Prozessautomatisierung – Wie Unternehmen Abläufe zwischen Angebot und Abrechnung effektiv gestalten

Gastbeitrag von Sean Hoban, Kimble Applications

Der erfolgreiche Ablauf und Abschluss von Projekten ist in der Dienstleistungsbranche essenziell. Doch oft sind Prozesse, die zwischen Angebot und Abrechnung stattfinden, weder vereinheitlicht noch wirksam miteinander vernetzt. Es gibt innerhalb dieser Spanne bestimmte Bereiche, die es sich in der Abwicklung von Projekten lohnt, genauer unter die Lupe zu nehmen, um die Effektivität eines Unternehmens zu steigern.

Herausforderungen von Projektprozessen in Bezug auf Unternehmenswachstum

Das A und O in projektbasierten Dienstleistungsunternehmen sind natürlich glückliche Kunden beziehungsweise Klienten, die pünktlich ihre Rechnung zahlen. Nur so kann ihre wirtschaftliche Stabilität aufrechterhalten werden. In Wachstumsphasen besteht für Dienstleister die Herausforderung, dass Abläufe des Projektgeschäfts meist erst an die neue Personalsituation und die höhere Auslastung mit Projekten angepasst werden müssen. Das kann schnell zu einem Problem werden, wenn es darum geht, den Überblick zu behalten und gleichzeitig die Mitarbeiter an veränderte Abläufe gewöhnen zu müssen. Dies spielt schon im Vorhinein bei der Planung von Projekten, währenddessen bei der Dokumentation, beim Reporting an Kunden oder der finalen Abrechnung abgeschlossener Projekte eine Rolle. Insgesamt sollte ein Unternehmen, das projektbasiert arbeitet, spätestens in Wachstumsphasen anfangen, sich auf miteinander vernetzte Prozesse umzustellen. So gelingt es, Projekte ganzheitlich zu planen und umzusetzen sowie Entscheidungen für die zukünftige Entwicklung des Unternehmens zu treffen.

Effektivere Planung schon vor dem Projektbeginn 

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Es beginnt schon bei der Entscheidung, welches Team für ein anstehendes Projekt zusammengestellt wird. Hier spielen zwei Aspekte eine besondere Rolle: 
Zum einen muss klar sein, welche Kapazitäten zur Verfügung stehen und wie man die Mitarbeiter optimal einsetzen kann. Optimal ist hier zum einen im Sinne von “effektiv” gemeint, gleichzeitig aber auch im Sinne von “nachhaltig”, so dass die Beschäftigten nicht durch zu viele Projekte überansprucht werden. Es ist dazu notwendig, zu jeder Zeit Kenntnis über das Stundenkontingent der einzelnen Angestellten zu haben, um ihre Verfügbarkeit einschätzen zu können. Idealerweise steht diese Information in Echtzeit zur Verfügung.
Zum anderen sollten die Mitarbeiter sowohl nach ihren Fähigkeiten und Erfahrungen als auch ebenso ihren persönlichen Entwicklungspotenzialen- und wünschen entsprechend für ein Projektteam ausgewählt werden. Dabei steht die Frage im Vordergrund, die Einteilung für beide Seiten sinnvoll vorzunehmen. Wollen sich Mitarbeiter beispielsweise stärker in neuen Bereichen einbringen oder in Zukunft mehr Verantwortung übernehmen wollen, dann sollte dies auch bei der Zusammenstellung der Projektteams rechtzeitig bedacht werden. Wenn professionelle Dienstleistungsunternehmen – wie etwa IT-Beratungen – diese Aspekte bei der Projektplanung beachten, gelingt es, Teams auch wirklich so zusammenzusetzen, dass sie auch erfolgreich arbeiten können.

