ERP-Systeme aus der Cloud werden bei Unternehmen immer beliebter. Aus gutem Grund. Immerhin hat Cloud-ERP-Software eine ganze Reihe von Vorteilen. Welche sind dies im Einzelnen? Und gibt es auch Herausforderungen, die mit einem Cloud ERP einhergehen? Dieser Artikel liefert kompaktes Hintergrundwissen.
Flexibilität durch den Zugang von überall
Zunächst punktet ein Cloud-ERP-System vorwiegend durch die flexiblen Zugriffsmöglichkeiten. Denn ein internetfähiges Endgerät reicht bereits aus, um mit der Software zu arbeiten. Wo sich ein Nutzer dabei befindet, spielt keine Rolle. Durch diese Eigenschaft ist Cloud ERP hervorragend für moderne Arbeitsmodelle wie Homeoffice und Hybrid Work geeignet. Auch Außendienstmitarbeiter profitieren, da sie von unterwegs jederzeit auf relevante Informationen zugreifen und Daten direkt erfassen können.
Bei einem klassischen On-Premises-ERP-System ist es weitaus schwieriger, einen Fernzugriff herzustellen. Hier sind oft umfangreiche Maßnahmen wie die Einrichtung von VPN-Zugängen erforderlich, um einen Remote-Zugang zu ermöglichen.
Skalierbarkeit für wachsende Unternehmen
Ein weiterer Vorteil von Enterprise Resource Planning aus der Cloud ist die exzellente Skalierbarkeit. Wächst ein Unternehmen, so kann die ERP-Software schnell und einfach an diese Veränderung angepasst werden. Dies geschieht schlicht durch das Hinzubuchen neuer User, Funktionen oder IT-Ressourcen wie Speicherplatz und Rechenleistung. Zum Vergleich: Bei einem On-Premise-ERP (andere Definition: lokales ERP-System) müssten zunächst neue Lizenzen gekauft und möglicherweise auch neue Server-Hardware angeschafft werden. Dies nimmt viel Zeit in Anspruch und verursacht zudem hohe Kosten (siehe auch nächster Abschnitt).
Im Übrigen ist ein Cloud-ERP-System nicht nur nach oben, sondern auch in die umgekehrte Richtung skalierbar. Gebuchte Ressourcen können somit auch schnell wieder abgewählt werden. Die entstehenden Kosten sinken dadurch umgehend. Wichtig ist diese Eigenschaft beispielsweise, wenn Geschäftsprozesse ausgelagert oder ganze Standorte geschlossen werden.
Kosteneffizienz und Ressourcenoptimierung
Für ein klassisches lokal installiertes ERP (= On-Premise) benötigen Unternehmen eigene Server. Diese verursachen hohe Investitionskosten. Ebenso sind sie selbst für die Installation, den Betrieb, die Wartung und die Aktualisierung ihres ERP-Systems verantwortlich. Um dies zu gewährleisten, ist ein eigenes IT-Team notwendig, was ebenfalls finanzielle Aufwände mit sich bringt. Bei einem Cloud-ERP-System sieht die Situation anders aus: Betrieb, Wartung und Updates erfolgen komplett durch den ERP-Anbieter.
Hardware-Investitionen und IT-Personal sind somit nicht mehr erforderlich. Dies senkt die Kosten und entlastet obendrein die ohnehin meist knappen Personalressourcen.
Gezahlt wird bei einem ERP-System aus der Cloud in Form wiederkehrender Gebühren. Es handelt sich also um eine Art Abo- genauer gesagt Mietmodell (oft auch SaaS-Modell genannt). Die Tarife sind in aller Regel transparent und ohne versteckte Zusatzgebühren. Das schafft eine gute finanzielle Planbarkeit.
Integration von KI in cloudbasierte ERP-Systeme
Immer mehr moderne ERP-Lösungen, darunter vorwiegend Cloud-ERP-Systeme, ermöglichen die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI). Hierdurch entstehen eine ganze Reihe neuer Möglichkeiten. So sind KI-Algorithmen beispielsweise in der Lage, Geschäftsprozesse oder zumindest Teilschritte davon zu automatisieren. Weiterhin ist KI hervorragend darin, große Datenmengen zu analysieren und dadurch neue, wertvolle Einblicke oder Prognosen zu liefern. Auf dieser Basis können dann bessere Geschäftsentscheidungen getroffen werden. Nicht zuletzt wird KI im Cloud-ERP-Umfeld immer häufiger dazu verwendet, die Kundenkommunikation zu unterstützen. Sie tritt etwa hier in Form von Chatbots im Kundenservice in Erscheinung.
Herausforderungen von cloudbasierten ERP-Systemen
Neben den zahlreichen Vorteilen, die Cloud ERP zu bieten hat, gibt es auch einzelne Herausforderungen und Risiken. Zu nennen sind vorwiegend die folgenden:
- Sensible Daten verlassen das eigene Haus.
- ERP aus der Cloud funktioniert nur mit einer stabilen, performanten Internetverbindung. Cloud-Software ist meist weniger individualisierbar als On-Premise-Systeme.
- Cloudbasierte ERP-Software kann eine Abhängigkeit vom Anbieter hervorrufen (sog. Vendor Lock-in).
Fazit
Cloud-Technologie hat eine ganze Reihe von Vorteilen. Ob der Ansatz der richtige für ein Unternehmen ist, oder ob sich doch eher die klassische On-Premise-Variante eignet, hängt von den individuellen Anforderungen an ein ERP-System ab. ERP aus der Cloud empfiehlt sich vorwiegend für Betriebe, die sich hohe Flexibilität, Skalierbarkeit, überschaubare Investitionen und Zugriff auf die neuesten Technologien wünschen. Stehen Sicherheit, Unabhängigkeit und Individualisierbarkeit im Fokus, kann das traditionelle, lokal betriebene ERP-System nach wie vor die bessere Wahl sein.
