Mit digitalen Prozessen in ein neues Zeitalter der Effizienz im Gesundheitswesen

Die Schlagwörter „Digitalisierung“ und „Digitale Transformation“ haben längst den IT-Bereich verlassen und sind zu einer Frage der Unternehmensstrategie geworden. Statt langwieriger und aufwändiger papiergebundener Vorgänge setzt man überall auf eine konsequente Digitalisierung. Nachrichten und Dokumente werden digital ausgetauscht und Unterschriften werden in Form von digitalen Signaturen erbracht, die die Rechtssicherheit von Verträgen bestätigen. Auch die Bereiche der öffentlichen Verwaltung erschließen zunehmend die Potenziale einer umfassenden Digitalisierung – dazu zählt auch das Gesundheitswesen.

Digitale Transformation im Gesundheitswesen

Rund um das Thema Digitale Transformation haben sich eine Reihe von Begriffen gebildet, welche nicht immer korrekt verwendet werden. Eine gute Definition lautet beispielsweise wie folgt [1]:

„Unter Digitaler Transformation versteht man die Kombination von Veränderung in Strategie, Geschäftsmodell, Organisation, Prozessen und Kultur in Unternehmen durch den Einsatz von digitalen Technologien mit dem Ziel, die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.“

Es wird klar, die Informationstechnik wird stets ein wichtigeres Werkzeug, zunehmend der Treiber der Entwicklung, aber niemals alleinig ausschlaggebend sein. Vielmehr wird es auf das richtige Zusammenspiel von Geschäftsmodell und Technik ankommen. Ein sehr umfassender Change-Prozess kann dazu führen, dass bisherige Aufgaben nunmehr auf eine neue Art gelöst werden. Eng verbunden ist damit der Innovationsbegriff. Je nach Ausmaß des Wandels, welcher durch die Digitalisierung ausgelöst wird, kann man zwischen inkrementellen und disruptiven Innovationen unterscheiden.

Inkrementelle Innovationen stellen eine schrittweise Weiterentwicklung des bisherigen Lösungsansatzes dar. Sie verbessern oder ergänzen diesen. Die grundsätzliche Vorgehensweise bleibt jedoch bestehen. Die schrittweise Verbesserung ist der Normalfall. Eine disruptive Innovation ist dagegen eine Technologie, welche ggf. das Potenzial hat, bestehende Lösungen komplett oder teilweise zu verdrängen. Sie setzt nicht auf die bereits bestehenden Ansätze auf, sondern bietet für das Problem einen neuen Lösungsansatz. Etabliert sich eine neue Lösung, wird das bisherige Vorgehen mittelfristig infrage gestellt und langfristig auch verdrängt (Abbildung 1).

Diese allgemeinen Zusammenhänge haben sich bereits mehrfach im industriellen Umfeld bestätigt, gelten jedoch ebenfalls im Bereich der öffentlichen Verwaltung und im Gesundheitswesen. Auch hier gibt es eine kontinuierliche Verbesserung von etablierten Verwaltungsprozessen. Mit dem Thema Digitalisierung hält jedoch in diesen Bereichen ein grundsätzlicher Wandel Einzug, welcher etablierte und durchaus erprobte Verfahrensweisen komplett verändert. Dieser umfassende Wandel ist für die Betroffenen und Beteiligten Potenzial und Bedrohung gleichermaßen. Organisationen, die diesen Wandel aktiv angehen, haben die Chance auf einen Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz.

Verpasst man diese Möglichkeiten oder ignoriert man deren Notwendigkeit zu lange, kann dies zu erheblichen Problemen, bis hin zu einer drohenden Marktverdrängung führen. Die Beteiligten im Gesundheitswesen – sowohl die Leistungserbringer als auch die Krankenkassen – stehen untereinander in einem Wettbewerb. Sie alle stehen vor der Herausforderung, mit knappen Mitteln ihre Aufgaben zu erfüllen, für eine wirtschaftliche Erbringung der Leistungen zu sorgen und damit negative Auswirkungen auf die gesetzlich normierte Beitragssatzstabilität zu vermeiden. Auch im Gesundheitswesen besteht daher aus den unterschiedlichsten Gründen die Notwendigkeit, die Potenziale der Digitalisierung zu analysieren, deren Umsetzung zu prüfen und letztendlich in einen regelhaften Praxisbetrieb zu überführen. Wie das gelingen kann, zeigen Auszüge aus einem Fallbericht der BKK Linde, die diverse Prozesse umfassend digitalisiert hat [3].

Digitalisierung bei der BKK Linde

Wie jede andere gesetzliche Krankenkasse muss die BKK Linde in einem jährlichen Turnus die Voraussetzungen zur Durchführung der kostenfreien Familienversicherung überprüfen. Sie erhebt dafür regelmäßig persönliche Daten – insbesondere Alter, Einkommen und Familienverhältnisse. Im bisher üblichen Vorgehen versandte die BKK Linde dazu jedes Jahr ca. 20 Tausend Briefe an die Versicherten. Dann scannte und bearbeitete sie die Papierdokumente. Durch notwendige Erinnerungen und durch möglicherweise entstehende Überschneidungen entstand jedes Jahr ein erheblicher Aufwand. Das Verfahren wird durch das Bundesversicherungsamt als staatliche Aufsichtsbehörde kontrolliert. Stellt das Amt Fehler in der Bearbeitung fest, erfolgt eine Hochrechnung auf die Gesamtzahl der Versicherten. Bereits wenige Fehler können daher zu einem finanziellen Schaden in Höhe von mehreren Millionen Euro führen. Weitere Nachteile der papiergebundenen Bearbeitung waren eine hohe Kundenunzufriedenheit, lange Bearbeitungszeiten und daraus resultierend eine Mitarbeiterunzufriedenheit.

