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Die offene Stelle ist besetzt, der neue Mitarbeiter steht fest – jetzt beginnt für Unternehmen die wichtige Phase des Onboardings. Damit ist die Integration von neuen Kollegen gemeint. Diese muss sowohl auf inhaltlicher, unternehmensbezogener als auch auf sozialer Ebene erfolgen, um die frühe Produktivität des neuen Angestellten zu fördern. Nicht immer ist Onboarding in Firmen leicht.
Willkommen an Bord der neuen Firma: Das ist Onboarding
Der Begriff Onboarding beschreibt im Englischen bereits, worum es sich handelt: Es ist das „an Bord nehmen“ von neuen Mitarbeitern in einer Firma. Onboarding ist für Unternehmen genauso wichtig wie das vorhergehende Recruiting. Die Integration auf sozialer und technischer Ebene führt nicht nur dazu, dass sich neue Angestellte am Arbeitsplatz wohlfühlen, sondern auch zur schnellen Produktivität und einem hohen Verständnis.
Onboarding kann auch in Zeiten des raschen Jobwechsels wichtig sein, um die Attraktivität des Unternehmens zu steigern und den Mitarbeiter schnell an dieses zu binden. Dies wird auch immer wieder von Stuidien bestätigt. So auch von der 2019 veröffentlichten Studie „Onboarding im Fokus – StepStone Recruiting Insights“ aus dem Hause Stepstone.
Der Prozess des Onboardings folgt unmittelbar auf den Recruiting-Prozess und markiert die Einarbeitung des neuen Angestellten. Onboarding beginnt bestenfalls bereits kurz nach der Zusage der Stelle: Der neue Kollege wird auf den ersten Arbeitstag vorbereitet, mit Informationen (zum Beispiel Broschüren) versorgt oder durch ein kleines Willkommenspaket vorab begrüßt. Auch sollte er erfahren, welche Ansprechpartner jetzt und künftig zur Verfügung stehen, wie der Plan für den ersten Tag aussieht und welche Aufgaben konkret anstehen werden. Das erleichtert die eigentliche Einarbeitung – Phase 2 des Onboardings. In dieser Phase sollten weitere, relevante Inhalte rund um die Aufgaben des neuen Mitarbeiters ebenso wie die Unternehmenskultur vermittelt werden; auch die Integration auf sozialer Ebene, also die Vorstellung von Kollegen, Teams und Vorgesetzten, spielt eine Rolle. Weiterhin müssen für die Arbeit relevante Hilfsmittel bereitgestellt und Daten wie Passwörter mitgeteilt werden.
Der Onboarding-Prozess ist gerade für große Unternehmen komplex und mitunter schwierig. Oft wird erwartet, dass Onboarding weite Kreise zieht und sich beispielsweise bereits im Social Media Auftritt der Firma versteckt. Durch Umfragen oder Quiztests, die der Wissensvertiefung rund um Informationen des Unternehmens dienen, oder Videos aus dem Teamalltag der Firma kann das Onboarding von Anfang an erleichtert werden. Mitarbeitern fällt es leichter, sich mit dem Unternehmen zu identifizieren, wenn dieses authentisch, aktuell und umfassend auf Social Media Kanälen präsent ist. Informative Blogs und Magazine geben Tipps rund um den geeigneten Social Media Auftritt und das damit verbundene, gelungene Onboarding.
Firmen sollten darauf achten, stets am Ball zu bleiben und schon nach dem Einstellungsgespräch Kontakt zum neuen Mitarbeiter aufzunehmen. Sich genügend Zeit für die Einarbeitung an Tag 1 zu nehmen, ist ebenfalls wichtig: HR-Verantwortliche sollten die Teammitglieder und ihre Aufgaben in Ruhe vorstellen, sodass sich neue und alte Mitarbeiter kennenlernen können. Für mögliche Rückfragen sollte ebenfalls ein ausreichendes Zeitfenster einkalkuliert werden. Hilfreich ist es auch, wenn vorab der neue Arbeitsplatz komplett eingerichtet wird, damit der neue Kollege problemlos mit der Arbeit starten kann. Eine nette Begrüßung wie ein Blumenstrauß oder ein kleiner Präsentkorb tut ihr Übriges, um den positiven, ersten Eindruck und damit das wichtige Onboarding zu fördern.
Viele Firmen scheuen vor allem vor dem Arbeitsaufwand, der für die HR-Verantwortlichen mit dem Onboarding einhergeht, zurück. Dabei gibt es heute schon smarte software, die der Personalabteilung viele administrative Aufgaben erleichtert. Aus dem Hause Haufe stammt das Tool „My Onboarding“. Über ein zentrales Dashboard können Mitarbeiterprofile, Beiträge, Aufgaben und Rollen ganz einfach erstellt und bearbeitet werden. „My Onboarding“ ist außerdem nicht nur im Brwoser nutzbar, sondern auch als praktische App verfügbar mit der die neuen Mitarbeiter alle wichtigen Infos direkt auf das Smartphone erhalten.
