Letzte Woche hat mir der Kassenwart meines Sportvereins eine Excel-Tabelle aus dem Jahr 2014 geschickt. Per E-Mail. Mit „Mitgliederliste_final_v3_neu_wirklich_final.xls“ als Dateinamen. Ich musste lachen. Und dann nachdenken: Warum schleppen sich Deutschlands 600.000 Vereine noch immer mit Lösungen aus der digitalen Steinzeit herum, während Open-Source-Software das Vereinsmanagement so viel leichter machen könnte?
Kennen Sie das? Der Vorstand trifft sich, um über neue Mitgliedsbeiträge zu diskutieren – und niemand weiß genau, wer eigentlich noch zahlt und wer nicht. Die Trainingszeiten wurden geändert, aber irgendwie hat es nicht jeder mitbekommen. Und die Jahreshauptversammlung steht an, doch die Mitgliederliste ist ein Flickenteppich aus verschiedenen Dokumenten.
Genau hier liegt das Problem. Nicht in fehlender Motivation. Sondern in fehlenden Werkzeugen, die tatsächlich zum Vereinsalltag passen.
Hand aufs Herz: Die meisten kommerziellen Vereinssoftware-Lösungen sind entweder überteuert oder mit Funktionen vollgestopft, die kein Mensch braucht. Open Source bietet hier einen cleveren Mittelweg – kostenlos, flexibel und oft erstaunlich leistungsfähig.
Fangen wir mit dem Platzhirsch an. JVerein ist so etwas wie der VW Golf unter den Vereinsverwaltungstools – zuverlässig, ausgereift, manchmal etwas spröde im Design. Aber es funktioniert.
Die Software läuft auf Windows, macOS und Linux. Das ist schon mal praktisch, denn nicht jeder Verein hat die gleiche IT-Infrastruktur. JVerein deckt die Basics ab: Mitgliederverwaltung, Beitragsverwaltung, Spendenbescheinigungen. Klingt langweilig? Ist es auch. Aber genau diese Langeweile macht den Charme aus – es gibt keine überflüssigen Features, die den Kassenwart verwirren.
Der Clou: JVerein bindet sich an das Open-Source-Banking-Tool Hibiscus an. Damit lassen sich Lastschriften und Überweisungen direkt aus der Vereinsverwaltung heraus durchführen. Apropos Banking – wer sein Vereinskonto online eröffnen möchte, findet heute deutlich mehr Optionen als noch vor ein paar Jahren. Die Zeiten, in denen man persönlich zur Bankfiliale pilgern musste, sind vorbei.
Was mir an JVerein gefällt: Die Community. Bei Problemen findet man Hilfe in deutschen Foren, und die Entwickler reagieren tatsächlich auf Feedback. Was nervt: Die Oberfläche sieht aus wie aus den frühen 2000ern. Funktional? Ja. Sexy? Nein.
Moment mal, Nextcloud? Ist das nicht einfach nur Cloud-Speicher?
Dachte ich auch. Bis ich gesehen habe, was die Plattform mit den richtigen Apps alles kann. Nextcloud lässt sich mit Extensions zu einem kompletten Vereins-Hub ausbauen: Kalender für Termine, Deck für Aufgabenverwaltung, Talk für Videokonferenzen, Forms für Umfragen.
Der größte Vorteil: Datenschutz. Nextcloud läuft auf dem eigenen Server oder bei einem deutschen Hoster. Die Daten bleiben im eigenen Hoheitsgebiet. Für Vereine, die mit sensiblen Mitgliederdaten hantieren, ist das Gold wert. DSGVO-konform? Check.
Ein Freund von mir betreut einen Kulturverein mit Nextcloud. Die Theatergruppe lädt ihre Probenvideos hoch, der Vorstand diskutiert in Deck über anstehende Projekte, und der Kalender zeigt allen, wann die nächste Veranstaltung ansteht. Alles an einem Ort. Keine zehn verschiedenen Tools mehr.
Einziger Wermutstropfen: Die Einrichtung erfordert etwas technisches Know-how. Aber wer in seinem Verein jemanden mit IT-Affinität findet, bekommt hier ein mächtiges Werkzeug.
Jahreshauptversammlungen sind das Rückgrat der Vereinsdemokratie. Und gleichzeitig oft ein organisatorischer Albtraum. Wer hat welche Anträge gestellt? Wie lautet nochmal die genaue Formulierung? Und wer protokolliert eigentlich mit?
OpenSlides räumt mit diesem Chaos auf.
Die Software digitalisiert Versammlungen von A bis Z: Anträge einreichen, Tagesordnung erstellen, Abstimmungen durchführen, Ergebnisse protokollieren. Live und transparent. Jedes Mitglied kann per Smartphone oder Laptop mitverfolgen, was gerade passiert. Abstimmungen laufen elektronisch ab – keine Zettelwirtschaft mehr.
