Microsoft 365 ersetzen: 7 Open-Source-Tools

Microsoft 365 Open Source
Microsoft 365 ersetzen: Arbeitsplatz mit Open-Source-Alternativen (Symbolbild)

Microsoft 365 ersetzen klingt einfach, bis jemand eine Excel-Datei mit Makros, eine geteilte Kalendergruppe und drei Versionen desselben Word-Dokuments auf den Tisch legt. Open Source kann im Alltag erstaunlich viel übernehmen, aber nicht jedes Werkzeug ersetzt Microsoft eins zu eins. Dieser Check zeigt sieben realistische Alternativen und wo sie wirklich tragen.

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Der Wechsel von Microsoft 365 zu Open Source ist kein einzelner Download. Es ist ein Stapel kleiner Entscheidungen: Office-Dateien, E-Mail, Kalender, Cloud-Speicher, Notizen, Meetings, gemeinsame Dokumente, Datenschutz, mobile Apps, Backup, Administration. Wer nur „LibreOffice statt Word“ sagt, hat ungefähr ein Siebtel des Problems gesehen. Vielleicht ein gutes Siebtel, aber eben nicht den ganzen Schreibtisch.

Genau deshalb ist das Thema für Lukas Stein interessant. Nach Windows-zu-Linux und Ubuntu 26.04 LTS kommt jetzt die nächste praktische Frage: Können Sie auch im Alltag aus proprietären Standards aussteigen, ohne Ihre Arbeit in ein Hobbyprojekt zu verwandeln? Die ehrliche Antwort lautet: Ja, aber mit Grenzen. Open Source ersetzt Microsoft 365 dort am besten, wo Sie Arbeitsabläufe bewusst sortieren. Dort, wo Sie komplette Microsoft-Kompatibilität, Teams-Integration und Excel-Makros erwarten, wird es dünner.

Wir bei digital-magazin.de schauen deshalb nicht auf Idealbilder, sondern auf Alltagstauglichkeit. Welche Tools funktionieren sofort? Welche brauchen Serverbetrieb? Welche sind gut für Einzelpersonen, welche eher für Teams? Und wo ist Microsoft 365 trotz aller Kritik einfach der bequemere Standard? Spoiler: Wer jeden Tag mit komplexen DOCX-, XLSX- und PPTX-Dateien externer Partner arbeitet, sollte nicht aus Prinzip den härtesten Weg wählen. Open Source ist keine Mutprobe. Es ist ein Werkzeugkasten.

Microsoft 365 ersetzen: Erst den eigenen Bedarf zerlegen

Microsoft 365 ist nicht nur Word, Excel und PowerPoint. Es ist auch OneDrive, Outlook, Teams, SharePoint, Planner, Forms, Notizen, Identitätsverwaltung, Geräteverwaltung und ein ziemlich mächtiger Admin-Unterbau. Viele vergleichen Open-Source-Alternativen zu eng und wundern sich dann, warum ein einzelnes Programm nicht ein komplettes Cloud-Ökosystem ersetzt. Das ist ungefähr so, als würde man einen Werkzeugkoffer mit einem Schraubendreher vergleichen und sich über den fehlenden Hammer beschweren.

Der bessere Weg: Zerlegen Sie Ihren Bedarf in Bausteine. Schreiben und Tabellen? Dateiablage? E-Mail und Kalender? Gemeinsames Bearbeiten? Notizen? Sichere externe Zusammenarbeit? Videokonferenzen? Erst dann wird sichtbar, welche Open-Source-Tools passen. LibreOffice ist stark für lokale Office-Arbeit. ONLYOFFICE ist stark bei Microsoft-Dateiformaten und Zusammenarbeit. Nextcloud ist stark für Dateiablage, Kalender und Teamfunktionen. Thunderbird ist stark für E-Mail. Joplin ist stark für Notizen. CryptPad ist stark für vertrauliche Zusammenarbeit.

