Finanzen
September 18, 2025
Jeder fünfte Kunde kündigt nach einer Mahnung den Vertrag – ein alarmierendes Signal für deutsche Unternehmen. Während täglich über 60.000 Zahlungsaufforderungen verschickt werden, gefährdet das herkömmliche Mahnwesen nicht nur die Kundenbindung, sondern verursacht auch hohe operative Kosten. Smart Dunning revolutioniert das Forderungsmanagement durch datenbasierte Algorithmen und Machine Learning. Das Ergebnis: 80 Prozent weniger Mahnungen, 50 Prozent weniger Kündigungen und eine nachhaltig verbesserte Kundenbeziehung.
Die Zahlen sind ernüchternd: 22 Millionen Mahnungen landen jährlich in deutschen Briefkästen – das entspricht mehr als 60.000 täglich. Was als notwendiges Instrument zur Liquiditätssicherung gedacht ist, entwickelt sich zunehmend zum Geschäftsrisiko. Eine aktuelle Studie des schwedischen FinTech-Unternehmens Billogram zeigt, dass fast 20 Prozent der Verbraucher bei Erhalt einer Mahnung einen Anbieterwechsel in Betracht ziehen.
Jonas Suijkerbuijk, CEO und Gründer von Billogram, bringt das Problem auf den Punkt:
„Herkömmliche Mahnungen belasten die Kundenbeziehungen zusätzlich und führen zu unnötigen Verlusten.“
Seine Lösung heißt Smart Dunning – ein intelligentes System, das Machine Learning nutzt, um Zahlungsverhalten vorherzusagen und individualisierte Maßnahmen einzuleiten.
Deutsche Unternehmen stehen vor einem schwer lösbaren Dilemma. Einerseits sind sie auf pünktliche Zahlungseingänge angewiesen, um ihre Liquidität zu sichern. Fast alle 1,4 Sekunden gerät ein Deutscher in Zahlungsverzug, was zu erheblichen finanziellen Belastungen führt. Rund 78 Prozent der ansässigen Unternehmen waren 2024 von Zahlungsverzögerungen betroffen – ein Anstieg von fast 20 Prozent gegenüber 2021.
Andererseits zeigen Kundenbefragungen bei Energieversorgern, Telekommunikationsanbietern und Versicherungen alarmierende Reaktionsmuster: Über 50 Prozent der Befragten wenden sich bei Erhalt einer Mahnung zunächst an den Kundenservice, was zu zusätzlichen Kosten führt. 27 Prozent kontaktieren direkt das Inkassounternehmen, während 23 Prozent ihre Rechnungen in Zukunft genauer prüfen wollen.
Die kritischen 20 Prozent, die eine Kündigung in Betracht ziehen, stellen jedoch die gravierendste Bedrohung dar.
„Eine Mahnung wird in diesen Fällen zum Dealbreaker, obwohl eine freundliche Erinnerung den Zweck erfüllt hätte“
, erklärt Suijkerbuijk.
Die Lösung liegt in der intelligenten Datennutzung. Smart Dunning analysiert das individuelle Zahlungsverhalten jedes Kunden auf Basis historischer Rechnungs- und Zahlungsdaten. Das System erstellt personalisierte Profile und sagt voraus, wann und wie Kunden am besten kontaktiert werden sollten.
„Wir nutzen gezielt die Daten, die uns durch unseren Service bereits zur Verfügung stehen“
, erläutert der Billogram-CEO.
„Es werden keine externen Daten von Kreditinstituten oder Auskunfteien verwendet.“
Diese Herangehensweise gewährleistet Datenschutz und macht das System gleichzeitig für Unternehmen jeder Größe zugänglich.
Das maschinelle Lernen ermöglicht es, zwischen verschiedenen Kundentypen zu unterscheiden: solchen, die schlichtweg vergessen haben zu zahlen, jenen, die grundsätzlich erst nach Aufforderung bezahlen, und denjenigen, die tatsächlich zahlungsunfähig sind. Für jeden Typ entwickelt das System automatisch die optimale Kommunikationsstrategie.
Praktisch funktioniert Smart Dunning durch die Integration eines zusätzlichen Schritts zwischen Rechnungsversand und klassischer Mahnung. Wissenschaftliche Untersuchungen bestätigen, dass diese Zwischenschritte die Effektivität des Forderungsmanagements erheblich verbessern können.
Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Personalisierung. Während herkömmliche Mahnsysteme alle Kunden gleich behandeln, berücksichtigt Smart Dunning individuelle Zahlungsmuster und Kommunikationspräferenzen. Das System erkennt beispielsweise Kunden, die traditionell ihre Rechnungen am Monatsende begleichen, und passt entsprechend die Timing-Strategie an.
„Für viele Menschen reicht eine freundliche Erinnerung während der ersten Zahlungsfrist aus, um sie zu einer pünktlichen Zahlung zu bewegen“
, berichtet Suijkerbuijk aus der Praxis.
