem Zeitpunkt muss klar sein, wer später aufs Cloud-Archiv zugreifen darf und wie das Berechtigungsmanagement aussehen soll (z. B. Single Sign-on via OpenID Connect, Microsoft Active Directory oder Oracle Identity Management).

Ein Blick auf die Compliance-Landschaft lohnt sich ebenfalls, um geplante Richtlinien rund um Datenschutz und Cybersicherheit schon frühzeitig zu berücksichtigen. Und schließlich geht es auch darum, wie es nach dem Umzug weitergeht: Wer übernimmt die Administration? Ein Team intern oder doch lieber ein externer Anbieter?

4. Auswahl auf dem Markt

Der so definierte Anforderungskatalog liefert das Fundament, auf dem die Entscheidung für eine bestimmte Cloud-Archiv-Lösung basiert. Anbieter, die die aufgestellten Kriterien erfüllen, kommen auf die Shortlist und werden zur Demo eingeladen. Dabei stehen sie der IT Rede und Antwort, was die Integration in die Systemlandschaft sowie die erforderlichen Schnittstellen und technischen Rahmenbedingungen angeht. Spätere Key User erhalten einen ersten Eindruck über die Nutzerfreundlichkeit und Praktikabilität der Lösung für den Arbeitsalltag.

Und schließlich stehen hier das Preis-Leistungs-Verhältnis zur Diskussion und die Frage, wie umfangreich das Service- und Support-Paket des Anbieters geschnürt ist. Wer nach Demo und Gesprächen noch immer mit seiner Entscheidung hadert, der sollte den Anbieter seiner Wahl um einen Workshop bitten, um das neue Cloud-Archivsystem System auf Herz und Nieren zu prüfen und sich etwaige technische Hürden genauer anzuschauen.

5. Implementieren und Nutzen

Die gute Nachricht: Ist der Vertrag für das neue SaaS-Archiv unterschrieben, läuft der Rest meist schnell und unkompliziert ab. Die wichtigsten (Inventur-)aufgaben wurden ja bereits im Vorfeld erledigt und die Implementierung selbst übernimmt in so gut wie allen Fällen der Anbieter. Natürlich gibt es auch hier noch eine Phase der Eingewöhnung, sowohl was den technischen Setup als auch die Nutzung durch die Mitarbeitenden angeht. Das Schöne an Cloud-Anwendungen ist jedoch: Die Konfiguration nimmt in der Regel kaum Zeit in Anspruch, die Bedienung ist intuitiv und Updates erfolgen automatisch im Hintergrund.

Neue Lösungen und Technologien, die Prozesse und ganze Abteilungen grundlegend verändern, können zu Verunsicherungen führen. Die Cloud hat sich allerdings bereits so in unseren Lebens- und Berufsalltag ausgebreitet, dass der Umzug dorthin keinen Schrecken mehr verursacht. Im Gegenteil: Vor die Wahl gestellt, ob man im Aktenschrank drei Stockwerke tiefer nach Dokumenten sucht oder mit wenigen Klicks im System die richtigen Informationen zur Hand hat, dürfte das Cloud-Archiv bei den meisten auf offene Arme stoßen.