Digitalisierung
Januar 28, 2026
349 von 575 Verwaltungsleistungen sind digital verfügbar – klingt nach Fortschritt, oder? Die Realität sieht anders aus: Jede Kommune kämpft für sich allein, entwickelt eigene Lösungen für dieselben Probleme und scheitert oft an der Komplexität. Das Bochumer Unternehmen factro dreht den Spieß jetzt um: Mit der BehördenCommunity sollen Kommunen endlich voneinander lernen statt gegeneinander anzuarbeiten.
Stellen Sie sich vor, Sie sind Projektleiter in einer Kommune und sollen die eAkte einführen. Oder ein DMS ausrollen. Oder OZG-Formulare digitalisieren. Sie wissen: Das haben hunderte andere Kommunen vor Ihnen schon gemacht. Aber deren Erfahrungen? Fehlanzeige. Deren Projektpläne? Unter Verschluss. Deren Lessons Learned? Nie gehört.
Genau hier setzt die neue factro BehördenCommunity an. Die Projektmanagement-Software aus Bochum – bereits bei über 200 Kommunen im Einsatz – bringt erstmals Verwaltungen systematisch zusammen. Die Mission: Wissen teilen, Vorlagen austauschen, gemeinsam schneller werden.
Niels Kindl, Geschäftsführer bei factro, bringt es auf den Punkt: „Wir wollen Verwaltungen nicht nur mit unserer Software factro unterstützen, sondern echte Brücken schlagen. Die besten Ideen entstehen, wenn Wissen geteilt wird.“
Mal ehrlich: Die Zahlen sind ernüchternd. Laut aktuellen Erhebungen bewerten gerade mal 15 Prozent der Bürger ihre Erwartungen an eine moderne digitale Verwaltung als erfüllt. 60 Prozent finden den Kontakt mit Behörden „meistens anstrengend“. Und das, obwohl bereits 349 von 575 OZG-Leistungen theoretisch digital verfügbar sind.
Das Problem? Ein digitaler Flickenteppich.
Hamburg hat 290 OZG-Leistungen umgesetzt, das Saarland nur 196. Zwischen den Bundesländern klaffen Welten – aber auch innerhalb der Länder arbeiten Kommunen oft isoliert vor sich hin. Der Deutschland-Index der Digitalisierung 2025 zeigt deutlich: Die technische Infrastruktur wächst, aber die praktische Nutzung stockt.
Es fehlt nicht an Willen. Es fehlt an Ressourcen, an Knowhow – und vor allem an Austausch. Jede Kommune entwickelt eigene Projektstrukturen für die DMS-Einführung, jedes Amt plant seinen OZG-Rollout von Grund auf neu. Das ist, als würde jeder Bauarbeiter sein eigenes Werkzeug erfinden müssen, bevor er mit dem Hausbau anfangen kann.
Die Bitkom-Analyse von September 2025 bestätigt: 90 Prozent der Befragten wünschen sich, dass die Digitalisierung mit „noch mehr Nachdruck“ verfolgt wird. Gleichzeitig geben 69 Prozent an, dass der Bund mehr Einfluss auf die Digitalisierung von Ämtern und Behörden erhalten sollte.
Der Kerngedanke der BehördenCommunity ist simpel. Brillant simpel, wenn man so will. Eine zentrale Vorlagenbibliothek direkt in factro sammelt erprobte Projektvorlagen aus der Praxis – von Verwaltungen für Verwaltungen.
Seit dem 28. Januar 2026 stehen exklusiv für die Öffentliche Verwaltung Projektvorlagen bereit zu Themen wie:
Das Besondere: Jede Vorlage kommt mit Ansprechpersonen. Sie können die Kommune kontaktieren, die die Vorlage entwickelt hat. Austausch auf Augenhöhe. Echte Praxiserfahrung statt theoretischer Konzepte.
