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Die Prozessautomatisierung steckt bei vielen Unternehmen noch in den Kinderschuhen. Zu dieser Erkenntnis kommt eine aktuelle Studie. Viele Betriebe sind mit der Flut an vorhandenen Daten überfordert und nutzen verfügbare Technologien zu wenig. Stattdessen erledigen sie viele Prozesse noch manuell. Und das, obwohl ihnen die Vorteile der Prozessoptimierung und die Chancen in Sachen Ressourcensparen und Gewinnsteigerungen bewusst sind.
Die aktuelle Studie „You’re Working TOO Hard – Using Intelligent Automation to Save Time, Money and Effort“ (kostenloser Download am Ende des Artikels) beschäftigt sich mit der Prozessautomatisierung in Unternehmen. Hierbei zeigt sich, dass etwa 50 % der Back-End-Prozesse in den Betrieben noch immer manuell durchgeführt werden. Zwar haben bereits 80% der Betriebe erkannt, dass eine komplette Digitalisierung notwendig ist, um zukunftsfähig zu sein und am Markt bestehen zu können. Tatsächliche Konsequenzen aus dieser Erkenntnis ziehen aber längst nicht alle.
Das liegt vorwiegend daran, dass viele Betriebe von der großen Zahl an verfügbaren Daten einfach überfordert sind. Es gelingt ihnen nicht, den verfügbaren Content in den passenden Kontext zu bringen und hierdurch nutzbar zu machen. Schon heute nicht. Und es ist davon auszugehen, dass sich die Menge verfügbarer Daten bis 2022 vervierfachen wird. Die Folge ist, dass rund 60 % der in Unternehmen vorhandenen Daten umstrukturiert sind und deren Mehrwert nicht genutzt werden kann. 75 % der Befragten erkennen das als massives Problem. Sie geben aber auch zu, bei Themen wie „Geschwindigkeit, Masse und Vielfalt“ von den Möglichkeiten der Digitalisierung überfordert zu sein.
In zwei Dritteln der Unternehmen sind die Back-End-Prozesse zu weniger als 50 % optimiert, in Low-Performing-Unternehmen sogar zu weniger als 25 %. Das ist deutlich weniger, als nötig wäre, um international wettbewerbsfähig zu sein und mit der digitalisierten Konkurrenz mithalten zu können. Große Probleme bestehen hauptsächlich in der Verarbeitung eingehender Daten, weswegen dies nach wie vor häufig manuell geschieht. Doch selbst hier zeigen sich Schwierigkeiten bei dem Versuch, die vorhandenen Daten zu strukturieren und sinnvollen Clustern zuzuweisen.
Zudem kennen sich viele Firmen mit der Nutzung von ERP-Programmen und RPA nicht aus. Zwar nimmt die Zahl an verfügbaren Angeboten am Markt zu, es wird aber noch einige Zeit dauern, bis diese ihren Weg in die Unternehmen finden. Hier wäre es wichtig, Zeit und Geld in die Erlernung solcher Technologien zu investieren. Einige Betriebe nehmen das bereits in Angriff. Sinnvollerweise digitalisieren sie nicht alles auf einmal, sondern setzen Schwerpunkte. Vor allem die Bereiche Finance, Accounting und Rechnungsbearbeitung (35 %), Logistik (34 %) und DokumentenManagement (30 %) stehen hierbei auf der Agenda.
Den Unternehmen sind die Vorteile bewusst, die sich aus einer digitalen Transformation und der Prozessautomatisierung speziell der Back-End-Prozesse ergeben. Vor allem die Bereiche Kostenreduzierung und Effizienzsteigerung empfinden sie als wichtig. Sie sehen aber noch viele weitere Gründe, die für eine solche Prozessautomatisierung sprechen. Hierzu gehören vorwiegend die Verbesserung der Datenqualität (53 %), die Reduktion manueller Fehler (51 %) sowie die Optimierung des Customer-Services (43 %).
Die Prozessautomatisierung erfordert den Einsatz von Zeit und Geld. Langfristig lässt sich jedoch nur durch die Nutzung digitaler Technologien Wettbewerbsfähigkeit erreichen. Nur durch eine optimale Ausnutzung aller vorhandenen Daten und Informationen ist es in Zukunft möglich, kundenorientierte Dienstleistungen anzubieten. Es ist wichtig, dass die Unternehmen hierbei selbst aktiv werden und auf niemanden warten, der sie an die Hand nimmt. Denn die Prozessautomatisierung eignet sich nicht für Standardlösungen, sondern muss auf die individuellen Gegebenheiten in einem Betrieb angepasst werden. Nur so lassen sich Potenziale ausschöpfen und größtmögliche Gewinne erzielen.