Besonders clever: OpenSlides eignet sich auch für hybride Veranstaltungen. Einige Leute vor Ort, andere per Video zugeschaltet? Kein Problem. Die Software synchronisiert alles in Echtzeit.
Ich habe das bei einem Sportverein mit 300 Mitgliedern gesehen. Die Jahreshauptversammlung lief so reibungslos, dass selbst die skeptischen Altmitglieder beeindruckt waren. Und das will was heißen.
E-Mail-Verteiler nerven. Wirklich. Jeder antwortet allen, die Threads werden unübersichtlich, und wichtige Infos verschwinden im Postfach-Nirvana.
Discourse ist das Gegenmittel. Ein modernes Forum, das aussieht und funktioniert wie die Social-Media-Plattformen, die wir alle kennen. Mitglieder können Themen erstellen, diskutieren, abstimmen. Alles ist durchsuchbar, kategorisierbar und bleibt dauerhaft verfügbar.
Das wirklich Pfiffige: Discourse funktioniert auch als Nachrichtenkanal. Wichtige Ankündigungen? Als angepinntes Thema nach oben. Diskussion über das nächste Vereinsfest? Ein eigener Thread. Jemand sucht eine Mitfahrgelegenheit zum Auswärtsspiel? Kein Problem.
Die Software lässt sich mit Single Sign-On integrieren – Mitglieder können sich mit ihrem bestehenden Vereins-Account einloggen. Und das Beste: Discourse ist hochgradig anpassbar. Corporate Design des Vereins? Lässt sich einbauen. Spezielle Berechtigungen für Vorstandsmitglieder? Kein Thema.
Jetzt wird es ambitioniert. Odoo ist eigentlich eine ERP-Software für Unternehmen. Aber – und das ist der Knackpunkt – sie lässt sich modular einsetzen und eignet sich perfekt für größere Vereine mit komplexeren Anforderungen.
Was kann Odoo? Eigentlich alles. Mitgliederverwaltung. Buchhaltung. Projektverwaltung. CRM. Website-Integration. Veranstaltungsmanagement. Die Frage ist eher: Was braucht Ihr Verein davon?
Ein Beispiel: Ein Kulturverein mit mehreren Sparten (Theater, Musik, Kunst) nutzt Odoo, um alle Bereiche unter einem Dach zu organisieren. Jede Sparte hat ihre eigenen Projekte, aber die Finanzen laufen zentral über ein System. Mitglieder können sich über die Website für Kurse anmelden, die Bezahlung wird automatisch erfasst, und die Buchhaltung freut sich über saubere Zahlen.
Der Haken: Odoo ist komplex. Die Einrichtung braucht Zeit und jemanden, der sich damit auskennt. Aber für Vereine, die ernsthaft digitalisieren wollen und bereit sind, etwas Arbeit zu investieren, ist es eine Überlegung wert.
Mal ehrlich: Wie oft wurden in Ihrem Verein schon To-Dos vergessen? „Wer kümmert sich eigentlich um die Getränkebestellung?“ – „Dachte ich, du machst das!“
Wekan bringt Kanban-Boards in den Vereinsalltag. Die Idee ist simpel: Aufgaben werden als Karten auf einem Board dargestellt. Spalten zeigen den Status: „Zu erledigen“, „In Arbeit“, „Erledigt“. Jeder sieht sofort, wer was macht und wie weit die Arbeit ist.
Das Tool ist schlanker als die bekannten kommerziellen Alternativen wie Trello, aber für Vereine absolut ausreichend. Boards für verschiedene Teams (Veranstaltungsorganisation, Jugendarbeit, Marketing), Deadlines setzen, Kommentare hinzufügen – alles drin.
Und weil Wekan Open Source ist, läuft es auf dem eigenen Server. Keine Abhängigkeit von externen Anbietern, keine monatlichen Gebühren.
Nicht jeder Verein braucht die digitale Vollausstattung. Starten Sie klein und bauen Sie aus, wenn es nötig wird.
Kleiner Verein (bis 50 Mitglieder): JVerein für die Mitgliederverwaltung, Nextcloud für Dokumente und Kalender. Fertig. Das reicht völlig.
Mittlerer Verein (50-200 Mitglieder): JVerein plus Nextcloud, ergänzt um Discourse für die interne Kommunikation. Wenn Versammlungen anstehen: OpenSlides dazunehmen.
Großer Verein (200+ Mitglieder): Hier wird es individuell. Odoo als zentrale Plattform könnte Sinn machen, kombiniert mit spezialisierten Tools für einzelne Bereiche.
Wichtig: Nicht alles auf einmal einführen. Technik-Umstellungen im Ehrenamt brauchen Zeit und Geduld. Lieber ein Tool richtig implementieren als fünf halbherzig.
Seien wir ehrlich. Open Source ist kein Selbstläufer.