Der Kontext aus unseren jüngsten Linux-Artikeln hilft dabei. Wer gerade von Windows zu Linux wechseln will, stolpert fast automatisch über diese Office-Frage. Und wer Ubuntu 26.04 LTS als neues Alltagssystem nutzt, bekommt viele Open-Source-Werkzeuge direkt über Paketquellen oder App Stores. Der Wechsel beginnt also nicht im Browser, sondern oft mit der simplen Frage: Welche Datei muss morgen früh funktionieren?

LibreOffice: Der robuste Offline-Ersatz für Word, Excel und PowerPoint

LibreOffice bezeichnet sich selbst als freie und quelloffene Office-Suite und ist für viele der naheliegende erste Schritt. Writer ersetzt Word, Calc ersetzt Excel, Impress ersetzt PowerPoint. Dazu kommen Draw, Base und Math. Die Suite läuft lokal, kostet nichts, funktioniert unter Linux, Windows und macOS und speichert nativ im OpenDocument-Format. Für viele Einzelpersonen, Vereine, Schulen und kleine Büros reicht das erstaunlich weit.

Der größte Vorteil ist Unabhängigkeit. Sie brauchen keinen Account, keine Cloud, kein Abo und keinen Server. Dokumente liegen lokal oder auf einem Speicher Ihrer Wahl. Wer hauptsächlich eigene Texte, einfache Tabellen, PDF-Exporte und Präsentationen erstellt, bekommt mit LibreOffice eine solide Arbeitsumgebung. Das ist kein Ersatz für jede Excel-Spezialität, aber ein guter Ersatz für sehr viele Office-Routinen.

Die Schwäche liegt dort, wo Microsoft-Formate nicht nur Austauschformat, sondern Produktionsstandard sind. DOCX, XLSX und PPTX lassen sich öffnen und speichern, aber Layouts, komplexe Formatvorlagen, Makros, Pivot-Spezialitäten und PowerPoint-Feinschliff können brechen. Nicht immer. Aber oft genug, um in professionellen Umgebungen vorher zu testen. Wer täglich externe Word-Verträge mit Änderungsverfolgung bearbeitet, sollte nicht erst nach der Migration merken, dass eine Kopfzeile anders sitzt.

Meine nüchterne Empfehlung: LibreOffice ist der beste Offline-Ersatz, wenn Sie Dokumente selbst kontrollieren und nicht permanent gemeinsam im Browser arbeiten müssen. Für Teams, die stark in Microsoft-Dateiformaten leben, ist ONLYOFFICE oft näher an der gewohnten Realität. Für ODF-first-Workflows bleibt LibreOffice sehr stark. Open Source heißt hier: Kontrolle vor Komfort.

ONLYOFFICE: Wenn Microsoft-Dateiformate wichtiger sind

ONLYOFFICE positioniert sich als sichere Online-Office-Suite mit offenem Quellcode und legt den Fokus stark auf Dokumentbearbeitung im Browser, Zusammenarbeit und Microsoft-Formate. Das ist der Grund, warum ONLYOFFICE in vielen Open-Source-Stacks auftaucht, wenn DOCX, XLSX und PPTX möglichst originalgetreu aussehen sollen. Nicht perfekt, aber oft näher dran als klassische Desktop-Suiten.

ONLYOFFICE gibt es in mehreren Varianten: Desktop-Editoren, Docs-Server, Workspace, Cloud-Angebote und Integrationen in Plattformen wie Nextcloud. Für Einzelpersonen ist der Desktop-Editor interessant. Für Teams wird es spannender, wenn ONLYOFFICE in eine Datei- und Nutzerverwaltung eingebunden wird. Dann entsteht ein Setup, das sich grob wie Office im Browser anfühlt, aber selbst gehostet oder kontrollierter betrieben werden kann.

