Um im digitalen Zeitalter wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen ihre Geschäftsprozesse automatisieren und digitalisieren. Dafür müssen sie zunächst ihre internen Abläufe analysieren, um so Optimierungspotenziale zu erkennen. Ein mögliches Vorgehen bietet dabei die Prozess-Potenzialanalyse (PPA). Die Analyse verhilft in fünf Schritten schnell zu einem Überblick über alle Prozesse, identifiziert genau die Prozesse, die am besten für eine Automatisierung geeignet sind und liefert ein grobes Sollkonzept sowie eine Return-on-Investment (ROI)-Berechnung.
Effiziente Geschäftsprozesse sind ausschlaggebend für den Erfolg eines Unternehmens. Manuelle Prozesse können mithilfe von Automatisierung und Digitalisierung schlanker, besser und schneller durchgeführt werden. Wenn es jedoch darum geht, diese Prozesse zu identifizieren, wissen viele Unternehmen gar nicht, wo sie anfangen sollen. Um festzustellen, welche Geschäftsprozesse unnötigerweise Zeit und Geld kosten, bietet sich die Methode der Prozess-Potenzialanalyse an. Diese Analyse trägt zum Unternehmenserfolg bei, indem sie identifiziert, welche Prozesse Optimierungspotenzial haben und im Unternehmen automatisiert werden können. Neben der Analyse dieses Rationalisierungspotenzial liefert sie außerdem die Basis für das weitere Vorgehen bei der Automatisierung.
Prozess-Potenzialanalyse – Schritt für Schritt
Die Prozess-Potenzialanalyse startet im ersten Schritt damit, sich einen Überblick über vorhandene Prozesse wie Kernprozesse, Unterstützungsprozesse und Managementprozesse zu verschaffen. Anhand der daraus entstandenen Prozesslandkarte wird ermittelt, welche Prozesse innerhalb eines Unternehmens automatisiert werden können und sollen. Insbesondere unternehmensübergreifende, zeitkritische, standardisierbare Prozesse, die eine hohe Wiederholungsrate sowie viele Schnittstellen und Beteiligte haben, eignen sich für eine Automatisierung. Hierzu gehören unter anderem Anfragebearbeitung, Beschwerdemanagement, Kundendienst oder Qualitätssicherung. Am Ende dieses ersten Schritts steht ein Prozessportfolio, welches als Basis für die weitere Analyse dient.
Einflussfaktoren für die Bewertung: KEF, TEF und WF
In den Schritten zwei bis vier werden die ausgewählten Prozesse einer genaueren Betrachtung im Hinblick auf unterschiedliche Faktoren unterzogen: kritische Erfolgsfaktoren (KEF), Technische Erfolgsfaktoren (TEF) und Weiche Faktoren (WF).
Zu den KEFs gehören:
- Budget
- Ressourcen
- Komplexität
- Einbindung von Kunden bzw. Anwendern
TEFs werden herangezogen, um Prozesse auf ihre Tauglichkeit für eine digitale Prozess-Automatisierungsplattform hin zu überprüfen. Dazu gehören:
- Beschaffenheit der IT-Landschaft
- vorhandene Prozess- und IT-Standards
- Bearbeitungsgeschwindigkeit
- Nachvollziehbarkeit der Prozesse
Nicht zuletzt finden auch WFs Berücksichtigung:
- Verfügbarkeit von Ressourcen
- Akzeptanz von Seiten der Fachabteilungen und der IT
- Identifizierung möglicher Schwachstellen
Die Faktoren werden zunächst gewichtet. Anschließend wird auf einer Skala von 0 (kein Einfluss) bis 5 (enormen Einfluss) ihr Einfluss auf die Prozesse bewertet. So lassen sich für jeden Prozess hinsichtlich KEF, TEF und WF gewichtete Summen berechnen und in eine dreidimensionale Matrix übertragen: Auf der x-Achse findet sich der Beitrag zum Unternehmenserfolg (KEF), auf der y-Achse die technische Machbarkeit (TEF). Die Größe der Kreise spiegelt die weichen Faktoren (WF) wider. Anhand dieser Matrix ist auf einen Blick erkennbar, welche Prozesse die Anforderungen im Hinblick auf die Erfolgsfaktoren am besten erfüllen und damit bei einer Automatisierung Priorität haben sollten.
ROI-Kalkulation: Rechnet sich die Automatisierung?
Nachdem nun die Reihenfolge der zu automatisierenden Prozesse festgelegt ist, erfolgt im fünften Schritt die ROI-Kalkulation. Im Zuge dieser wird festgestellt, ob sich die Automatisierung der priorisierten Prozesse rechnet. Hierfür wird zunächst der Ist-Zustand analysiert und anschließend das Soll-Modell nach der Automatisierung definiert. Betrachtet werden unter anderem Punkte wie Zeitersparnis, benötigten Dienstleistungen sowie erforderliche Investitionen. Auf dieser Basis findet eine präzise ROI-Berechnung statt.
