Die Erstellung von Inhalten ist nur ein Teil eines Website-Projekts, erfordert aber gute Planung, die Definition eines Workflows, die Einbindung der richtigen Personen, Zeit, Geld und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams, Interessengruppen und Fachexperten. Der Website-Content muss den Unternehmenszielen und Benutzerbedürfnissen entsprechen und wird so zu einer noch komplexeren Anforderung. Ich gebe hier ein paar Tipps aus meiner Praxis.
Ohne eine adäquate Planung von Zeit, Geld und Personal, die für die Erstellung von Inhalten für Website-Projekte benötigt werden, stellen sich oft die folgenden Probleme:
- Inhalte werden nicht oder nicht rechtzeitig geliefert, sodass Projekte in der Schwebe bleiben.
- Budgets explodieren, wenn Sie Ressourcen zuweisen müssen, die ursprünglich nicht berücksichtigt wurden.
- Zeitpläne werden verschoben, sodass sich Projekte verzögern, was sich auf andere Arbeiten auswirken kann.
- Teams werden disloziert und demotiviert.
- Schlechte Inhalte werden veröffentlicht, weil sie von den falschen Leuten unmotiviert erstellt werden, nur um sie zu erledigen.
Es wird immer Probleme geben, die gelöst werden müssen – so ist die Natur von Website-Projekten -, aber Content muss nicht der Auslöser für Stress, schlechter Laune und Verzögerungen sein. Wenn die Content-Produktion im Voraus geplant ist, wird sie eine bessere Zusammenarbeit fördern und zu einer besseren Qualität der Inhalte führen.
Prozess zur Berechnung von Budget, Zeitplan und Ressourcenbedarf
In diesem Artikel werde ich Überlegungen zur Content-Produktion und einen Prozess zur Berechnung von Budget, Zeitplan und Ressourcenbedarf vorstellen.
Drei Hauptüberlegungen für die Content-Produktion
Um festzustellen, welche Ressourcen für die Produktion von Inhalten benötigt werden, und um Zeitpläne und Zeitpläne für die Umsetzung von Inhalten zu berücksichtigen, sollten Teams drei Dinge berücksichtigen:
- Der aktuelle Stand der Dinge – welche Inhalte gibt es bereits?
- Der Workflow, der erforderlich ist, um Inhalte zu erstellen, von der Kurzfassung bis hin zur Genehmigung und Veröffentlichung.
- Die Rollen und Personen, die in jedem Schritt des Workflows benötigt werden.
Betrachten wir diese genauer, um uns auf eine erfolgreiche Planung vorzubereiten.
Es ist notwendig, eine Vorstellung davon zu haben, wie viel Content produziert werden muss, bevor man über die Zeit, das Geld und die Menschen nachdenkt, die notwendig sind, um diese Anforderungen zu erfüllen.
Erstellung eines Inhaltsinventars
Beginnen Sie mit der Erstellung eines Inhaltsinventars. Dies ist die einzige „Quelle der Wahrheit“ für alle Inhalte, die ein Team, ein Kunde oder eine Organisation besitzt. Sie sollte Webseiten, gedrucktes Material, Audio- und Videoinhalte und alle anderen Inhalte umfassen, die sie „besitzen“.
Das Inventar kann dann als Grundlage für ein Content-Audit verwendet werden. Hier wird der gesamte Content ausgewertet, um festzustellen, welche Inhalte erhalten bleiben, archiviert oder neu geschrieben werden und wo es Lücken gibt, für die neue Inhalte erstellt werden müssen. Danach hat man ein gutes Verständnis für den aktuellen Stand der Dinge in Sachen Content. Es wird zwar dann noch nicht klar sein, wie dieser Status Quo mit Zeit, Geld und Personal gleichzusetzen ist, aber es ist ein entscheidender Schritt bei dem Versuch, die Kosten für die Produktion von Inhalten zu berechnen.
Workflow für Content-Produktion
Als nächstes muss ein Workflow definiert werden. Eine Reihe von Aufgaben, die ein Team für einen bestimmten Kunden oder Inhaltstyp erledigen muss – eine Webseite, ein Blogbeitrag, ein Whitepaper, eine e-mail oder jede andere Art von Inhalten, die die Gruppe liefern muss.
Es ist die Identifizierung dieser Phasen, die bei der Entscheidung helfen wird, wer in den Prozess einbezogen werden muss. Typische Workflow-Schritte sind:
- Kurzanleitung / Briefing
- Schreiben, Designen, Layouten
- Überprüfung
- Bearbeiten
- Genehmigen
- Veröffentlichen
Es kann mehrere Feedbackschleifen geben, die überprüft, bearbeitet und genehmigt werden können, wenn die Inhalte durch Marketing, Recht, Finanzen und andere Interessen- und Fachgruppen geleitet werden müssen, um die Inhalte auf Richtigkeit hin zu prüfen.
