Die elektronische Rechnung ist in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 geltendes Recht. Dennoch bestehen in vielen Unternehmen weiterhin Unsicherheiten darüber, welche Anforderungen konkret gelten und ab wann sie greifen. Ein häufig geäußerter Einwand lautet, man verschicke Rechnungen ohnehin längst als PDF per E-Mail. Diese Einschätzung greift zu kurz und kann ab 2027 zu erheblichen steuerlichen und operativen Risiken führen.
Der Beitrag ordnet die gesetzlichen Vorgaben ein, beschreibt die relevanten Formate und skizziert einen praxistauglichen Fahrplan. Er richtet sich an Geschäftsführungen, Finanzleitungen und IT-Verantwortliche, die ihre Rechnungsprozesse rechtskonform und wirtschaftlich sinnvoll umstellen möchten.
Die elektronische Rechnung im gesetzlichen Sinne
Eine E-Rechnung im Sinne des Wachstumschancengesetzes ist nicht mit einer digital übermittelten Rechnung gleichzusetzen. Weder eine eingescannte Papierrechnung noch eine gestaltete PDF-Datei erfüllen die neuen Anforderungen. Entscheidend ist, dass die Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegt, das eine automatisierte Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe ermöglicht. Die Rechnungsdaten müssen sich also unmittelbar in das ERP– oder Buchhaltungssystem des Empfängers übernehmen lassen.
Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931, die ein semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen definiert. Eine Rechnung, die lediglich aus einem Bild oder unstrukturiertem Text besteht, gilt rechtlich als sonstige Rechnung und ist im B2B-Bereich nur noch während der Übergangsphase zulässig.
Zeitlicher Ablauf der Pflichten
Empfangspflicht seit dem 1. Januar 2025
Seit Jahresbeginn 2025 muss jedes in Deutschland ansässige Unternehmen strukturierte E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können, unabhängig von Größe, Branche oder Rechtsform. Eine Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr erforderlich. Für den Empfang genügt formal ein E-Mail-Postfach, wirtschaftlich sinnvoll ist dieser Minimalansatz jedoch nur selten.
Übergangsphase bis Ende 2026
Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Papierrechnungen und nicht strukturierte elektronische Rechnungen wie klassische PDF-Dateien weiterhin ausgestellt werden, sofern der Empfänger zustimmt.
Ausstellungspflicht ab dem 1. Januar 2027
Ab diesem Stichtag müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro ihre B2B-Rechnungen verpflichtend in strukturierter Form ausstellen. Kleinere Unternehmen profitieren zunächst noch von einer verlängerten Übergangsfrist.
Vollständige Pflicht ab dem 1. Januar 2028
Spätestens ab diesem Datum enden sämtliche Übergangsregelungen. Alle inländischen B2B-Rechnungen sind dann ausnahmslos in einem Format auszustellen, das der Norm EN 16931 entspricht.
Relevante Formate im Überblick
XRechnung
XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format, das ursprünglich für die Kommunikation mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt wurde. Es enthält ausschließlich strukturierte Daten und verzichtet auf eine visuelle Darstellungsebene. Im öffentlichen Sektor ist es De-facto-Standard.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ist für viele mittelständische Unternehmen die pragmatische Wahl. Das hybride Format kombiniert eine menschenlesbare PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Daten gemäß EN 16931. Empfänger erhalten eine Rechnung, die sich wie gewohnt anzeigen und archivieren lässt, während im Hintergrund alle relevanten Daten maschinenlesbar mitgeliefert werden.
PEPPOL
PEPPOL ist kein Rechnungsformat, sondern ein Netzwerk zum sicheren Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen und Behörden in mehr als dreißig Ländern. Für international aufgestellte Unternehmen stellt PEPPOL häufig die wirtschaftlichste Lösung dar.
Typische Umsetzungsrisiken
Unternehmen unterschätzen weniger die gesetzliche Pflicht als solche, sondern die damit verbundenen technischen und organisatorischen Konsequenzen.
Der bloße Empfang einer E-Rechnung ist nicht gleichbedeutend mit ihrer automatisierten Verarbeitung. Wer nur den Empfangskanal einrichtet, schafft keinen Effizienzgewinn, sondern eine neue Datenquelle mit manuellem Nachbearbeitungsaufwand.
Eine saubere automatisierte Verarbeitung setzt zudem voraus, dass Lieferanten, Artikelnummern, Kontierungen und Steuerschlüssel konsistent gepflegt sind. Die neuen Prozesse machen bestehende Datenlücken unmittelbar sichtbar.
Ältere Versionen vieler ERP- und Buchhaltungslösungen können strukturierte Formate nicht ohne zusätzliche Module verarbeiten. Unternehmen sollten zeitnah prüfen, welche Formate tatsächlich unterstützt werden.
