Unkontrollierte Cloud-Dienste, selbst beschaffte Tools und nicht dokumentierte Endgeräte entstehen oft aus gutem Willen, werden aber schnell zum Sicherheitsrisiko. Schatten-IT entzieht sich der Governance und öffnet Angreifern unbemerkt neue Türen. Wie können Sie Transparenz schaffen, ohne Innovation auszubremsen? Eine Situation, wie sie im Unternehmensalltag immer häufiger wird:
Ein Fachbereich nutzt „vorübergehend“ einen Cloud-Speicherdienst, weil ein Projekt schnell starten muss. Die Lösung funktioniert, der Austausch mit externen Partnern läuft reibungslos – also bleibt das Tool im Einsatz. Drei Monate später hängen mehrere Prozesse daran. Kundendaten werden gespeichert, Zugriffsrechte wachsen organisch, persönliche Accounts kommen hinzu. In der zentralen IT-Dokumentation taucht die Anwendung nicht auf. Erst im Rahmen einer internen Bestandsaufnahme wird der Dienst entdeckt. Es gab keinen Sicherheits-Check, keine vertragliche Prüfung und keine offizielle Freigabe. Und genau hier beginnt der blinde Fleck in Ihrer Sicherheitsstrategie.
Schatten-IT entsteht selten aus Nachlässigkeit. In den meisten Fällen sind es engagierte Mitarbeitende und Fachbereiche, die Projekte vorantreiben, einfacher zusammenarbeiten oder langwierige interne Feedbackschleifen umgehen wollen.
Fachabteilungen stehen zunehmend unter dem Druck, digitale Projekte eigenständig und schnell umzusetzen. Das Marketing benötigt Analyse-Tools, HR führt neue Bewerberplattformen ein, der Vertrieb testet CRM-Erweiterungen. Was aus Sicht der Teams endlich Effizienz bringt, führt aus Unternehmenssicht zu einer fragmentierten IT-Landschaft.
Cloud- und SaaS-Angebote haben die Einstiegshürden drastisch gesenkt. Neue Anwendungen lassen sich innerhalb weniger Minuten buchen und produktiv einsetzen, ohne große technische Voraussetzungen. Diese Einfachheit ist einer der größten Treiber von Schatten-IT. Die Beschaffung erfolgt dezentral, Vertragsbedingungen bleiben unklar und Datenflüsse entziehen sich der zentralen Kontrolle. Besonders kritisch wird es, wenn sensible Unternehmensdaten ohne Sicherheitsprüfung in externe Plattformen übertragen werden.
Auch hybride Arbeitsmodelle und internationale Teams fördern eigenmächtige Entscheidungen. Mitarbeitende greifen auf Collaboration-Tools und Filesharing zurück, um Arbeitsprozesse effizient zu gestalten. Je stärker Teams verteilt arbeiten, desto schwieriger wird es für die IT, einen vollständigen Überblick über Anwendungen und Geräte zu behalten.
Langwierige Genehmigungsprozesse oder unklare Zuständigkeiten verstärken das Problem. Wenn zentrale IT-Strukturen als zu langsam, komplex oder restriktiv wahrgenommen werden, wird der direkte Weg attraktiver. Kurz: Es entstehen Alternativen außerhalb der etablierten Kontrollmechanismen. Schatten-IT entsteht also häufig einfach aus Pragmatismus.
Schatten-IT besteht meist aus alltäglichen, leicht verfügbaren Diensten. Typische Beispiele sind: Cloud-Speicher- und File-Transfer-Dienste Collaboration- und Projektmanagement-Tools fachbereichsspezifische SaaS-Anwendungen Shadow AI (nicht freigegebene KI-Tools) Aber auch private Endgeräte oder nicht verwaltete BYOD-Geräte, die auf Unternehmensdaten zugreifen, fallen unter diesen Begriff.
Das eigentliche Risiko liegt nun nicht im einzelnen Tool, sondern in der fehlenden Transparenz über dessen Existenz, Nutzung und Datenverarbeitung. Was nicht sichtbar ist, kann weder bewertet noch abgesichert werden. Die Risiken betreffen dabei mehrere Ebenen:
Jedes nicht erfasste System erweitert Ihre potenzielle Angriffsfläche für Cyberattacken. Unsichere (oder falsch genutzte) Cloud-Dienste, eigenständig installierte Software oder nicht dokumentierte Endgeräte unterliegen häufig nicht den üblichen Sicherheitsstandards – etwa: Multi-Faktor-Authentifizierung Patch- und Update-Management Protokollierung und Monitoring Rollen- und Rechtekonzepte Für Angreifer sind solche Sicherheitslücken besonders attraktiv. Sie suchen gezielt nach schlecht abgesicherten Einstiegspunkten außerhalb regulärer Schutzmechanismen.
