Rechnungen digitalisieren: Das gilt es zu wissen

Die Digitalisierung ist längst auch in der Arbeitswelt angekommen. Sie erleichtert und verbessert dabei einige Prozesse und sorgt somit für mehr Effizienz. Aus diesem Grund ziehen es auch immer mehr Betriebe in Betracht, Rechnungen zu digitalisieren, um so die Arbeitsprozesse zu optimieren. Jedoch herrscht in diesem Bereich bei vielen Unternehmern Unsicherheit, weshalb die Papierform den Rechnungsverkehr häufig noch dominiert. Doch ersetzen digitalisierte Rechnungen diejenigen aus Papier und wie kann man die Belege digitalisieren? Welche Vor- und Nachteile bringt die Digitalisierung der Rechnungen mit sich?

Können Papierbelege nach der Digitalisierung vernichtet werden?

Häufig bewahren Unternehmen Belege gleich doppelt – in digitaler Form und in Papierform – auf, da sie sich nicht sicher sind, ob sie Papierbelege nach der Digitalisierung vernichten können. Dies macht jedoch gleich doppelt Arbeit. Deshalb stellt sich die Frage, ob digitalisierte Rechnungen diejenigen aus Papier ersetzen können. Grundsätzlich sollte sich ein Unternehmen an die im GoBD festgehaltenen Vorschriften zur elektronischen Erfassung sowie Aufbewahrung von Papierdokumenten halten. So gilt für das ersetzende Scannen von Papierbelegen, dass deren Informationen auf keinen Fall verloren gehen dürfen. Zudem ist das Verändern der Datei nach dem Scanvorgang nicht gestattet. Der digitale Beleg muss für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist maschinell auswertbar sowie lesbar sein. Sind diese Aspekte gegeben und ist die Rechnung nicht aufgrund außer-steuerlicher oder steuerlicher Vorschriften im Original aufzuheben, so kann diese vernichtet werden.

Wie können Rechnungen digitalisiert werden?

Grundsätzlich muss die Rechnung zunächst gescannt werden. Dies kann mit entsprechender Hardware wie zum Beispiel einem Scan-Gerät oder der Kamera eines Smartphone erfolgen. Sinnvoll ist hierbei die Verwendung eines Belegerfassungs-Programms, mit dem man innerhalb kürzester Zeit Belege erfassen kann. Im Anschluss daran können diese übersichtlich gespeichert werden.

Welche Vor- und Nachteile bringt die Digitalisierung mit sich?

Immer mehr Unternehmen setzen aus Gründen der Effizienz professionelle Rechnungsprogramme ein. So haben sie einen besseren Überblick und erleichtern sich den Arbeitsprozess. Diese sollten jedoch einige wichtige Funktionen wie die Verwaltung von Bestellungen beinhalten. Deshalb ist es vor der Anschaffung einer solchen Software wichtig, sich ausgiebig mit dem Thema Rechnungsprogramm auseinanderzusetzen. Bei der Verwendung einer solchen Lösung digitalisieren auch immer mehr Betriebe Rechnungen, die in Papierform vorliegen. Doch welche Vor- und Nachteile bringt diese Art der Aufbewahrung mit sich?

Vorteile der Digitalisierung von Rechnungen

  • Schnellere Ablage und Wiederauffindbarkeit:

Digitalisierte Rechnungen lassen sich schneller Ablegen als solche in Papierform. Über einen längeren Zeitraum gesehen ist das Einordnen, Lochen sowie Abheften der Belege enorm zeitaufwendig. Zudem lassen sich digitale Dokumente über die Suchfunktion schneller finden. Lästiges und langwieriges Suchen in Ordnern bleibt somit erspart.

  • Weniger Platzbedarf:

Außerdem spart ein Unternehmen enorm viel Platz, wenn es seine Rechnungen digital aufbewahrt. Mit Dokumenten überfüllte Aktenschränke sind so passé.

  • Kostenersparnis:

Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die Einsparung von Kosten. Durch die digitale Versendung von Rechnungen entfallen Kosten für Papier, Porto, Drucker, Ordner oder Aktenschränke.

Nachteile der Digitalisierung von Rechnungen

  • Abhängigkeit von der Technik:

Häufig wird die hohe Abhängigkeit von der Technik kritisiert. Für die Digitalisierung von Rechnungen muss nicht nur Software zur Verfügung stehen, sondern zum Beispiel auch Strom, Server oder Leitungen sind nötig. Kommt es bei einer der Komponenten zu Problemen, so kann das Unternehmen unter Umständen nicht auf die Dokumente zugreifen.

  • Datensicherheit:

Oftmals wird auch die Sicherheit der Daten infrage gestellt. Deshalb ist es insbesondere bei sensiblen Firmendaten essentiell, Sicherheitsvorkehrungen zu treffen, um diese vor ungewünschten Hacker-Angriffen zu schützen.

  • Archivierung über einen längeren Zeitraum:

Speichermedien reagieren meist extrem empfindlich auf Feuchtigkeit oder Erschütterungen. Deshalb ist es unabdingbar, gleich mehrere Sicherheitskopien der Daten anzufertigen. Nur so gewährleistet man einen sicheren Zugriff auf die Dokumente.

Grundsätzlich bringt es einige Vorteile mit sich, Rechnungen zu digitalisieren. Wer sich jedoch für diese Art der Aufbewahrung entscheidet, der sollte einige Aspekte beachten, um jederzeit einen Zugriff auf die Daten gewährleisten zu können. Besonders wichtig ist dabei der Aspekt Sicherheit.

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Alexander Noack
Online-Marketer, ausgebildeter Fachmann für Online-Kommunikation und Experte für Content-Marketing am Zentrum für innovatives Marketing Berlin/Brandenburg, ZIM-BB. Außerdem Mitbegründer der Online-Marketing-Agentur CLICKHERO GmbH und der Audiostruct GmbH aus Eberswalde bei Berlin.
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