Die Digitalisierung greift um sich und hat mit der neuen DSGVO im letzten Jahr auch in der Gesetzgebung Wurzeln geschlagen. Höchste Zeit, dass auch Du Dich mit den wichtigen Fragen rund um Aufbewahrung digitaler Akten und Digitalisierung von Papierakten beschäftigst. Wie lange musst Du nach den neuen Regelungen rund um Steuer und Daten die Originale von Belegen und Abrechnungen aufbewahren? Welche Daten dürfen für alle im Unternehmen sichtbar sein und wo greift der Datenschutz der Kunden? Das musst Du zur modernen Datenaufbewahrung wissen.
Wir alle arbeiten und kommunizieren den ganzen Tag digital. Doch kommen viele Unternehmer nur schleichend an den Punkt, an dem sie ihre Akten sofort digitalisieren, wenn neue Belege hinzukommen. Einige Unternehmen haben noch nicht einmal damit begonnen, bestehende Daten in digitale Form zu bringen. Spätestens seit der neuen DSGVO 2018 wird es jedoch Zeit dafür.
Digitalisierung aus Sicherheitsgründen
Stell Dir vor, ein Prüfer möchte herausfinden, wie Dein Unternehmen Datenschutz umsetzt. Er betritt dazu ein beliebiges Büro und schaut durch einen Papierstapel. Darunter: Alte Verträge, Rechnungskopien und vieles mehr. Der Mitarbeiter versichert ihm, dieses Schmierpapier schaue ohnehin niemand genauer an. Ärger ist vorprogrammiert, die meisten Mitarbeiter in Deinem Unternehmen dürfen nämlich auf diese Dokumente gar keinen Zugriff haben. Erst recht jedoch haben diese Unterlagen in gedruckter Form nichts auf einem öffentlich zugänglichen Ablageort zu suchen.
Diese Regelungen sind nicht neu. Bereits nach der alten Datenschutzverordnung durften nur jene Personen auf Daten zugreifen, die sie zum Arbeiten benötigten. Überprüft wurde dies jedoch selten im Detail. Heute hat jeder Unternehmer die Möglichkeit, Akten digital zu verschlüsseln, zu sperren oder Zugriffskontrollen so einzurichten, dass Dokumente geschützt sind. Die Umsetzung wird daher vorausgesetzt. Neben Bedenken wie der geringen Umweltverträglichkeit von Ausdrucken und Papierstapeln sollte dies Dein Hauptargument sein, eine Digitalisierung endlich voranzutreiben.
Was meint Digitalisierung?
Unter dem Schlagwort der Digitalisierung fassen wir im Unternehmertum alle Bereiche zusammen, die virtuell bearbeitet oder automatisiert werden können. Das können Kleinigkeiten wie der digitale Schriftverkehr sein, die so klein in der Umwelt- und Logistikbilanz nicht erscheinen, oder umfassende Prozesse wie die Automation ganzer Lagerhallen, in denen Menschen nur noch die Zwischenschritte übernehmen. In Deinem Alltag als Unternehmer erscheint die Digitalisierung vor allem in Form von Daten, mit denen Du arbeitest.
Kundendaten werden in jedem Schritt der Kommunikation und Interaktion erfasst. Ein Interessent klickt auf einen Deiner Werbelinks und wird zu einem Formular weitergeleitet, über das er ein persönliches Angebot erhalten kann. Während dieser Interaktion allein erhältst Du mehrere Arten von Daten, mit denen Du im Rahmen der Tätigkeit arbeiten darfst. Du erfährst von dem Klick auf die Anzeige, dem Verweilen auf der Landingpage und schließlich hinterlässt der Interessent im besten Falle Kontaktdaten und willigt ein, dass Du diese nutzen darfst. Da jedoch jede dieser Informationen einen Wert hat und Rückschlüsse auf den Kunden zulässt, ist auch jede Information als Datensatz schützenswert. Hier haben wir also einen Prozess, der nur durch die Digitalisierung ermöglicht wird, Dir einen Vorsprung gibt, einen möglichen Kunden vorstellt – und geschützt werden muss.
Doch die Vorteile der Digitalisierung überwiegen. Das digitale, papierlose Büro ist stets geordnet. Akten werden über eine Suche oder im jeweiligen Datensatz angezeigt. Alles ist an einem Platz und in der Cloud gesichert. Die meisten Clouds sind so sicher, dass sich ein Nachdenken über eigene Serverräume nicht mehr lohnt. Was in der Cloud liegt, kann außerdem im Zugriff gemonitored und gesichert werden.
Der lange Weg zum papierlosen Büro
Die gute Nachricht zuerst: Dokumente wie Verträge und Rechnungen dürfen mittlerweile allesamt digital aufbewahrt werden dürfen mittlerweile allesamt digital aufbewahrt werden, statt die Originale abzuheften. Das funktioniert für die meisten Unterlagen seit rund 20 Jahren, sorgt jedoch immer wieder für Unsicherheit. Nein, Du musst wirklich keine Belege mehr physisch aufbewahren, aber: Die digitalen Unterlagen müssen den GoBD entsprechen. Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff sind eindeutig, wenn es darum geht, in welcher Qualität und mit welchen Berechtigungen Du Dokumente einscannen und digital abheften musst.
Das Scannen geht schnell und rund 300dpi reichen, um bei jedem Dokument die Details erkennen zu können. Es dürfen keine Bereiche abgedeckt oder abgeschnitten sein, Schwärzungen in der digitalen Fassung sind nicht erlaubt, außer sie sind Teil der Originale. Auf allen Dokumenten muss das Ausstellungsdatum vorhanden sein, Seitenzahlen sind nur durchgängig zulässig. Nach dem Scannen nutzt Du eine der vielen möglichen Finanzbuchhaltungssoftwares, um die Datensätze zu ordnen und sichern. Vergib direkt nach dem Einrichten die Zugriffsrechte für Ordner und Akten. Als einfacher Grundsatz gilt, dass der Personenkreis der auf Daten Zugriff hat diese zum Ausführen seiner Arbeit aktuell benötigt.
Akten aufbewahren und vernichten
Sind die Datensätze eingescannt und geordnet, die Berechtigungen vergeben, geht es an die Vernichtung. Entweder Du beauftragst eine professionelle Vernichtungsfirma, welche die Vernichtung der Akten mit Ordnern und Registern organisiert und quittiert, oder Du shredderst selbst. Der Aktenvernichtermüll muss direkt an einen Entsorger übergeben werden, er darf nicht beispielsweise an der Hauptstraße stehen. Im Internet findet ihr Aktenvernichter für den sicheren Gebrauch im Büro, die Papiere bis zur jeweils angegebenen Dicke vertikal und horizontal, mindestens jedoch in Streifen, zerkleinern.
Die Akten dürfen erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden. Einige Daten wie Kundendaten und Zugriffsdaten müssen regelmäßig gelöscht und vernichtet werden, beispielsweise wenn kein Vertragsverhältnis mehr besteht. Dann werden nur noch Rechnungen und alte Verträge aufbewahrt. Die Fristen für Unternehmens- und Finanzunterlagen findest Du einzeln gelistet in der AO und dem HGB
Digital ist besser
Die Datenschutzbestimmungen können die Digitalisierung wie einen unangenehmen Zwang wirken lassen. Nachhaltiges Wirtschaften und der Verzicht auf Kommunikation und Werbung in Papierformen schonen jedoch Umwelt und Budget gleichermaßen. Die Sicherheit der Kundendaten und Belege sollte Dir den Umstieg wert sein.