Vorteile einer Prozess-Potenzialanalyse
Dank der PPA erhalten Unternehmen schnell und transparent einen Überblick über ihre Prozesse und deren Wertschöpfung. Zudem gewinnen sie Kenntnisse über Optimierungspotenziale, Veränderungen im Falle einer Prozessautomatisierung sowie eine Einschätzung des erforderlichen Funktionsumfangs des einzusetzenden BPM-Systems. Eine PPA kann jedoch noch mehr, als optimierungsbedürftige Prozesse zu identifizieren und zu priorisieren: Durch die detaillierte Analyse lassen sich sowohl generelle unternehmerische Risiken als auch spezielle Projektrisiken bei einer Prozessautomation erkennen und reduzieren. Dank der ROI-Kalkulation erhalten Unternehmen außerdem bereits vor einem möglichen Automatisierungsprojekt eine konkrete Übersicht über alle nötigen Investitionen. Zudem wird durch die enge Abstimmung mit allen Stakeholdern und am Projekt beteiligten Personen gewährleistet, dass Mitarbeiter mögliche neue Abläufe erfolgreich annehmen. Entscheiden sich Unternehmen für eine PPA mit Axon Ivy, erhalten sie darüber hinaus einen „Wissenstransfer on the Job“ und können sich nach dem Baukastenprinzip das für sie passende BPMS-Tool heraussuchen. Eine PPA ist also der ideale Anfangspunkt für ein Unternehmen, das seine Geschäftsprozesse optimieren und automatisieren möchte, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben.
Prozessoptimierung
Nachdem mithilfe der PPA die geeignetsten Prozesse identifiziert wurden, folgt die eigentliche Optimierung. Ziel ist es, die Prozesse so weit wie möglich zu digitalisieren und für eine Automatisierung vorzubereiten. Der Fokus liegt dabei darauf, Durchlaufzeiten zu verkürzen, Ressourcen ideal einzusetzen, die Produktivität zu steigern und dadurch die Qualität nachhaltig zu verbessern. Natürlich dürfen auch Aspekte wie Kostenreduzierung und Risikominimierung nicht außer Acht gelassen werden. Für die Visualisierung hat es sich bewährt, die Prozesse nach dem Modellierungsstandard BPMN grafisch zu skizzieren. Diese Methode ermöglicht es, die Schritte eines Geschäftsprozesses von Anfang bis Ende bildhaft darzustellen. So können leicht verständliche Diagramme angefertigt und geteilt werden.
Ein strukturiertes Vorgehen sieht vor, aufbauend auf den Ergebnissen aus der PPA eine Analyse des Ist-Zustandes des Prozesses mit dem höchsten Digitalisierungspotenzial durchzuführen. Die ersten Fragen, die Verantwortliche sich hier stellen müssen, sind:
- Wer führt welche Aufgaben aus?
- Wie erfolgt die Durchführung im Detail?
- Welche Abteilungen sind involviert?
- Welche Systeme spielen eine Rolle?
- Wie gestaltet sich der Arbeitsablauf?
Ein bereichsübergreifendes Prozessdenken ist notwendig, um weiterführend artikulieren zu können, wie der optimale Ablauf aussieht. Dabei muss auch in die Betrachtung einfließen, wo mögliche Schwachstellen liegen. Nur wenn all diese Aspekte eingehend durchdacht und ausformuliert werden, kann man sich ein genaues Bild des aktuellen Zustandes machen.
Der optimale Soll-Zustand: (k)ein Wunschkonzert
Nach eingehender Analyse des Ist-Zustandes wird definiert, wie der optimale Soll-Zustand auszusehen hat. Dies kann erst einmal ein „Wunschkonzert“ sein: Abläufe können – und sollen vielleicht auch – anders gedacht, umgestaltet und neu strukturiert werden. Dabei spielen die Änderung von Verfahren, die Anpassung von Freigaben oder die Abwandlung von Prozessketten eine zentrale Rolle. Die Beschreibung des Soll-Prozesses ist jedoch nur der Anfang. Im Anschluss daran muss festgestellt werden, ob die Ideen und Vorschläge auch umsetzbar sind. Dabei stellt sich nicht nur die Frage nach der fachlichen Umsetzung, sondern auch, ob und welche notwendigen technischen Voraussetzungen bereits vorhanden sind und welche erst noch geschaffen werden müssen.
Die Umsetzbarkeit auf dem Prüfstand
Um die Umsetzbarkeit zu prüfen, ist ein Fachkonzept notwendig. Dieses hat zum Ziel, die fachlichen und technischen Anforderungen sowie alle Rollen und Berechtigungen zu beschreiben. Unternehmen bekommen damit einen belastbaren und soliden Leitfaden an die Hand, in dem alle Voraussetzungen für die erfolgreiche Digitalisierung des Prozesses geschaffen sind.
Die Prozessoptimierung ist wesentliche Grundlage dafür, um im Anschluss die Automatisierung von Geschäftsprozessen in Angriff zu nehmen. Wie bereits bei der PPA hat es sich auch hier bewährt, von Anfang an alle betroffenen Unternehmensbereiche sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzubeziehen. Werden diese bei der Entscheidungsfindung und im gesamten Change-Prozess aktiv mitgenommen, können Widerstände und Ablehnung vermieden werden. Da die Optimierung von Prozessen keine einmalige Aufgabe, sondern ein kontinuierlicher Prozess ist, ist somit auch die Basis für stetige Verbesserungen, auch bekannt unter dem Begriff „kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)“, gelegt.