Der Haken: Zusammenarbeit braucht Infrastruktur. Ein lokales Programm ersetzt keine Cloud-Kollaboration. Wer ONLYOFFICE als echten Microsoft-365-Ersatz nutzen will, braucht Serverbetrieb, Hosting oder einen Anbieter. Außerdem bleibt die Frage, wie viele Funktionen man wirklich braucht. Kommentare, gemeinsame Bearbeitung und Versionen sind praktisch. Komplexe Microsoft-Workflows mit Makros, Power Automate, SharePoint-Listen oder Teams-Bindung ersetzt ONLYOFFICE nicht einfach.

Trotzdem ist ONLYOFFICE für viele der pragmatische Mittelweg. Wenn Sie häufig Microsoft-Dateien austauschen und zugleich Open-Source- oder Self-Hosting-Optionen wollen, gehört es auf die Shortlist. Nicht als Glaubensbekenntnis. Als Kompatibilitätswerkzeug.

Nextcloud: Die eigentliche Microsoft-365-Alternative beginnt beim Speicher

Wer Microsoft 365 ernsthaft ersetzen will, landet schnell bei Nextcloud. Nextcloud beschreibt sich als Open-Source-Plattform für Content Collaboration und spricht sehr direkt von einer besseren Microsoft-365-Lösung für private Clouds. Marketing beiseite: Nextcloud ist tatsächlich der Baustein, der viele einzelne Open-Source-Werkzeuge zusammenhält.

Nextcloud Files ersetzt grob OneDrive und Teile von SharePoint. Nextcloud Groupware bringt Kalender, Kontakte und Aufgaben. Nextcloud Talk deckt Chat und Videokonferenzen ab. Mit ONLYOFFICE oder Collabora Online kommen Dokumentbearbeitung und Zusammenarbeit dazu. Erweiterungen liefern Formulare, Deck-Boards, Notizen, Umfragen und weitere Bausteine. Das ist mächtig. Und genau deshalb nicht trivial.

Self-Hosting klingt romantisch, bis Updates, Backups, Datenbank, PHP-Versionen, Speicher, Mailversand und Sicherheitsmeldungen auftauchen. Ein privater Nextcloud-Server ist kein Ordner mit hübscher Weboberfläche, sondern ein Dienst, den jemand pflegen muss. Für technisch versierte Menschen, kleine Organisationen oder betreutes Hosting ist das gut machbar. Für Teams ohne Admin-Know-how kann es zur Dauerbaustelle werden.

Der große Vorteil bleibt Kontrolle. Daten liegen auf eigener Infrastruktur oder bei einem Anbieter Ihrer Wahl. Rechte, Freigaben, Kalender und Dateien lassen sich feiner selbst bestimmen. Für Vereine, Kanzleien, kleine Unternehmen, Bildungseinrichtungen und datensensible Teams kann Nextcloud der beste Kern eines Open-Source-Stacks sein. Nur sollte man ehrlich kalkulieren: kostenlos ist die Lizenz, nicht der Betrieb.

Collabora Online: LibreOffice im Browser für Teams

Collabora Online bietet kollaborative Open-Source-Dokumentbearbeitung und basiert technisch auf LibreOffice. Das macht es besonders interessant für Organisationen, die ODF ernst nehmen oder möglichst nah am LibreOffice-Ökosystem bleiben wollen. Collabora wird häufig mit Nextcloud kombiniert und deckt Texte, Tabellen, Präsentationen und Zeichnungen im Browser ab.

Im Vergleich zu ONLYOFFICE ist Collabora stärker im LibreOffice-Universum verwurzelt. Das kann bei ODF-Dokumenten und bestimmten LibreOffice-Funktionen ein Vorteil sein. Bei Microsoft-Formatkompatibilität wirkt ONLYOFFICE in vielen Alltagsszenarien näher an dem, was Menschen aus Word und Excel erwarten. Diese Unterscheidung ist wichtig: Es gibt nicht die eine beste Online-Office-Lösung. Es gibt die passendere Lösung für Ihr Dateiformat, Ihre Nutzenden und Ihre Infrastruktur.