Verwaltungen können eigene Vorlagen einbringen. Damit wird die Bibliothek organisch wachsen – je mehr Kommunen mitmachen, desto wertvoller wird das Netzwerk. Ein digitaler Kreislauf, bei dem alle gewinnen.
Kennen Sie das Prinzip der Open-Source-Community? Entwickler weltweit teilen Code, verbessern ihn gemeinsam, profitieren voneinander. Die factro BehördenCommunity überträgt dieses Konzept auf Verwaltungsprozesse. Nur eben nicht für Code, sondern für Projektstrukturen, Ablaufpläne, Best Practices.
Software allein macht keine Revolution. Das weiß auch factro. Deshalb gehört zur Community mehr als nur eine Vorlagenbibliothek.
Der factro BehördenTalk ist ein regelmäßiges Austauschformat. Hier können Verwaltungen Fragen einbringen, Herausforderungen diskutieren, Impulse mitnehmen. Das Besondere: Die Teilnahme steht allen Verwaltungen offen – unabhängig davon, ob sie bereits factro-Kunden sind oder nicht.
Das ist durchaus mutig. Viele Softwareanbieter würden ihre Community hinter Paywalls verstecken. factro öffnet die Tür bewusst weit – weil der Austausch zwischen Verwaltungen wichtiger ist als kurzfristige Verkaufszahlen.
Digitalisierung scheitert selten an der Technik. Sie scheitert an chaotischer Umsetzung, unklaren Verantwortlichkeiten, fehlender Struktur. Wer eine eAkte einführen will, braucht nicht nur die Software – sondern einen Plan. Einen verdammt guten Plan.
Projektmanagement ist das unsichtbare Rückgrat jeder erfolgreichen Digitalisierung. Das bestätigt auch eine aktuelle Studie zu KI im Projektmanagement, die zeigt: Strukturierte Planung, klare Zuständigkeiten und transparente Prozesse sind die drei entscheidenden Erfolgsfaktoren.
factro bietet dafür den legendären Projektstrukturbaum – eine Visualisierung, die selbst komplexe Projekte übersichtlich darstellt. Von der Vogelperspektive bis ins kleinste Detail. Jeder versteht auf Anhieb, wo das Projekt steht, wer wofür verantwortlich ist, was als Nächstes ansteht.
Verwaltungen sind datenschutzrechtlich besonders sensibel. Zu Recht. Bürgerdaten, Personaldaten, vertrauliche Vorgänge – da darf nichts schiefgehen.
factro setzt konsequent auf „100% Made in Germany“: Serverstandort Deutschland, DSGVO- und BDSG-konform, keine Daten in Drittländern. Das ist kein Marketing-Bla-Bla, sondern ein handfestes Argument für Verwaltungen, die rechtssicher arbeiten müssen.
Über 200 Kommunen nutzen factro bereits – darunter Städte wie Bergisch Gladbach, die ihre komplette Digitalisierungsstrategie auf dem Tool aufbauen. Marcel Böttcher, Chief Digital Officer in Bergisch Gladbach, sagt: „Wir haben viele PM-Tools getestet und verglichen, aber keine Software konnte uns so sehr überzeugen wie factro.“
Projektmanagement-Tools gibt es wie Sand am Meer. Trello, Asana, Monday.com, Microsoft Project – die Liste ist endlos. Was unterscheidet factro von der Masse?
Drei Dinge stechen heraus:
Das macht factro nicht automatisch besser. Aber anders. Und für Verwaltungen, die Wert auf Austausch, Datenschutz und pragmatische Lösungen legen, definitiv eine Überlegung wert.
Transparenz gehört dazu. Die BehördenCommunity steht noch am Anfang. Die Vorlagenbibliothek muss wachsen – das braucht Zeit und aktive Beteiligung. Wenn nur wenige Kommunen Vorlagen beisteuern, bleibt das Konzept halbgar.
