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Ein Großteil der Arbeitnehmer ist ebenso wie viele Unternehmen durch die Corona-Pandemie zum ersten Mal gezwungen, ein effizientes Konzept für die Arbeit im Home-Office zu entwickeln. Systeme für Videokonferenzen erweisen sich dabei als äußerst hilfreich, um wichtige Gespräche, Konferenzen und Meetings weiterhin führen zu können. Welche Videokonferenz-Tools dabei in den aktuellen Zeiten am wichtigsten sind, zeigt der folgende Beitrag.
Die Arbeitswelt wurde durch die weltweite Ausbreitung des Corona-Virus völlig verändert. Da die meisten Mitarbeiter nun von zu Hause aus arbeiten, stehen natürlich die Fragen im Raum, wie die Zusammenarbeit zukünftig organisiert und Teammeetings dennoch abgehalten werden können.
Durch Videokonferenz-Systeme wird der Arbeitsalltag im Home-Office maßgeblich unterstützt. Diese Tools ermöglichen es, dass sich mehrere Teilnehmer in der Konferenz in Echtzeit per Video austauschen können. Jedoch bieten einige Programme nicht nur die Funktion des Online-Meetings, sondern auch eine vollständige Projektverwaltung oder einen unkomplizierten Datenaustausch.
Das Tool Microsoft Teams bietet in nur einer App die Möglichkeiten für Datenaustausch, Online-Meetings und Chats. Dabei kann die Erstellung von verschiedenen Teams vorgenommen werden, deren Austausch an auf einem entsprechenden Gruppen-Channel ermöglicht wird.
Jeder Kanal erhält dabei eine individuelle E-Mail-Adresse, wodurch es möglich wird, dass Nachrichten direkt über Microsoft Outlook an diese Adresse gesendet werden können. Darüber können in den verschiedenen Teams Video- und Audiokonferenzen gestartet werden. Ebenfalls ist es möglich, Word-, Power Point- oder Excel-Dokumente mit den Mitgliedern der Teams auszutauschen und diese live anzuschauen. Ein besonders großer Vorteil von Microsoft Teams besteht darin, dass die Dokumente, welche innerhalb der Chats versendet wurden, allen Empfängern automatisch auf einem SharePoint Laufwerk verfügbar gemacht werden.
Da Microsoft Outlook und Teams sehr eng miteinander verknüpft sind, können Meetings so auch zentral planbar organisiert werden. Darüber hinaus ist eine Einbindung von Microsoft Planner möglich, sodass Aufgaben definiert und den entsprechenden Mitgliedern zugewiesen werden können. Doch installiert man dieses Tool, fällt einem beim Hochfahren des Computers oft der Autostart von Microsoft Teams auf. Deshalb sollte man wissen, wie man den Autostart von Microsoft Teams deaktiviert und wieder aktiviert.
Bei Zoom handelt es sich um einen Dienst für Videochats, der sich aktuell besonders großer Beliebtheit erfreut. Der Vorteil dieses Systems besteht darin, dass der Kontakt zu einer Vielzahl unterschiedlicher Kollegen ermöglicht wird.
Um eine Videokonferenz zu starten, muss eine Anmeldung mit der E-Mail-Adresse erfolgen, danach kann ein entsprechender Link geteilt werden. Die Besprechung kann dann über den Link von allen Teilnehmern aufgerufen werden – ein eigener Account der Teilnehmer ist dafür nicht nötig.
Darüber hinaus werden von Zoom auch Upgrades angeboten, über die das Abhalten von Webinaren und Telefonate mit noch mehr Teilnehmern ermöglicht werden. In der Demoversion, die kostenfrei ist, sind allerdings nur Gruppenkonferenzen und persönliche Gespräche von maximal 40 Minuten inkludiert. Pro Moderator starten die darüberhinausgehenden Angebote bei 13,99 Euro.
Weltweit ist das Tool für Videokonferenzen Skype bereits seit mehr als 15 Jahren bekannt. Telefonieren können über das Programm bis zu 50 Teilnehmer und das einfach, schnell und kostenfrei. Um zu starten, muss lediglich ein Account bei Skype erstellt und die jeweiligen Kontakte in die Adressliste aufgenommen werden.