Collabora eignet sich gut für Teams, die Kontrolle, Browserbearbeitung und freie Standards kombinieren wollen. Es eignet sich weniger für Menschen, die einfach nur schnell ein Microsoft-365-Gefühl ohne Serverbetrieb suchen. Dann wird aus der Lösung schnell ein Betriebsprojekt. Und ja, auch das kann Spaß machen. Nur meistens nicht am Montagmorgen, wenn die Geschäftsführung auf eine Präsentation wartet.

Thunderbird: Outlook ersetzen, aber nicht Exchange nachbauen

Thunderbird bündelt E-Mail, Kalender und Kontakte in einer freien Anwendung. Für viele ist es der naheliegende Outlook-Ersatz. Mehrere Konten, Unified Inbox, Filter, Add-ons, Kalender, Kontakte, Verschlüsselung: Das reicht für sehr viele Einzelpersonen und kleine Teams. Besonders angenehm ist, dass Thunderbird nicht versucht, aus jeder E-Mail ein Produktivitäts-Dashboard mit Konfetti zu machen.

Die Grenze liegt bei Microsoft-Exchange- und Microsoft-365-Ökosystemen. IMAP, SMTP, CalDAV und CardDAV sind gut. Exchange-spezifische Funktionen, Unternehmensrichtlinien, geteilte Postfächer, Delegationen, Teams-Integration oder bestimmte Kalenderlogiken können schwieriger werden. Wer Microsoft 365 komplett verlässt, kann Thunderbird sehr gut nutzen. Wer nur Outlook ersetzen will, während Exchange im Hintergrund bleibt, muss genauer prüfen.

Für Open-Source-Stacks mit Nextcloud ist Thunderbird trotzdem stark. Kalender und Kontakte lassen sich über offene Protokolle anbinden, E-Mail bleibt E-Mail, und die Anwendung läuft auf den üblichen Desktop-Systemen. Für mobile Nutzung braucht man separate Apps. Das ist nicht so glatt wie Outlook plus Microsoft-Konto, aber transparenter. Manchmal ist weniger Magie einfach weniger Ärger.

Joplin: Notizen ohne OneNote-Abhängigkeit

OneNote ist eines dieser Programme, die man erst vermisst, wenn alle Besprechungsnotizen, Checklisten und Webschnipsel darin liegen. Joplin bietet Notizen, Web Clipper, Synchronisation und Erweiterungen und ist damit eine der besten Open-Source-Alternativen für persönliche Wissenssammlungen. Markdown, Ordner, Tags, Anhänge, Desktop- und Mobil-Apps: Das ist bodenständig, aber wirksam.

Joplin ersetzt OneNote nicht in jeder Bedienmetapher. Wer stark mit Freihandnotizen, Zeichenflächen oder Microsoft-Integration arbeitet, wird Unterschiede merken. Wer strukturierte Notizen, Recherche, Projektlisten, Meeting-Protokolle und Web-Clips braucht, bekommt dagegen ein sehr kontrollierbares System. Synchronisieren lässt sich über Joplin Cloud, WebDAV, Nextcloud, Dropbox und weitere Ziele.

Der Vorteil gegenüber vielen geschlossenen Notizdiensten ist Exportierbarkeit. Notizen sind kein schwarzes Loch. Für Menschen, die gerade ihre digitale Selbstverwaltung ernster nehmen, ist das mehr als ein Detail. Es ist der Unterschied zwischen Werkzeug und Datenkäfig.

Open Source Office Tools
Open-Source-Office-Tools für Zusammenarbeit und Alltag (Symbolbild)

CryptPad: Zusammenarbeit, wenn Vertraulichkeit wichtiger ist als Komfort

CryptPad ist eine Ende-zu-Ende-verschlüsselte, quelloffene Kollaborationssuite. Texte, Tabellen, Präsentationen, Kanban, Umfragen, Whiteboards und weitere Werkzeuge laufen im Browser. Der entscheidende Punkt ist die Architektur: Inhalte sollen so verschlüsselt sein, dass selbst der Serverbetreiber sie nicht lesen kann. Für vertrauliche Zusammenarbeit ist das stark.