Durch eine umfassende Digitalisierung dieses manuellen Prozesses wollte die BKK Linde Verbesserungen auf allen Ebenen erreichen. Das Projekt führte sie unter dem Namen „Familienbestandspflege“. Das Ziel war, die Bearbeitungsgeschwindigkeit zu erhöhen, den Verwaltungsaufwand zu senken und damit das Prüfverfahren weitgehend zu einem vorgegebenen Stichtag abzuschließen. In der praktischen Umsetzung wurde dazu eine Mobile App entwickelt, welche die Kommunikation und den Datenaustausch der BKK Linde mit ihren Versicherten künftig vollständig abwickeln soll. Die bereitgestellte responsive Mobile App (Abbildung 2) erfüllt alle Anforderungen an eine moderne User Experience.

Technologisch wurde das Projekt in nur drei Monaten umgesetzt. Die Basis bildet die digitale Plattform Easy ApiOmat [3]. Realisiert wurden u.a. die folgenden Einzelfunktionen: Gestaltung des Frontends, Authentifizierung, Laden der Daten, Umsetzung eines spezifischen Regelwerkes, Erstellen der Dokumente, Erzeugen der Aufgaben, Berechnen der Prüfdaten, Anbinden an das bestehende Kernsystem, Archivierung und die Interaktion mit weiteren Datenbanken.

Die Ergebnisse

Mit dem erfolgreichen Projektabschluss erreichte die BKK Linde alle gesteckten Ziele. Die digitale Rücklaufquote lag bei 96 Prozent. Bei 70 Prozent aller Fälle konnte eine Blindverarbeitung durchgeführt werden. Das heißt, ein manuelles Bearbeiten durch einen Sachbearbeiter war nicht notwendig. Zuvor lag diese Quote bei null Prozent. Allein dadurch sparte die BKK Linde 49.290 Minuten manueller Arbeit. Die gesamte Bearbeitungszeit wurde um 80 Prozent verkürzt. In nur drei Jahren führt dies zu Kosteneinsparungen von ca. 165.000 Euro. Weitere positive Nebeneffekte der Digitalisierung sind eine erhöhte Kundenzufriedenheit und die Erkenntnis, dass die BKK Linde und deren Versicherte auf dem Weg zu einer erfolgreichen Digitalisierung ein großes Stück vorangekommen sind. Die BKK Linde hat damit ihre Marktposition verbessert.

Die durchweg positiven Ergebnisse dieses Projektes haben die BKK Linde dazu bewegt, weitere Geschäftsprozesse, wie zum Beispiel die „Elektronische Krankmeldung“ oder das „Krankenhausentlassungsmanagement“ mithilfe der Plattform Easy ApiOmat zu digitalisieren. Diese bietet eine umfassende Palette an Servicefunktionen, welche bei vielen Digitalisierungsprojekten gefragt sind. Dazu zählen beispielsweise eine adaptive Integration der „neuen“ IT (in diesem Fall die Mobile App) an die bestehende IT-Infrastruktur (Legacy IT), eine breite Unterstützung vielfältiger Frontend-Kanäle mit diverser Software Development Kits und Programmiersprachen, die Möglichkeiten einer umfassenden Skalierung bei Ausweitung der Geschäftsprozesse und die Erfüllung aller Anforderungen bezüglich Datenschutz, Rollenzuteilung und Nachverfolgung (Logging). Für darüber hinaus gehende Anforderungen bietet die Plattform moderne Ansätze der Analyse des Nutzerverhaltens (Web und App Analytics und App Insight).

Digital sichererer durch die Corona-Krise

Die aktuelle Situation der Corona-Krise stellte auch die Verantwortlichen im Gesundheitswesen vor vollständig neue Herausforderungen. Einerseits sind umfassende Auflagen an Kontaktbeschränkungen einzuhalten. Andererseits sind die zahlreichen Aufgaben der gesetzlichen Krankenversicherung weiterhin zu erfüllen. Für einen kontaktlosen Austausch wichtiger Dokumente zwischen den Versicherten und der Krankenkasse ist es der BKK Linde gelungen, in nur vier Tagen einen „Digitalen Postservice“ [4] zu implementieren (Abbildung 3). Auf diese Weise ist eine reibungslose und sichere Kommunikation auch in dieser schwierigen Zeit möglich.

Fazit

Die Digitale Transformation bietet auch im Bereich des Gesundheitswesens viele Potenziale. Der Umfang der ausgelösten Änderungen ist dabei oft umfassend und kann den Charakter einer disruptiven Innovation haben. Organisationen, die diese Chancen nutzen, können sich gegenüber der Konkurrenz absetzen, ihren Kunden einen Mehrwert bieten und – wie gezeigt – die Arbeitsfähigkeit bei besonderen Herausforderungen sicherstellen.

Quellen

[1] Back, A; Berghaus, S.: Digital Maturity & Transformations Studie, Institut für Wirtschaftsinformatik St. Gallen und Crosswalk AG, https://dokumen.tips/technology/allgeier-schweiz-ag-02-digitalisierung-in-der-praxis.html

[2] Christensen, C. M.: The Innovator’s Dilemma, München: Vahlen, 2013.

[2] https://easy-software.com/de/referenzen/bkk-linde-delegiert-kundenanliegen-digital/

[3] https://easy-software.com/de/software/multi-experience-services/multi-experience-plattform/