Diese Erkenntnis führte zur Entwicklung differenzierter Kommunikationsmodule, die den Ton und Zeitpunkt der Kontaktaufnahme automatisch optimieren.
Die Analyse ermöglicht es außerdem, Arbeitsabläufe zu automatisieren und gleichzeitig die Qualität der Kundeninteraktion zu verbessern. Anstatt standardisierte Mahnungen zu versenden, können Unternehmen proaktiv auf Kundenbedürfnisse eingehen und nachweislich die Kundenzufriedenheit steigern.
Die Wirksamkeit von Smart Dunning wurde in einer kontrollierten Studie mit einem schwedischen Telekommunikationsunternehmen eindrucksvoll demonstriert. Die Kunden wurden in zwei Gruppen unterteilt: Eine Kontrollgruppe erhielt traditionelle Mahnungen, während die Testgruppe durch das Smart-Dunning-System betreut wurde.
Die Ergebnisse überzeugen auf ganzer Linie:
Diese Zahlen belegen nicht nur die finanzielle Vorteilhaftigkeit des Systems, sondern auch dessen positive Auswirkungen auf die gesamte Kundenbeziehung. „Die Kunden fühlen sich verstanden und respektiert, anstatt unter Druck gesetzt zu werden“, fasst Suijkerbuijk die qualitative Verbesserung zusammen.
Die Einführung von Smart Dunning erfordert keine revolutionären technischen Umstellungen. Das System lässt sich in bestehende ERP- und Buchhaltungssoftware integrieren und nutzt vorhandene Kundendaten optimal. Unternehmen müssen lediglich ihre historischen Rechnungs- und Zahlungsdaten zur Verfügung stellen, um das maschinelle Lernen zu initialisieren.
Besonders vorteilhaft ist die Tatsache, dass Smart Dunning kontinuierlich dazulernt. Je länger das System im Einsatz ist, desto präziser werden die Vorhersagen zum Kundenverhalten. Dies führt zu einer stetig steigenden Effizienz und weiter sinkenden Kosten im Forderungsmanagement.
Die Datenschutzkonformität ist dabei von Anfang an mitgedacht: Da ausschließlich interne Unternehmensdaten verwendet werden und keine externen Bonitätsauskünfte erforderlich sind, bleibt die Kontrolle über sensible Kundendaten vollständig beim Unternehmen.
Smart Dunning steht exemplarisch für die Transformation traditioneller Geschäftsprozesse durch künstliche Intelligenz. Während viele Unternehmen noch auf veraltete, pauschalisierende Mahnsysteme setzen, eröffnet die datenbasierte Herangehensweise völlig neue Möglichkeiten der Kundenansprache.
Die Entwicklung geht dabei über reine Zahlungserinnerungen hinaus. Zukünftige Systeme könnten beispielsweise saisonale Zahlungsmuster berücksichtigen, wirtschaftliche Zyklen in die Vorhersage einbeziehen oder sogar präventive Maßnahmen bei drohenden Zahlungsausfällen vorschlagen.
Für deutsche Unternehmen, die täglich mit Zahlungsverzögerungen konfrontiert sind, bietet Smart Dunning eine konkrete Lösung für ein drängendes Problem. Die Technologie verbindet erfolgreich betriebswirtschaftliche Notwendigkeiten mit kundenorientierter Kommunikation und beweist, dass Effizienz und Empathie kein Widerspruch sind.
„Smart Dunning verwandelt einen sensiblen Moment in eine positive Interaktion und stärkt langfristig die Kundenbindung.“
Jonas Suijkerbuijk, CEO von Billogram
Die Implementierung von Smart Dunning sollte strategisch angegangen werden. Zunächst gilt es, die eigenen Zahlungsausfälle und deren Ursachen systematisch zu analysieren. Unternehmen, die feststellen, dass ein Großteil ihrer Mahnungen auf Vergesslichkeit oder Timing-Probleme zurückzuführen ist, profitieren besonders stark von intelligenten Systemen.
Die Investition in Smart-Dunning-Technologie amortisiert sich in der Regel bereits im ersten Jahr durch reduzierte Kundenabwanderung und geringere Bearbeitungskosten. Gleichzeitig verbessert sich das Unternehmensimage durch respektvollere Kundenkommunikation nachhaltig.
Smart Dunning zeigt exemplarisch, wie künstliche Intelligenz nicht nur Prozesse optimiert, sondern auch menschlichere Geschäftsbeziehungen ermöglicht. In einer Zeit, in der Kundenbindung über den Unternehmenserfolg entscheidet, wird intelligentes Forderungsmanagement zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil.
Die Botschaft ist klar: Unternehmen, die weiterhin auf traditionelle Mahnsysteme setzen, riskieren nicht nur finanzielle Verluste, sondern auch ihre wertvollsten Kundenbeziehungen. Smart Dunning bietet eine bewährte Alternative, die Liquidität sichert und gleichzeitig das Vertrauen der Kunden stärkt.