Auch die Frage nach der Skalierbarkeit stellt sich. Kann factro wirklich tausende Kommunen vernetzen? Wie wird die Qualität der Vorlagen sichergestellt? Wer überprüft, ob eine eingereichte Projektstruktur tatsächlich praxistauglich ist?
Das sind keine Killerargumente gegen die Initiative. Aber Fragen, die sich stellen. Und Herausforderungen, die factro in den kommenden Monaten bewältigen muss.
Die Verwaltungsdigitalisierung steht unter Druck. Der eGovernment Monitor 2025 zeigt: Das Vertrauen der Bürger in den digitalen Staat sinkt kontinuierlich. Mehr als die Hälfte der Befragten zweifelt an der Modernität staatlicher Institutionen.
Gleichzeitig wächst der Erwartungsdruck. Bürger wollen Services, die so einfach funktionieren wie Amazon oder Netflix. Wartezeiten von sechs Wochen für einen Termin? Formulare, die nur in Papierform existieren? Das war vielleicht 2010 noch akzeptabel – 2026 nicht mehr.
Verwaltungen brauchen Lösungen. Schnell. Praxiserprobt. Und genau da setzt die BehördenCommunity an.
Die Vorlagenbibliothek steht allen factro-Nutzern aus der öffentlichen Verwaltung kostenlos zur Verfügung. Auch der BehördenTalk ist grundsätzlich offen für alle Verwaltungen – unabhängig davon, ob sie bereits factro-Kunden sind.
Ja, das ist ausdrücklich erwünscht. Verwaltungen können eigene erprobte Vorlagen hochladen und damit zur Weiterentwicklung der Community beitragen. Jede Vorlage wird mit Ansprechpersonen verknüpft, sodass andere Kommunen direkt Kontakt aufnehmen können.
Seit Januar 2026 stehen Vorlagen zu eAkte-Einführung, DMS-Rollout, OZG-Formularen und Ausschreibungen zur Verfügung. Die Bibliothek wird kontinuierlich erweitert, je mehr Kommunen ihre Best Practices teilen.
Ja, factro setzt konsequent auf „100% Made in Germany“ mit Serverstandorten in Deutschland. Die Software ist vollständig DSGVO- und BDSG-konform, was für Verwaltungen ein entscheidendes Auswahlkriterium ist.
factro bietet als eines der wenigen Tools einen Projektstrukturbaum, der auch komplexe Verwaltungsprojekte übersichtlich darstellt. Der Fokus liegt klar auf der öffentlichen Verwaltung – nicht auf B2B-Unternehmen. Die BehördenCommunity vernetzt zudem Kommunen aktiv untereinander.
Nein, der BehördenTalk steht allen Verwaltungen offen, auch wenn sie factro noch nicht nutzen. Die Teilnahme ist kostenlos und soll den Austausch zwischen Kommunen fördern – unabhängig von kommerziellen Interessen.
Ob die factro BehördenCommunity sich durchsetzt, wird sich zeigen. Der Ansatz ist vielversprechend – aber es braucht kritische Masse. Wenn nur eine Handvoll Kommunen mitmacht, verpufft die Idee.
Gelingt es jedoch, hunderte Verwaltungen zu vernetzen, könnte daraus tatsächlich eine Bewegung entstehen. Eine Community, in der Wissen systematisch geteilt wird. Wo Projektvorlagen nicht mehr jedes Mal neu erfunden werden müssen. Wo Verwaltungen endlich gemeinsam statt gegeneinander arbeiten.
Das wäre ein echter Durchbruch. Nicht nur für factro als Unternehmen. Sondern für die Verwaltungsdigitalisierung in Deutschland insgesamt.
Und vielleicht – nur vielleicht – würden dann auch die 60 Prozent der Bürger, die Behördenkontakt „anstrengend“ finden, ihre Meinung ändern.
Was bleibt? Die Initiative ist da. Die ersten Vorlagen sind online. Jetzt liegt es an den Kommunen selbst: Weitermachen wie bisher – oder endlich zusammenarbeiten.