Skype ermöglicht einen sehr unkomplizierten Einstieg in die Welt der Videokonferenzen und ist vor allem für den Privatgebrauch bestens geeignet. Leider wird oft die Qualität der Übertragung kritisiert, da es häufig zu Übersteuerungen oder Tonaussetzern kommt.
Microsoft Teams, Zoom und Skype sind nur drei von sehr vielen Möglichkeiten Videokonferenzen zu führen. Es gibt noch sehr viel mehr, doch sind diese drei, die wohl am meisten genutzten.
GoToMeeting ist der eigenständige Videokonferenz-Dienst von LogMeIn. Wie erwartet bietet er Audio- und Videokonferenzen sowie Screensharing.
Eines der Merkmale, das GoToMeetings von anderen abhebt, ist seine Mobilfreundlichkeit – Sie können eine Konferenz von Ihrem Smartphone aus einrichten und starten, was bei manch anderer Software oft nur schwer möglich ist. Es gibt auch Einstellungen, um die Anruf- und Bildqualität zu maximieren, sowie Einladungen mit einem Tastendruck zu versenden, um Meetings und Chats beizutreten.
Die Mobile Apps werden separat für Android und iOS zur Verfügung gestellt, und beide haben viele positive Bewertungen, was wiederum einen Vorteil zu einigen anderen Anbietern darstellt, die mit der Balance zwischen Qualität und Benutzerfreundlichkeit bei der mobilen Nutzung kämpfen.
Was die Preisgestaltung betrifft, so sind fast alle Standardfunktionen mit der einfachsten Zahlungsstufe verfügbar. Selbst das Limit von 150 Teilnehmern ist großzügig bemessen, und für die meisten Menschen und Unternehmen wird dies alles sein, was benötigt wird.
Ein Business-Tarif erhöht die Anzahl der Teilnehmer auf 250 und enthält einige Verwaltungsfunktionen sowie Zeichenwerkzeuge und Mausfreigabe. Ein Enterprise-Tarif ist für bis zu 3.000 Teilnehmer verfügbar.
Wenn Sie jedoch eine VoIP-Lösung für Ihr Unternehmen suchen, bietet GoToConnect ein Cloud-basiertes Telefonsystem an, in das GoToMeetings als Teil des Pakets integriert ist.
Google Meet, ehemals Google Hangouts, ist Teil der Plattform Google Workspace (früher bekannt als G Suite). Nach einem kürzlichen Rebranding zielt Google Meet darauf ab, einen erstklassigen Videokonferenzdienst zu bieten.
Speziell für die Bedürfnisse von Unternehmen entwickelt, kann es eine große Anzahl von Nutzern gleichzeitig bedienen und nutzt außerdem intelligente Teilnahme und eine schnelle Schnittstelle, um Wartezeiten zu reduzieren.
Als verbesserte Version des Standard-Google Hangouts zielt Google Meet darauf ab, die Arbeit mit externen Kunden zu erleichtern. Dies geschieht erstens durch die Bereitstellung einer Web-App-Erfahrung, was bedeutet, dass keine Software heruntergeladen werden muss. Zweitens bietet es eine dedizierte Einwahlnummer, was nicht nur bedeutet, dass Mitarbeiter von unterwegs teilnehmen können, sondern auch sicherstellt, dass die Leitungsqualität erhalten bleibt und es keine Aussetzer gibt.
Neben speziellen Apps für mobile Nutzer, die im Apple AppStore und im Google Play Store für Android verfügbar sind, kann Google Meet auch mit vorhandener Konferenzhardware arbeiten. Voraussetzung ist lediglich, dass sie den SIP- und H.323-Standards für Skype for Business-Nutzer folgt. Dies gilt insbesondere auch für Cisco, Lifesize und Polycomm, und durch die Verwendung von Pexip Infinity kann es an Hangouts-Meetings teilnehmen.
Ein weiterer entscheidender Vorteil ist, dass es durch die Einbindung in die Google Workspace-Plattform einfach ist, Daten aus anderen Anwendungen, nicht zuletzt aus dem Google Kalender, zu nutzen, um nicht nur Meetings zu planen, sondern auch bei Bedarf Veranstaltungsinformationen einzurichten, wenn die Nutzer sich anmelden.
Ein weiteres großes Plus ist, dass Hangouts selbst nicht mit den hohen monatlichen Kosten verbunden ist, die bei anderen Anbietern anfallen können.