Kundenfreundliche Dokumentation und Reporting von Projekten 

Beim Reporting gilt es, sowohl die Perspektive des Kunden, als auch den eigenen Aufwand und Nutzen im Auge zu behalten. Das ideale Reporting lässt sich schnell aus den bisher geleisteten Stunden erstellen und unkompliziert mit dem Kunden teilen. Zu viele Beratungen setzen hier noch immer auf eine Sammlung vieler einzelner Excel-Tabellen, die schnell unübersichtlich und vor allem fehleranfällig sind. Ihre Pflege und Aktualisierung schluckt meist kostbare Zeit. Zudem können aus solchen einzelnen Listen nur sehr schwer oder aufwendig Erkenntnisse über den aktuellen Stand und Erfolg des Projektes gewonnen werden. Um ein aussagekräftiges Reporting zu haben, ist es ideal, die Aktivität zu den einzelnen Arbeitsschritten auch in Zusammenhang zur dafür aufgewendeten Arbeitszeit setzen zu können. Das schafft Transparenz und Vertrauen beim Kunden. Gleichzeitig kann das Unternehmen auch überblicken, inwiefern die vorherige Planung des Projektes realistisch eingeschätzt wurde. Eine weitere Herausforderung: Oftmals empfinden Mitarbeiter das Thema Zeiterfassung jedoch als umständlich oder unangenehm. Das kann das Reporting verlangsamen, wenn die Eingabe nur schleppend oder unregelmäßig erfolgt. Durch einen unkomplizierten Zugang zur Zeiterfassung, auch über verschiedene Endgeräte, kann dieses Prozedere intern deutlich Hürden abbauen und beschleunigt werden. 

Effektive Rechnungsstellung für besseren Cashflow

Mit dem Thema Rechnungsstellung verhält es sich ähnlich, wie mit dem Reporting und der Zeiterfassung: Wenn diese ständig wiederkehrende administrative Aufgabe zu viel Zeit in Anspruch nimmt oder kompliziert gestaltet ist, dann verzögert sich dieser Schritt unnötig. Das kann unter anderem auch wieder daran liegen, dass die Zusammenstellung der geleisteten Stunden der einzelnen Teammitglieder zu aufwendig ist. Kommt es hier bereits zu einem Rückstau seitens des Unternehmens, führt das im Endeffekt zu einer Unterbrechung des Cashflows. Dadurch schadet sich ein projektbasiertes Unternehmen wirtschaftlich selbst und beeinträchtigt die eigene Flexibilität. Es gilt also, auch diese Prozesse zu vereinheitlichen und miteinander zu verbinden, damit die Rechnungsstellung effektiv gestaltet wird.

Mitarbeiterzufriedenheit durch Transparenz

Die Zufriedenheit der eigenen Berater ist ein weiterer wichtiger Aspekt in Bezug auf den Erfolg eines projektbasierten Unternehmens, denn sie tragen den wesentlichen Teil zum Gelingen der einzelnen Projekte bei. Indem wichtige Updates und Informationen regelmäßig und transparent mit der Belegschaft geteilt werden, kann das Unternehmen einen relevanten Beitrag in diese Richtung leisten. Der Vorteil dadurch ist, dass die Beschäftigten immer zu Neuigkeiten – wie Einstellungen, Unternehmenszahlen oder anstehende Weiterbildungen – auf dem Laufenden gehalten werden. Das Vertrauen in die Entscheidungen des Managements wird so gestärkt, da Entscheidungen transparent und nachvollziehbar sind. Letztendlich wird so auch die Identifikation mit dem Arbeitgeber positiv beeinflusst, da Mitarbeiter gleichzeitig auch ein besseres Gefühl für die eigene Wirkung auf die Entwicklung des Unternehmens erhalten.

Sinnvolle Prognosen zur langfristigen Planung

Wachstum, Veränderungen des Marktes oder zu erwartende Umsätze: Dies alles sind Informationen, die ein Forecast liefert – also eine Prognose der zu erwartenden Entwicklungen des Unternehmens. Die Entscheidung darüber, entsprechende Maßnahmen wie beispielsweise die Einstellung neuer Mitarbeiter oder das Aufsetzen eines internen Weiterbildungsprogramms, kann daraus abgeleitet werden. Idealerweise wird so ein Forecast unkompliziert aus einem insgesamt vernetzten automatisierten System heraus erstellt. Das bedeutet, dass Informationen zu laufenden und zukünftig geplanten Projekten aus der Pipeline hier zusammenlaufen und so auf Daten basiert getroffen werden. 

Egal wie, Fakt ist, dass ein System aus einzelnen Listen und Tabellen ausgesorgt hat, sobald die Mitarbeiterzahl steigt. Dann entsteht schnell Chaos, wenn das management oder einzelne Abteilungen versuchen, Erkenntnisse aus den verschiedenen Einzelteilen zu ziehen. Aus meiner Erfahrung heraus besteht ein Bedarf nach Vernetzung und Optimierung von Projektprozessen schon bei zehn und mehr Beschäftigten. Automatisiert man die einzelnen Bereiche des Projektablaufs zwischen Angebot und Rechnung, steigern projektbasierte Unternehmen insgesamt ihre Effektivität und werden gleichzeitig nach innen und außen transparenter.

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