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Die Digitalisierung schreitet in deutschen Behörden und deren Verwaltung ganz unterschiedlich voran. Das wird unter anderem daran deutlich, wie nahe die einzelnen Behörden dem papierlosen Büro sind. Während einige Ämter bereits viele Aufgaben digital erledigen, schlagen sich andere noch vermehrt mit Papierkram herum. Das hat natürlich Auswirkungen auf die Kosten und den Verbrauch von Steuergeldern. Eine gezielte und planvolle Digitalisierung der Verwaltung könnte hier mehrere Millionen Euro einsparen.
CAYA ist ein Dienstleister, der Ihre Post in einem hoch standardisierten und automatisierten Verfahren digitalisiert und Ihre Briefpost an einen digitalen Briefkasten weiterleitet. Das Unternehmen hat eine Untersuchung durchgeführt, wie viel Geld die größten Deutschen Städte jährlich für Papier- und Druckkosten ausgeben. Zu diesem Zweck wurden die 52 Bezirks-, Stadt- und Kommunalämter der 30 größten Städte Deutschlands zu ihren Kosten für Papier und Patronen in der Verwaltung befragt. 20 Städte konnten konkrete Angaben machen, bei den anderen mussten die Werte aufgrund fehlender Daten hochgerechnet werden. Das Ziel der Untersuchung war es, den Ist-Zustand der Digitalisierung in deutschen Verwaltungen zu ermitteln. Hieraus wurde abgeleitet, wie nahe die jeweiligen Behörden dem papierlosen Büro bereits sind und wo noch Optimierungsbedarf besteht.
Die Untersuchung von CAYA hat klar ergeben, dass in den verschiedenen deutschen Behörden und Ämtern die Digitalisierung jeweils unterschiedlich weit vorangeschritten ist. Einige sind dem papierlosen Büro bereits sehr nahe gekommen, andere arbeiten noch sehr stark analog und mit Papier. Das zeigt sich dann zum Beispiel, dass Bürger auf Ämtern Dokumente per Hand ausfüllen müssen, statt sie digital in einen Computer einzugeben. Die Spannbreite der Kosten beträgt hierbei bis zu 3,60 Euro pro Einwohner.
Für die Untersuchung wurde der pro Kopf Verbrauch der Einwohner der jeweiligen Stadt in Bezug auf die Papier- und Patronenkosten betrachtet. Hierdurch sollte ein möglichst objektives Bild erreicht werden. So sind beispielsweise die Kosten in Berlin mit 1.521.000 Euro zwar am höchsten, wegen der hohen Einwohnerzahl von 3.689.000 ergibt sich ein Wert von 0,41 Euro pro Einwohner, was deutlich unter dem deutschlandweiten Durchschnittswert von 0,60 Euro liegt.
Den höchsten pro Kopf Verbrauch hat mit 3,63 Euro Mönchengladbach. Hier werden für die rund 257.000 Einwohner jährlich etwa 933.000 Euro für Papier- und Druckkosten ausgegeben. Ebenfalls sehr hohe Werte haben Kiel mit 2,34 Euro pro Kopf (569.000 Euro für 243.000 Einwohner) und Düsseldorf mit 1,64 Euro pro Kopf (1.043.000 Euro für 636.000 Einwohner). Den niedrigsten Wert erreicht Mannheim mit 0,02 Euro pro Kopf (6.000 Euro für 300.000 Einwohner), dicht gefolgt von Wiesbaden und Leipzig mit jeweils 0,03 Euro pro Kopf. In Köln und Bonn sind die Kosten mit jeweils 0,04 Euro pro Kopf ebenfalls sehr niedrig.
Das Einsparpotenzial der Ämter und Behörden bei den Druckkosten ist denkbar groß. Allein die in der Untersuchung betrachteten Städte kommen auf jährliche Kosten von 6,8 Millionen Euro. In diesen Städten wohnt rund ein Drittel der Gesamtbevölkerung Deutschlands. Selbst wenn davon ausgegangen wird, dass nicht alle Unterlagen digitalisiert werden können, liegt das Einsparpotenzial durch das papierlose Büro bei rund 18 Millionen Euro bei der Digitalisierung in der Verwaltung. Hierfür ist es aber notwendig, die Digitalisierung in den Verwaltungen und Behörden aktiv voranzutreiben. Sowohl bei den Mitarbeitern als auch bei den Bürgern muss eine positive Grundhaltung gegenüber digitalen Maßnahmen geweckt werden. Dann lassen sich sowohl Behördenprozesse vereinfachen als auch Steuergelder sparen.
Das Papierlose Büro ist in einigen deutschen Ämtern und Behörden bereits fast Realität, andere sind noch weit davon entfernt. Gerade die Behörden, die auf digitale Technologien setzen, sparen jährlich sehr viel Geld ein. Zudem werden die Prozesse für die Mitarbeiter und Bürger durch digitale Technologien deutlich einfacher. Das Ausfüllen von Dokumenten gelingt schneller und problemloser und die Beamten müssen sich nicht mehr durch Papierberge quälen. Stattdessen haben sie alle Dokumente digital zur Verfügung und finden wichtige Unterlagen mit nur einem Klick. Im Namen der Ökonomie und der Zeitersparnis sollte daher das papierlose Büro von allen Ämtern und Behörden angestrebt werden.