Eine E-Rechnung ist elektronisch, unveränderbar und für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen revisionssicher zu archivieren. Die bloße Ablage in einem E-Mail-Postfach oder auf einem Netzlaufwerk erfüllt diese Anforderungen nicht.
E-Rechnung in der Praxis: Automatisierte Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten im ERP-System Quellenangabe: Bild erstellt mit KI (generiert für redaktionelle Zwecke)
Fahrplan für eine kontrollierte Umstellung
Schritt: Bestandsaufnahme.
Erfassen Sie das monatliche Rechnungsvolumen im Ein- und Ausgang, die genutzten Übertragungskanäle, die beteiligten Systeme sowie die bestehenden Freigabe- und Buchungsprozesse.
Schritt: Prüfung der Systemlandschaft.
Klären Sie, welche Formate und Versionen Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem unterstützt. Parallel sollten die wichtigsten Kunden und Lieferanten zu ihren Formatpräferenzen befragt werden.
Schritt: Entscheidung über Format und Kanal.
Für mittelständische Unternehmen bietet ZUGFeRD in vielen Fällen den komfortabelsten Einstieg. Unternehmen mit Bezug zu öffentlichen Auftraggebern kommen an XRechnung nicht vorbei. Bei internationaler Ausrichtung empfiehlt sich eine Auseinandersetzung mit PEPPOL.
Schritt: Pilotierung.
Eine Umstellung im Big-Bang-Modus ist nicht zu empfehlen. Wählen Sie einen überschaubaren Pilotbereich, etwa eine definierte Kundengruppe, und weiten Sie die Umstellung sukzessive aus.
Schritt: Archivierung und Governance.
Benennen Sie fachliche Verantwortliche, schulen Sie die betroffenen Mitarbeitenden und richten Sie ein internes Monitoring für regulatorische Entwicklungen ein.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht ist ein regulatorisches Projekt mit klarer Zeitachse und erheblicher Tragweite. Seit dem 1. Januar 2025 besteht die Empfangspflicht, ab 2027 folgt die Ausstellungspflicht für größere Unternehmen, ab 2028 gilt sie ausnahmslos. Wer sich jetzt strategisch mit Formaten, Systemen und Prozessen auseinandersetzt, verfügt über ausreichend Zeit für eine kontrollierte und wirtschaftlich sinnvolle Umstellung. Wer wartet, riskiert eine hektische Einführung unter Zeitdruck. Die Werkzeuge sind verfügbar, die Formate erprobt, und das Angebot spezialisierter Dienstleister ist breit genug, um für jede Unternehmensgröße eine passende Lösung bereitzustellen.
Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnungspflicht
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für kleine Unternehmen?
Ja. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, unabhängig von Größe, Branche oder Rechtsform. Bei der Ausstellungspflicht gibt es hingegen eine Staffelung: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen ab dem 1. Januar 2027 strukturierte E-Rechnungen ausstellen, kleinere Unternehmen erhalten eine verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027.
Reicht es aus, Rechnungen weiterhin als PDF per E-Mail zu versenden?
Nein. Ein klassisches PDF erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht, da es kein strukturiertes, maschinenlesbares Format darstellt. Nur bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Papierrechnungen und unstrukturierte PDF-Dateien im B2B-Bereich noch ausgestellt werden, und auch dies nur mit Zustimmung des Empfängers.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format ohne visuelle Darstellungsebene und hat sich vor allem im öffentlichen Sektor etabliert. ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das eine menschenlesbare PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Daten kombiniert. Für mittelständische Unternehmen ist ZUGFeRD häufig der pragmatischere Einstieg.
Genügt ein E-Mail-Postfach, um die Empfangspflicht zu erfüllen?
Formal ja, wirtschaftlich selten. Ohne einen nachgelagerten Prozess, der die strukturierten Daten ausliest, validiert und in die Buchhaltung überführt, entsteht kein Effizienzgewinn, sondern lediglich ein zusätzlicher Kanal mit manuellem Nachbearbeitungsaufwand.
Wie müssen E-Rechnungen archiviert werden?
E-Rechnungen sind elektronisch, unveränderbar und für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen revisionssicher zu archivieren. Die bloße Ablage in einem E-Mail-Postfach oder auf einem Netzlaufwerk erfüllt diese Anforderungen nicht. Ein dokumentiertes Archivierungskonzept mit geregelten Zugriffs- und Löschprozessen ist verpflichtend.
Was passiert ab dem 1. Januar 2028?
Ab diesem Stichtag enden sämtliche Übergangsregelungen. Alle inländischen B2B-Rechnungen müssen dann ausnahmslos in einem Format ausgestellt werden, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht.