CryptPad ist aber kein Microsoft-365-Klon. Die Bedienung, Formatkompatibilität und Integration sind anders. Es eignet sich hervorragend für sensible Entwürfe, gemeinsame Notizen, Abstimmungen, kleine Projektboards oder externe Zusammenarbeit, bei der Datenschutz wichtiger ist als perfektes Word-Layout. Es eignet sich weniger als Standard-Office für große Organisationen, die massenhaft DOCX- und XLSX-Dateien mit Externen austauschen.

Das ist keine Schwäche, sondern eine klare Spezialisierung. CryptPad beantwortet nicht die Frage „Wie bekomme ich Word im Browser?“, sondern „Wie arbeiten wir gemeinsam, ohne alles in fremde Klartext-Clouds zu legen?“ Für manche Szenarien ist das genau die richtige Frage.

Die Tool-Matrix: Was ersetzt welchen Microsoft-365-Baustein?

Microsoft-365-BausteinOpen-Source-AlternativeStärkeGrenze
Word, Excel, PowerPoint lokalLibreOfficeOffline, frei, ausgereift, ODF-starkKomplexe Microsoft-Layouts und Makros
Office im BrowserONLYOFFICEGute Microsoft-Formatnähe, ZusammenarbeitServer/Hosting nötig für Teambetrieb
OneDrive, SharePointNextcloudDateien, Freigaben, Kalender, AppsBetrieb, Updates, Performance, Backups
Office Web mit ODF-FokusCollabora OnlineLibreOffice-nah, gut mit NextcloudMicrosoft-Kompatibilität je nach Dokument
OutlookThunderbirdE-Mail, Kalender, Kontakte, offene ProtokolleExchange-Spezialfunktionen
OneNoteJoplinNotizen, Web Clipper, SynchronisationFreihand-/Canvas-Workflows
Vertrauliche ZusammenarbeitCryptPadEnde-zu-Ende-verschlüsselt, browserbasiertKein kompletter M365-Klon

Diese Matrix zeigt den Kern: Es gibt keinen einzelnen Open-Source-Schalter, der Microsoft 365 ersetzt. Es gibt Kombinationen. Für Einzelpersonen kann LibreOffice plus Thunderbird plus Joplin reichen. Für Teams wird Nextcloud plus ONLYOFFICE oder Collabora plus Thunderbird deutlich realistischer. Für vertrauliche externe Zusammenarbeit kommt CryptPad dazu. Wer diese Bausteine sauber trennt, vermeidet Frust.

Welche Kombination passt zu welchem Alltag?

Für Einzelpersonen und Windows-Wechsler ist der einfache Start: LibreOffice, Thunderbird, Joplin. Dazu ein Dateisync Ihrer Wahl, etwa Nextcloud bei einem Anbieter oder selbst betrieben. Das ersetzt nicht alles, aber sehr viel. Texte, Tabellen, E-Mail, Kalender und Notizen sind damit abgedeckt. Der Aufwand bleibt überschaubar.

Für kleine Teams ist Nextcloud der Dreh- und Angelpunkt. Dazu ONLYOFFICE, wenn Microsoft-Dateien wichtig sind, oder Collabora, wenn freie Standards und LibreOffice-Nähe wichtiger sind. Thunderbird kann E-Mail und Kalender am Desktop abdecken, mobile Apps übernehmen den Rest. Talk, Deck und Forms können Teams-, Planner- und Forms-Teile ersetzen, aber nicht mit derselben Reibungslosigkeit. Dafür behalten Sie mehr Kontrolle.

