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Viele Unternehmen gehen davon aus, dass sich ihre Papiermengen in den kommenden Jahren spürbar erhöhen werden. Die Digitalisierung ist also nur eine Ergänzung zur Kommunikation mittels Papier, ersetzt sie aber nicht. Das liegt daran, dass der analoge Umgang mit Dokumenten sehr einfach ist, während die digitale Datenextraktion Mühe bereitet. Unternehmen bräuchten Technologien zur schnellen Digitalisierung von Dokumenten, damit sich das ändert.
Viele Menschen träumen nach wie vor vom papierlosen Büro. Sowohl aus ökonomischer als auch aus ökologischer Sicht wäre es sinnvoll, die benötigten Papiermengen drastisch zu reduzieren. Von der Digitalisierung erhoffen sich einige, dass sie zu einer Übermittlung von Daten und Informationen ohne Papier beitragen wird. Sämtliche Unterlagen können digitalisiert, abgelegt und mittels Algorithmen in kürzester Zeit wiedergefunden werden. Der Kontakt mit Kunden und Partnern könnte per Messenger oder E-Mail erfolgen und somit Briefpost unnötig machen. Auch für die interne Kommunikation könnten digitale Kanäle genutzt werden.
Die Praxis zeigt jedoch, dass sich die Betriebe in eine andere Richtung entwickeln. Sie nutzen nach wie vor vorrangig Papier für die Datenablage und die Kommunikation und rechnen mit einem Anstieg des Papierbedarfs in den kommenden Jahren. Einige gehen sogar davon aus, dass sich die verwendete Papiermenge vervierfachen könnte, berichtet Steffen Unmuth auf it-daily.net. Wie kommt es also, dass die Digitalisierung nicht dazu führt, dass Unternehmen weniger Papier verwenden?
Ein Grund für die anhaltende Beliebtheit von Papier in Unternehmen besteht darin, dass es einfach zu verwenden ist. Dokumente lassen sich innerhalb kürzester Zeit erstellen, ausdrucken und verschicken. Auch der Umgang mit eingehenden Kundenanfragen gelingt deutlich schneller, wenn sie mittels Papier erfolgen. Die Mitarbeiter öffnen die Briefe, lesen sie und leiten entsprechende Maßnahmen ein. Solche Unterlagen jedoch einzuscannen und die entstehenden Dokumente digital auszuwerten und zu archivieren kostet Zeit und Mühe.
Hinzu kommt, dass viele Menschen die Kommunikation mittels Papier als äußerst angenehm empfinden. Sie haben sich an das Abheften von Unterlagen gewöhnt und haben kein Interesse daran, ihre Computer und Smartphones regelmäßig nach Schreiben zu durchsuchen. Wenn sich Unternehmen der Digitalisierung erfolgreich stellen wollen, dürfen sie also nicht versuchen, das Papier aus ihren Prozessen zu verbannen. Hierdurch werden sie von ihren Kunden nicht für ihre fortschrittliche Arbeitsweise belohnt, sondern verlieren häufig Kunden, die auf ihr Papier nicht verzichten wollen.
Für die internen Prozesse ist es durchaus möglich, in einigen Bereichen auf Papier zu verzichten. Das lohnt sich jedoch nur, wenn die hierfür notwendigen Technologien zur Verfügung stehen. Die Betriebe sind beispielsweise auf moderne Scanner angewiesen, die Dokumente in möglichst kurzer Zeit erkennen, scannen und ablegen können. Für die Betriebe sind das Echtzeit-Scannen und die Echtzeit-Datenextraktion äußerst reizvoll. Mit solchen Verfahren ist es schon heute möglich, bis zu 730 DIN A4-Seiten in der Minute zu scannen. Innerhalb eines Tages können so etwa 30.000 Seiten digitalisiert, abgelegt, abgerufen und relevante Prozesse in die Wege geleitet werden.
