Digitalisierung
Juni 2, 2025
Eine aktuelle Umfrage unter schwedischen CFOs offenbart ein erschreckendes Bild: Jedes vierte Unternehmen benötigt mindestens drei Arbeitstage für einen einzigen Rechnungsdurchlauf. Während manche Finanzabteilungen bis zu einer ganzen Woche mit der Rechnungsstellung beschäftigt sind, verschwenden sie wertvolle Arbeitszeit mit manuellen Prozessen. Höchste Zeit, die Rechnungsstellung zu automatisieren – denn die Kosten des Stillstands sind höher als viele CFOs ahnen.
Die Digitalisierung hat zwar viele Bereiche erfasst, doch ausgerechnet in den Finanzabteilungen herrscht oft noch steinzeitliche Handarbeit. Eine repräsentative Umfrage des Marktforschungsinstituts Novus im Auftrag des schwedischen FinTechs Billogram unter Chief Financial Officers aus den Branchen Energie, Telekommunikation und Mobilität zeigt: Wer seine Rechnungsstellung automatisieren will, muss zunächst verstehen, wo die größten Zeitfresser lauern. Fast 24 Prozent der befragten CFOs geben zu, dass ein einzelner Rechnungsprozess mindestens drei Tage dauert – eine Ewigkeit in einer Zeit, in der Kunden digitale Services in Sekundenschnelle erwarten.
Die Zahlen aus Schweden dürften vielen deutschen CFOs bekannt vorkommen. Jonas Suijkerbuijk, CEO von Billogram, analysiert die Ergebnisse klar: „Die Ergebnisse deuten darauf hin, dass viele Unternehmen noch manuelle Prozesse nutzen.“ Knapp 80 Prozent der befragten Finanzvorstände bestätigen diese Einschätzung und kämpfen täglich mit zeitaufwendigen Routineaufgaben.
Besonders brisant: Die Umfrage zeigt einen direkten Zusammenhang zwischen Automatisierung und Mitarbeiterzufriedenheit. CFOs, deren Rechnungsprozesse automatisiert ablaufen, berichten von deutlich höherer Zufriedenheit in ihren Teams. Ein Schelm, wer dabei an die ewigen Diskussionen über Fachkräftemangel denkt – vielleicht liegt das Problem ja gar nicht am fehlenden Personal, sondern an den frustrierenden Arbeitsbedingungen durch veraltete Prozesse.
Sechs von zehn unzufriedenen CFOs nennen veraltete IT-Systeme und mangelnde Systemintegration als Haupthindernisse für die Automatisierung der Rechnungsstellung. In Deutschland sehen sogar fast 70 Prozent der CFOs festgefahrene Unternehmensstrukturen als Bremsklotz für die digitale Transformation. Das Problem ist hausgemacht: Jahrelang wurde an Legacy-Systemen festgehalten, jetzt rächt sich die technische Schuld.
Jonas Suijkerbuijk empfiehlt eine pragmatische Lösung: „Für Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse optimieren wollen, ist es zentral, standardisierte Schnittstellen zu schaffen, die eine nahtlose Systemintegration ermöglichen.“ Diese API-Integration ermöglicht die Interaktion verschiedener Software-Komponenten in Echtzeit – ein Schlüssel für die langfristige Automatisierung des gesamten Rechnungsstellungsprozesses.
Fast die Hälfte der schwedischen CFOs identifiziert Mahnungen als eine der zeitintensivsten Aufgaben ihrer Abteilung. Weniger als 50 Prozent haben ihre Mahn- und Inkassoprozesse automatisiert – ein fataler Fehler, wie Suijkerbuijk warnt: „Langsame Mahnprozesse können in Unternehmen für verspätete Zahlungseingänge sorgen und somit den Cashflow negativ beeinflussen.“
Die Ironie: Ausgerechnet die Prozesse, die für pünktliche Zahlungen sorgen sollen, werden manuell und damit besonders langsam abgewickelt. Dabei bieten sich gerade hier enorme Potenziale für die Automatisierung. Fast 40 Prozent der Finanzvorstände möchten verspätete Zahlungen durch proaktive Kundenkommunikation vermeiden – was ohne entsprechende Technologie aber einem Kampf gegen Windmühlen gleicht.
Wer seine Rechnungsstellung erfolgreich automatisieren möchte, kommt um moderne Schnittstellen nicht herum. Die API-Integration schafft die Basis für echte Automatisierung, indem sie verschiedene Systeme nahtlos miteinander verbindet. Während manche CFOs noch über die Kosten solcher Investitionen grübeln, rechnen kluge Finanzchefs bereits die eingesparte Arbeitszeit gegen die Implementierungskosten auf.
Eine aktuelle PwC-Studie zu digitalen CFOs bestätigt: 73 Prozent der CFOs weltweit sehen die Digitalisierung ihrer Finanzfunktionen als hohe Priorität. Allerdings hapert es oft an der praktischen Umsetzung – ein Problem, das sich durch systematische API-Integration lösen lässt.