Für datensensible Projekte ist CryptPad ein guter Zusatz. Nicht für alles, sondern für genau die Dokumente, bei denen Klartext in einer fremden Cloud ein Problem wäre. Verträge, Entwürfe, Abstimmungen, vertrauliche Notizen, gemeinsame Tabellen. Wenn Komfort und Vertraulichkeit kollidieren, ist CryptPad oft die bessere Zumutung.

Für Unternehmen mit Microsoft-lastigen Partnern bleibt ein Mischbetrieb oft realistischer. Open Source intern dort, wo es trägt. Microsoft 365 dort, wo Kompatibilität, Compliance-Vorgaben oder externe Zusammenarbeit es verlangen. Das klingt unromantisch, ist aber oft die sauberste Migration. Niemand bekommt einen Orden dafür, dass am Ende der Monatsbericht falsch formatiert beim Kunden landet.

Die harten Grenzen: Makros, Teams und Gewohnheiten

Drei Dinge brechen Open-Source-Migrationen am zuverlässigsten: Excel-Makros, Teams-Abhängigkeit und Gewohnheiten. Makros sind technisch. Teams ist organisatorisch. Gewohnheiten sind politisch, auch wenn niemand es so nennt. Wer diese drei Punkte unterschätzt, schreibt am Ende ein schönes Konzept und bekommt nach zwei Wochen die Rückfrage, warum der Kalender nicht mehr so aussieht wie vorher.

Excel-Makros sind der Klassiker. LibreOffice Calc kann vieles, aber VBA-Kompatibilität ist nicht der Ort, an dem man produktive Prozesse blind migriert. Auch komplexe Pivot-Setups, Power Query, spezielle Add-ins oder ERP-Exporte können knirschen. Hier hilft nur Inventur: Welche Dateien sind wirklich kritisch? Wer nutzt sie? Was passiert, wenn sie anders rechnen oder anders aussehen?

Teams ist schwieriger, weil es nicht nur Videokonferenz ist. Chat, Dateien, Kanäle, Kalender, Meetings, Apps, Bots und Organisationskultur hängen zusammen. Nextcloud Talk, Matrix, Jitsi oder andere freie Werkzeuge können Teile ersetzen. Aber die Gewohnheit „Ich schreibe es schnell in Teams“ ersetzt man nicht mit einem Installationsbefehl. Migration ist Sozialarbeit mit Paketmanager.

Gewohnheiten sind der unterschätzte Teil. Menschen mögen bekannte Buttons. Sie mögen vertraute Tastenkürzel. Sie mögen es, wenn der Druckdialog aussieht wie immer. Open Source kann technisch genügen und trotzdem scheitern, wenn niemand erklärt, warum sich etwas ändert. Das ist keine Dummheit der Nutzenden. Das ist normale Arbeit unter Zeitdruck.

Datenschutz und digitale Souveränität: Der eigentliche Gewinn

Der beste Grund für Open Source ist selten der Preis. Ja, Lizenzen können günstiger sein. Aber wer Server, Betreuung, Schulung und Migration ehrlich rechnet, landet nicht automatisch bei null Euro. Der eigentliche Gewinn liegt in Kontrolle: Datenstandort, Quelloffenheit, Exportierbarkeit, offene Standards, weniger Anbieterbindung.

Das passt zu dem größeren Thema, das wir bei digital-magazin.de immer wieder sehen: digitale Souveränität ist nicht nur ein politisches Schlagwort. Es entscheidet, ob Organisationen ihre Daten, Prozesse und Werkzeuge verstehen oder nur noch mieten. Unser Artikel zu digitaler Selbstverwaltung statt Plattform-Abhängigkeit beschreibt genau diesen Punkt. Microsoft 365 kann produktiv sein. Es kann aber auch zur Infrastruktur werden, aus der man kaum noch herauskommt.

Open Source zwingt zur Ehrlichkeit. Sie sehen schneller, welche Prozesse wirklich Ihnen gehören und welche nur funktionieren, solange ein Anbieter Preis, Produktpolitik und API-Zugang nicht ändert. Das ist unbequem. Aber technisch gesünder. Ein bisschen wie Backups: Alle finden sie langweilig, bis sie fehlen.

