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Nicht immer ist eine Veränderung sinnvoll oder kommt gut in Unternehmen bei Mitarbeitern an. Um den Arbeitsalltag in verschiedenen Firmen zu erleichtern, nutzen Unternehmer die Möglichkeit, verschiedene IT-Lösungen sowie Tools zu integrieren. Doch wie gelingt die Veränderung am einfachsten und wie lassen sich vor allem die Mitarbeitenden dafür begeistern?
Digitalisierung kann in jedem Unternehmen funktionieren. Wichtig ist, dass alle Beteiligten offen für die Umstrukturierung sind. Es sollte ihnen also bewusst gemacht werden, welche Vorteile und Erleichterungen eine Digitalisierung für ein Unternehmen mitbringt. Durch gute Schulungen gelingt es schließlich, die Mitarbeiter auf die Veränderungen im Unternehmensalltag vorzubereiten.
Mitarbeiter, die sich bereits mit neuen Programmen oder Tools auskennen, sind ideal, um andere Beschäftigte zu schulen. Somit lassen sich neue IT-Lösungen besser verstehen und Geräte sowie Programme sinnvoller nutzen. Auch professionelle Schulungen sind sinnvoll, da lückenhaftes Wissen nicht nur zu Missverständnissen, sondern auch zu Frustrationen führen kann. Der Arbeitsalltag wird zudem nicht erleichtert, sondern vielmehr erschwert. Wissen die Mitarbeiter genau über die Handhabung der neuen digitalen Anschaffung Bescheid, gehen sie mit Selbstbewusstsein und Motivation an die Anwendungen heran.
Extra-Tipp: Geschäftsführer und Abteilungsleiter sollten mit gutem Beispiel vorangehen und motivierend wirken. Lernt das gesamte Unternehmen die neuen Programme und Anwendungen kennen, können sich alle Mitarbeiter zudem unterstützen, was wiederum einen reibungslosen Ablauf im Arbeitsalltag zulässt.
Manchmal kann es dauern, bis das neue Wissen beim Mitarbeiter ankommt. Während einige Beschäftigte die Inhalte schneller und gezielter verinnerlichen, hinken andere vielleicht noch mit ihrem Informationsstand hinterher. Dabei ist es wichtig, jedem Mitarbeiter unterstützend zur Seite zu stehen. Profis können direkt erkennen, was zu tun ist, wenn ein USB Stick nicht erkannt wird oder ein Programm gewisse Eingaben nicht versteht. Dabei ist Unverständnis nicht angebracht. Empathie ist das Zauberwort, um alle Mitarbeiter an die digitale Transformation zu gewöhnen. Sollte dennoch gelegentlich etwas schiefgehen, ist das kein Beinbruch. Bei Meetings können zum Beispiel Mitarbeiter Fragen zu verschiedenen Anwendungen oder Gadgets stellen. So lässt sich gemeinsam ein Weg finden, um jedes Problem zu lösen.
Eine Vernetzung verschiedener Bereiche oder Abteilungen ist inzwischen sehr sinnvoll, um gewisse Arbeitsabläufe noch schneller vollziehen zu können. Dafür ist es ratsam, dass alle Mitarbeiter dasselbe Wissen zur Digitalisierung erhalten. Sie nutzen nicht nur dieselben Geräte und Programme, sondern können auch voneinander lernen und sich gegenseitig unterstützen. Damit das gelingt, ist ein Mitarbeiterportal empfehlenswert. Es begünstigt den gemeinsamen und vor allem zeitnahen Austausch via Mails, Ticketsystem oder Calls. Das unterstützt wiederum die gemeinschaftliche Produktivität – vor allem, wenn es mehrere Mitarbeiter gibt, die Hilfe und Beistand benötigen.
Ein bekannter Spruch besagt, dass Rom auch nicht an einem Tag erbaut wurde. An diesem Spruch ist viel Wahrheit dran. Mitarbeiter sollten daher nicht unter Druck gesetzt werden. Es ist wesentlich effizienter, den stufenweisen Erfolg zu feiern. Wer zu viel Druck ausübt, fördert nur die Überforderung des gesamten Teams. Daher ist eine allmähliche Umstrukturierung zur Digitalisierung geeignet, um sich an die verschiedenen Möglichkeiten vorteilhaft zu gewöhnen. Dazu ist ein Plan einzuführen, an den sich die Mitarbeiter halten und bei Weiterbildungen sowie Schulungen neues Wissen aneignen können. Mit den Trainingseinheiten kommt schließlich das fundierte Wissen, das sich im Alltagsgeschäft hervorragend in die Tat umsetzen lässt.