Fast 30 Prozent der befragten CFOs konnten keine konkreten Maßnahmen nennen, die sich positiv auf ihre Kunden auswirken würden. Ein bedenkliches Zeichen, denn wie Suijkerbuijk betont: „Die Rechnung ist häufig der einzige regelmäßige Kontaktpunkt und somit der Schlüssel zu einer langfristigen Bindung.“
Deutsche Kunden wünschen sich ebenso einen reibungslosen und vor allem digitalen Zahlungsablauf. Durch die Optimierung der Rechnungsstellung wird nicht nur die interne Effizienz gesteigert, sondern auch die Kundenzufriedenheit nachhaltig verbessert. Ein Nebeneffekt, den viele CFOs unterschätzen: Zufriedene Kunden zahlen nicht nur schneller, sondern auch zuverlässiger.
Künstliche Intelligenz und Machine Learning bieten CFOs völlig neue Möglichkeiten für die Automatisierung ihrer Rechnungsprozesse. Diese Technologien übernehmen nicht nur die Datenanalyse, sondern treffen auch Vorhersagen für wichtige Finanzprognosen. Viele Unternehmen haben bereits das Potenzial erkannt, das in diesen Technologien steckt.
Die Horváth CFO-Studie 2025 zeigt allerdings auch die Kehrseite: Nur 26 Prozent der CFOs setzen Data Scientists und fortschrittliche Algorithmen ein, um ihre täglichen Entscheidungsprozesse zu unterstützen. Ein enormes ungenutztes Potenzial, das sich direkt auf die Effizienz der Rechnungsstellung auswirkt.
Die schwedischen Erkenntnisse lassen sich durchaus auf Deutschland übertragen. Seit der Einführung der E-Rechnung haben sich zwar viele Prozesse in deutschen Finanzabteilungen digitalisiert, dennoch sieht Suijkerbuijk vor allem beim Thema Automatisierung noch deutlichen Nachholbedarf. Über die Hälfte der deutschen Finanzvorstände sehen ihre Abteilungen unter einem ähnlich großen Effizienzdruck wie ihre schwedischen Kollegen.
Das Ziel für CFOs im Jahr 2025 steht klar fest: die Optimierung interner Abläufe mithilfe von KI und Digitalisierung, dicht gefolgt von konkreten Kosteneinsparungen. Wie Suijkerbuijk treffend zusammenfasst: „Viele Finanzabteilungen in Schweden und Deutschland wünschen sich Funktionen, die Routineprozesse vereinfachen. Mit dem gezielten Einsatz der Automatisierung bieten sich hier neue Möglichkeiten.“
Wer seine Rechnungsstellung automatisieren möchte, sollte systematisch vorgehen. Zunächst gilt es, die bestehenden Prozesse zu analysieren und die größten Zeitfresser zu identifizieren. In einem zweiten Schritt können standardisierte Schnittstellen implementiert werden, die eine nahtlose Integration verschiedener Systeme ermöglichen.
Die Investition in moderne API-Technologien zahlt sich meist bereits nach wenigen Monaten aus. Nicht nur durch gesparte Arbeitszeit, sondern auch durch verbesserte Datenqualität und reduzierte Fehlerquoten. Viele CFOs unterschätzen dabei einen wichtigen Aspekt: Automatisierte Prozesse sind nicht nur effizienter, sondern auch transparent und nachvollziehbar – ein enormer Vorteil bei Compliance-Anforderungen.
„Für Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse optimieren wollen, ist es zentral, standardisierte Schnittstellen zu schaffen, die eine nahtlose Systemintegration ermöglichen.“
Jonas Suijkerbuijk, CEO von Billogram
Quelle: Maximilian Nückel / YouTube.com
Cloud-basierte Lösungen spielen eine entscheidende Rolle bei der Automatisierung der Rechnungsstellung. Sie ermöglichen eine flexible Skalierung der IT-Infrastruktur und vereinfachen die Integration verschiedener Systeme erheblich. Moderne Cloud-Plattformen bieten zudem den Vorteil, dass sie kontinuierlich aktualisiert und an neue Anforderungen angepasst werden.
Besonders für mittelständische Unternehmen sind Cloud-Lösungen oft der einzige praktikable Weg, um moderne Automatisierungstechnologien zu implementieren. Die Investitionskosten fallen deutlich geringer aus als bei On-Premise-Lösungen, und die Time-to-Market ist erheblich kürzer.
Die Umfrageergebnisse machen deutlich: Wer seine Rechnungsstellung automatisieren möchte, darf nicht länger zögern. Drei Arbeitstage für einen einzigen Rechnungsdurchlauf sind in einer digitalisierten Wirtschaft nicht mehr zeitgemäß. CFOs, die jetzt handeln, verschaffen sich nicht nur einen Effizienzvorsprung, sondern auch zufriedenere Mitarbeiter und Kunden.
Die Technologien sind verfügbar, die Business Cases sind überzeugend, und die Konkurrenzsituation wird härter. Automatisierte Rechnungsprozesse sind längst kein „Nice-to-have“ mehr, sondern eine Grundvoraussetzung für wettbewerbsfähige Finanzabteilungen. Die Frage ist nicht mehr „ob“, sondern nur noch „wie schnell“ CFOs ihre Rechnungsstellung modernisieren.
Denn eines ist sicher: Während manche Finanzvorstände noch über die Kosten der Automatisierung diskutieren, haben ihre Konkurrenten bereits drei Rechnungen mehr bearbeitet.
Die digitale Transformation der Finanzabteilung ist kein Selbstzweck, sondern eine strategische Notwendigkeit. CFOs, die heute die Weichen stellen, positionieren ihre Unternehmen für die Herausforderungen von morgen.