Erstens: Die Einrichtung erfordert technisches Verständnis. Nicht jeder Verein hat einen IT-affinen Menschen im Team. Und nein, „mein Enkel kennt sich mit Computern aus“ reicht nicht immer.
Zweitens: Support läuft über Communities und Foren. Keine Hotline, kein Kundendienst, der sofort hilft. Wenn am Sonntagabend vor der Jahreshauptversammlung etwas nicht funktioniert, sind Sie auf sich gestellt.
Drittens: Updates und Wartung bleiben an Ihnen hängen. Kommerzielle Anbieter kümmern sich automatisch darum. Bei selbst gehosteten Open-Source-Lösungen müssen Sie ran – oder jemanden finden, der es tut.
Aber – und das ist das Entscheidende – diese Nachteile wiegen für viele Vereine weniger schwer als die Vorteile: keine laufenden Kosten, volle Kontrolle über die Daten, Anpassbarkeit.
Sie sind überzeugt? Gut. Dann nicht einfach blindlings loslegen.
Schritt eins: Bestandsaufnahme. Welche Prozesse laufen aktuell analog oder mit veralteten Tools? Wo tut es am meisten weh? Da sollten Sie anfangen.
Schritt zwei: Ein bis zwei Leute finden, die sich kümmern. Digitalisierung im Verein funktioniert nicht als Einzelkampf. Sie brauchen mindestens einen Tech-Verantwortlichen und idealerweise eine Backup-Person.
Schritt drei: Klein starten. Nicht sofort die gesamte Vereinsverwaltung umkrempeln. Ein Tool testen, Feedback einholen, anpassen.
Schritt vier: Schulungen anbieten. Ja, auch für die ältere Generation. Gerade die langjährigen Mitglieder müssen mitgenommen werden, sonst scheitert jede Digitalisierung.
Und bitte, bitte: Dokumentieren Sie alles. Wer hat Admin-Rechte? Wo liegen die Backups? Wie funktioniert der Login? Das klingt banal, aber ich habe schon Vereine erlebt, die ihre eigene Cloud-Infrastruktur nicht mehr verwalten konnten, weil der einzige Mensch mit Ahnung weggezogen war.
Kommen wir nochmal aufs Konto zurück. Denn selbst die beste Vereinsverwaltung bringt nichts, wenn die Finanzen nicht stimmen.
Moderne Finanzlösungen für Vereine bieten heute deutlich mehr als ein simples Girokonto. Online-Banking-Integration, automatische Zuordnung von Zahlungen zu Mitgliedern, Export für die Buchhaltung. Das funktioniert inzwischen digital und ziemlich reibungslos.
Die Integration mit JVerein und Hibiscus ist ein gutes Beispiel dafür, wie sich verschiedene Tools sinnvoll verzahnen lassen. Mitgliedsbeiträge per SEPA-Lastschrift einziehen? Ein paar Klicks, fertig. Spendenbescheinigungen generieren? Automatisch. Die Buchhaltung exportieren? Als CSV oder direkt ins Steuerprogramm.
Was früher Stunden Arbeit bedeutete, läuft heute fast von selbst. Und genau darum geht es: Zeit sparen für die Dinge, die wirklich zählen. Nämlich das Vereinsleben selbst.
Sarkasmus beiseite: Sie können es sich nicht leisten.
Vereine sterben nicht, weil die Mitglieder keine Lust mehr haben. Sie sterben, weil der Verwaltungsaufwand zu groß wird. Weil sich niemand mehr findet, der Kassenwart sein will. Weil die Organisation einer einzigen Veranstaltung drei Abende Meeting bedeutet.
Digitale Tools ändern das fundamental. Sie machen Vereinsarbeit effizienter, transparenter, weniger zeitraubend. Und – nicht zu vergessen – attraktiver für jüngere Generationen, die digitale Organisation von der Arbeit gewohnt sind.
Open Source bietet hier einen pragmatischen Weg: professionelle Lösungen ohne Budgetbelastung. Das ist nicht nur eine technische Entscheidung. Es ist eine strategische.
Ehrenamt 4.0 ist kein Hexenwerk. Es ist auch kein Luxus für technikaffine Großvereine. Es ist Handwerkszeug für alle, die ihren Verein zukunftsfähig machen wollen.
Die Tools sind da. Open Source, ausgereift, kostenlos. Was fehlt, ist oft nur der Mut, den ersten Schritt zu machen. Dieser Schritt muss nicht groß sein. JVerein installieren. Nextcloud aufsetzen. Ein Kanban-Board testen.
Und dann? Erleben, wie viel Zeit plötzlich für das Wesentliche bleibt: das Vereinsleben selbst. Die Projekte, die Gemeinschaft, die Leidenschaft, für die man sich ehrenamtlich engagiert.
Die Excel-Tabelle von 2014 kann dann endlich in den digitalen Ruhestand. Sie hat lange genug gedient.