Schatten-IT betrifft häufig auch sensible Daten. Werden personenbezogene Informationen, vertrauliche Dokumente oder geschäftskritische Inhalte in nicht geprüften Anwendungen oder auf privaten Endgeräten verarbeitet, ist oft unklar: wo Daten gespeichert werden wer darauf Zugriff hat welche Sicherheitsstandards gelten ob Lösch- und Archivierungsfristen eingehalten werden Die Folge: Datenschutzanforderungen und Dokumentationspflichten lassen sich quasi nicht mehr erfüllen.
Neben Sicherheits- und Datenschutzaspekten hat Schatten-IT auch wirtschaftliche Auswirkungen. Dezentral beschaffte SaaS-Lösungen bedeuten häufig doppelte Lizenzmodelle – und damit doppelte Kosten –, Vertragsfallen wie automatische Verlängerungen, unklare Service-Level-Vereinbarungen und intransparente Haftungsklauseln. Eine wichtige Frage dabei lautet: Wer trägt die Verantwortung, wenn ein Sicherheitsvorfall über eine nicht genehmigte Anwendung ausgelöst wird?
Moderne IT-Landschaften sind eng vernetzt. Anwendungen greifen über Schnittstellen aufeinander zu, externe Partner erhalten Zugänge, Daten werden automatisiert synchronisiert. Jede zusätzliche, nicht geprüfte Verbindung erhöht das Risiko. Wenn ein externer Dienst kompromittiert wird, kann sich ein Vorfall entlang dieser Verbindungen ausbreiten. In Zeiten zunehmender Supply-Chain-Angriffe zeigt das: Es reicht nicht aus, nur die eigene Infrastruktur zu schützen und im Ernstfall zu reagieren. Stattdessen braucht es von Beginn an strukturelle Transparenz.
Genau an diesem Punkt setzt IT-Asset-Management an. Damit ist jedoch nicht nur eine Liste von Geräten gemeint. Es beschreibt die strukturierte Erfassung, Verwaltung und Bewertung aller IT-Assets – über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Dazu gehören heute nicht nur Server und Notebooks, sondern ebenso Cloud-Dienste, SaaS-Anwendungen, mobile Endgeräte und digitale Identitäten. Für ein sauberes Asset-Management sind drei Ebenen notwendig:
Ein umfassendes Inventar enthält Folgendes: Hardware und Endgeräte installierte Software Cloud- und SaaS-Dienste Schnittstellen und Zugriffsrechte Wichtig dabei ist die regelmäßige Aktualisierung: Neue Anwendungen werden gebucht, Systeme werden verändert, Tools bekommen neue Funktionen etc.
Eine vollständige Liste allein schafft jedoch noch keine IT-Sicherheit. Entscheidend ist die Bewertung. Welche Anwendungen verarbeiten sensible Daten? Welche Systeme sind extern erreichbar? Wo bestehen regulatorische Anforderungen? Erst dann ist wirklich klar, welche Tools welche Strategie benötigen.
Sichtbarkeit und Schutzmaßnahmen gehören zusammen. Sind alle Systeme und Geräte erfasst und ist klar, welche Risiken damit einhergehen, müssen entsprechende Prozesse entwickelt werden. Unter anderem für: die Einführung neuer Tools ein strukturiertes Update-Management das laufende Monitoring und gezielte Vulnerability-Scanning ein kontrolliertes Offboarding
Transparenz entsteht nicht über Nacht. Entscheidend ist ein strukturiertes Vorgehen, das Technik, Prozesse und Menschen gleichermaßen berücksichtigt. Folgende Schritte helfen Ihnen dabei:
In Zeiten von leicht verfügbaren Cloud-Diensten, Innovationsdruck und dezentral arbeitenden Teams ist die Entstehung von Schatten-IT nur logisch. Die Frage ist nicht, ob sie existiert, sondern ob sie schnell erkannt, geprüft und offiziell in die firmeninternen IT-Strukturen mit aufgenommen wird. Kurz zusammengefasst gilt: Was Sie nicht kennen, können Sie nicht schützen. Ein starkes IT-Asset-Management schafft die Grundlage, diesen blinden Fleck aufzulösen.