Wie Sie den Wechsel ohne Chaos testen

Starten Sie nicht mit „Wir ersetzen Microsoft 365“. Starten Sie mit einem Bereich. Zum Beispiel: interne Notizen von OneNote zu Joplin. Oder Teamdateien testweise in Nextcloud. Oder LibreOffice für interne Dokumente, während externe Kundenformate weiter in Microsoft Office bleiben. Kleine Migrationsflächen zeigen schnell, wo die echten Probleme liegen.

Danach kommt die Dateiinventur. Suchen Sie nach Makros, Vorlagen, komplexen Tabellen, gemeinsam bearbeiteten Dokumenten und automatisierten Abläufen. Alles, was geschäftskritisch ist, bekommt einen Testfall. Öffnen, bearbeiten, speichern, zurücköffnen. Nicht theoretisch. Wirklich. Der schlimmste Satz in Migrationsprojekten lautet: „Das müsste eigentlich funktionieren.“

Dann testen Sie Zusammenarbeit. Zwei Personen bearbeiten ein Dokument. Eine kommentiert, eine exportiert als PDF, eine lädt eine Datei mobil hoch, eine teilt extern. Genau diese langweiligen Abläufe entscheiden, ob Open Source im Alltag trägt. Nicht die Feature-Liste auf der Website.

Wenn die Tests funktionieren, bauen Sie Schulungsmaterial. Kurz, konkret, ohne Ideologie. „So teilen Sie eine Datei.“ „So bearbeiten Sie gemeinsam ein Dokument.“ „So stellen Sie eine ältere Version wieder her.“ Nutzende brauchen keine Vorlesung über freie Software. Sie brauchen einen Weg durch den Montag.

Was Lukas Stein empfiehlt

Für den schnellen Einstieg: LibreOffice, Thunderbird und Joplin installieren. Dazu Nextcloud als Datei- und Kalenderbasis testen, zunächst gehostet oder auf einem sauber betreuten Server. Wenn gemeinsame Dokumentbearbeitung wichtig ist, ONLYOFFICE und Collabora beide mit echten Dateien testen. Nicht anhand von Demo-Dokumenten, sondern mit den Dateien, die im Alltag Ärger machen würden.

Für kleine Organisationen ist Nextcloud plus ONLYOFFICE der wahrscheinlich pragmatischste Microsoft-365-Ersatz, wenn Microsoft-Formate weiter eine Rolle spielen. Nextcloud plus Collabora passt besser, wenn offene Standards und LibreOffice-Nähe wichtiger sind. CryptPad ist kein Ersatz für alles, aber ein hervorragender Zusatz für vertrauliche Zusammenarbeit. Thunderbird bleibt der solide Desktop-Client, solange E-Mail und Kalender über offene Protokolle erreichbar sind.

Der wichtigste Rat ist allerdings untechnisch: Migrieren Sie nicht aus Trotz. Migrieren Sie, weil Sie Kontrolle, Datenschutz, offene Standards oder geringere Abhängigkeit brauchen. Dann lohnt sich der Aufwand. Wenn Sie nur Lizenzkosten drücken wollen, aber keine Zeit für Betrieb, Schulung und Tests einplanen, wird Open Source schnell zum Sündenbock für ein schlechtes Projekt.

Microsoft 365 lässt sich ersetzen. Nicht immer vollständig, nicht immer elegant, aber oft ausreichend gut und in manchen Bereichen besser. Der Trick ist, nicht nach dem einen perfekten Ersatz zu suchen. Suchen Sie nach einem Stack, der Ihre Arbeit abbildet. Und löschen Sie Microsoft erst dann, wenn der Monatsbericht, die Kundendatei und der Kalender wirklich auf der anderen Seite angekommen sind.

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