Virtuelle Konferenzen, hybride Meetings und immersive Event-Plattformen gehören längst zum Standard. Doch mit dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) beginnt ein neues Kapitel der Eventbranche. KI-gestützte Lösungen ermöglichen nicht nur personalisierte Events, Erlebnisse und effizientere Planungsprozesse – sie leisten auch einen messbaren Beitrag zu mehr Nachhaltigkeit. Gerade bei einem global tätigen Unternehmen wie Proske wird dieser Zusammenhang besonders deutlich.
Künstliche Intelligenz ist längst kein abstraktes Zukunftsthema mehr. Im Eventmanagement wird sie konkret genutzt – beispielsweise bei der Analyse von Teilnehmerdaten, bei der automatisierten Kommunikation oder bei Simultanübersetzungen in Echtzeit. KI-gesteuerte Tools helfen Veranstaltern dabei, das Erlebnis für die Teilnehmer zu personalisieren und komplexe Abläufe zu automatisieren.
Larissa Steinbäcker, Co-CEO der Eventagentur Proske aus München, erläutert hinsichtlich der Rolle von KI in der Eventplanung:
„KI ist für uns ein strategisches Werkzeug, um Prozesse effizienter zu gestalten und Events zielgerichteter zu personalisieren. Wir nutzen KI beispielsweise für datengestützte Teilnehmeranalysen, im Design Prozess oder zur Formatoptimierung. Wichtig ist dabei: KI ersetzt keine Expertise – sie erweitert sie.“
Ein Beispiel dafür sind sogenannte Digitale Zwillinge, also virtuelle Abbilder von Event-Locations oder ganzen Veranstaltungen. Bereits in der Planungsphase können so Raumkonzepte simuliert, Abläufe getestet und Teilnehmende digital eingebunden werden. Das ermöglicht eine bessere Vorbereitung, vermeidet aufwendige Vor-Ort-Besichtigungen und senkt den Ressourcenaufwand erheblich.
Traditionelle Veranstaltungen sind häufig mit hohem Ressourcenverbrauch verbunden: Reisen, Transporte, physische Aufbauten, gedruckte Materialien. Digitale und KI-gestützte Formate schaffen hier Alternativen. Sie ermöglichen eine Reduktion des CO₂-Ausstoßes und helfen, nachhaltige Eventstrategien konsequent umzusetzen.
Wie das in der Praxis aussehen kann, erläutert Steinbäcker folgendermaßen:
„Nachhaltigkeit ist fester Bestandteil unseres Eventdesigns – von der Konzeption bis zur Umsetzung. Mithilfe unseres SMM-Ansatzes können wir zB systematisch CO₂-Emissionen tracken, fördern virtuelle und hybride Formate, wählen Lieferketten bewusst aus und beraten zu umweltfreundlichen Entscheidungen entlang der gesamten Event Journey. Unser Ziel: nachhaltige Events ab dem 1. Kick-off und nicht erst wenn es zum CO₂-Ausgleich kommt.”
Gerade Unternehmen mit internationaler Kundenstruktur profitieren: Teilnehmende aus aller Welt können über digitale Plattformen eingebunden werden, ohne dass Flugreisen oder große Logistikaufwände anfallen. Gleichzeitig werden Events barrierefreier – auch Menschen mit Einschränkungen oder anderen geografischen Einschränkungen können teilnehmen.
Smarte Daten für nachhaltigere Events
Ein weiterer Vorteil des KI-Einsatzes: Die dabei generierten Daten helfen nicht nur in der Planung, sondern liefern messbare Nachhaltigkeitskennzahlen. Energieverbrauch, virtuelle Interaktionen oder CO₂-Einsparungen – alles wird erfasst, analysiert und kann für die Optimierung künftiger Events genutzt werden.
Proske verfolgt einen datengetriebenen Ansatz, um die Nachhaltigkeit von Events messbar und nachvollziehbar zu machen. Mithilfe von Künstlicher Intelligenz und Data Science wird analysiert, wie nachhaltig eine Veranstaltung tatsächlich umgesetzt wurde und an welchen Stellen Optimierungspotenzial besteht. Dabei stehen konkrete Kennzahlen im Fokus, die eine transparente Bewertung ermöglichen.
Dabei steht nicht nur die Reduktion von Emissionen im Fokus. Auch der schonende Einsatz von Personal, die Vermeidung unnötiger Anreisen und der verantwortungsvolle Umgang mit Ressourcen sind Teil der Strategie.
Trotz aller technologischen Möglichkeiten gibt es in der Eventbranche auch Skepsis. Gerade in regulierten Branchen – wie dem Pharmabereich, in dem Proske traditionell stark vertreten ist – sind digitale und KI-gestützte Formate noch erklärungsbedürftig. Proske setzt daher auf intensive Beratungs- und Aufklärungsarbeit. Workshops, begleitende Strategieprozesse und eine klare Kommunikation über die Vorteile helfen, die Akzeptanz bei Kunden und Teilnehmenden zu erhöhen. Dieser Beratungsansatz soll langfristig helfen, Vorurteile abzubauen und hybride Eventformate als Standard zu etablieren.
„Digitale Transformation gelingt nur mit Transparenz, Mitgestaltung und Weiterbildung. Deshalb begleiten wir unsere Kunden strategisch – mit Change-Management-Ansätzen, digitalen Tools und maßgeschneiderten Dashboards. Durch Workshops, wie z. B. unser „More4Less“-Format oder SMM-Trainings, machen wir Technologie greifbar und zeigen, wie Digitalisierung echten Mehrwert stiften kann – für Unternehmen und Teilnehmende”
, erläutert Steinbäcker.
Trotz aller Vorteile digitaler und KI-gestützter Formate glaubt man innerhalb der Branche jedoch nicht an das vollständige Aus der Präsenzveranstaltungen. Die Zukunft der Branche soll hybrid sein: Physische Begegnungen werden durch digitale Tools und KI-Lösungen intelligent erweitert. Für Kunden und Teilnehmende bedeutet das: Mehr Flexibilität, mehr Nachhaltigkeit und ein besseres Veranstaltungserlebnis.
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