Ein typischer Prozess der Contenterstellung
Hier sind die Phasen eines typischen Content-Produktionsprozesses:
- Kurzanleitung / Briefing
- Recherche, Forschung
- Schreiben
- Überprüfung
- Überarbeiten
- Genehmigen lassen
- Hochladen in das CMS
- Überprüfung des HTML-Codes
- Testen durch User
- Veröffentlichen
- Steuern/Warten (oft ein neuer Prozess und Workflow an sich)
Rollen und Personen im Workflow der Content-Produktion
Durch die Definition eines Workflows, der die Umsetzung von Inhalten am besten erleichtert, wird deutlich, welche Personen, Rollen und Teams in jeder Phase benötigt werden. Ein Content-Produktionssteam kann aus einem Content-Strategen, Autoren, Content-Designern, Redakteuren, Fachexperten und mehr bestehen. In diesem Fall wird Zeit und Geld zu einer wichtigen Überlegung in Bezug auf die Personen, die jeder Workflow-Phase zugeordnet sind.
Ohne sich von Semantik und Berufsbezeichnungen ablenken zu lassen, finden Sie hier eine Übersicht über einige Standardrollen innerhalb dieses Prozesses und die Aufgaben, für die sie verantwortlich sein können.
Das Ziel dieses Prozesses ist es, sich damit auseinanderzusetzen, was wann und von wem getan werden muss. Dies ist der Anfang, um die benötigten Ressourcen zu ermitteln.
Kalkulation der Kosten
Selbst bei einem gut definierten Workflow und Produktionsprozess kann es immer noch schwierig sein, dies mit Zeit, Personal und Kosten gleichzusetzen. Versuchen wir mal, die auf dem oben beschriebenen typischen Produktionsprozess von Inhalten basierenden Aufwand zu berechnen, um Inhalte durch diesen Prozess zu bringen.
Als Dozent im Bereich des Content Marketings habe ich während einer Übung im Unterricht die Teilnehmer gebeten, eine Zeitspanne festzulegen, die es ihnen ermöglicht, Inhalte in jeder Phase des Prozesses zu vermitteln. Dies alles basierte auf einer Webseite mit 700 Wörtern mit technischen Ratschlägen – nur Text, keine anderen Formate. Also eine ziemlich einfache Seite in Bezug auf die Anforderungen.
Schritt für Schritt fügen die Teilnehmer ihre Beträge einer gemeinsamen Kalkulationstabelle hinzu, so dass beispielsweise ein Teilnehmer Folgendes erhalten kann:
- Briefing – 1,5 Stunden
- Recherche – 2 Stunden
- Schreiben – 5 Stunden
- Review – 2 Stunden
- Überarbeiten – 1,5 Stunden
- Genehmigen/Abmelden – 0,5 Stunden
- Hochladen auf CMS – 1 Stunde
- Review in HTML – 1 Stunde
- Veröffentlichen – 0,5 Stunden
Dies sind insgesamt 15 Stunden, die Sie damit verbracht haben, den Inhalt dieser Beispielseite zu bearbeiten, von der Kurzfassung bis zur Veröffentlichung. Dies gilt aber nicht für mehrere Review- und Feedbackschleifen mit verschiedenen Stakeholdern. Je mehr davon, desto mehr Zeit wird benötigt – klar.
Es gibt mehrere Schlüsselvariablen, die für diesen Prozess zu beachten sind, um ein Gefühl für die Produktionskosten zu bekommen. Seitenzahl, Aufwand (in Stunden), Produktionszeiten und Kosten pro Autor sind nur einige der Überlegungen, die angestellt werden müssen.
Skalierung der Inhaltserstellung
Im Laufe meines Content Marketing Unterrichts reichte die durchschnittliche Gesamtzeit für den Prozess von 12 Stunden in einer Klasse bis zu 18 Stunden in einer anderen. Der Gesamtdurchschnitt liegt bei 13 Stunden. Wenn das für eine Seite gilt, wird deutlich, wie viel Aufwand für den Inhalt erforderlich ist und wie sich das auf die Budgets und Zeitpläne auswirkt, sobald Sie mit der Skalierung der Content-Produktion auf mehrere Seiten, einige Abschnitte, eine ganze Website und manchmal sogar mehrere Websites als Teil eines Gesamtprojekts beginnen. Dies gilt nicht für alle anderen Aufgaben, die ebenfalls Teil des Projekts sind, wie Informationsarchitektur, Taxonomie, Design, Build, Test und alles was noch dazwischen gibt.
Weil die Aufgabe der Content-Produktion enorm komplex ist, ist es besser, so gut wie möglich darauf vorbereitet zu sein, anstatt blind in diesen Prozess einzusteigen und dann überfordert zu sein.
Sich auf den Erfolg einstellen
Ein besseres Verständnis des Umfangs der anstehenden inhaltlichen Herausforderung wird es zumindest ermöglichen, Empfehlungen in Bezug auf Fristen, erforderliche Ressourcen und die Vorgehensweise bei Projekten abzugeben. Es ermöglicht auch, dass Erwartungen erfolgreicher gemanagt werden. Wenn es um Website-Projekte mit vielen Aspekten und vielen beteiligten Personen geht, kann das nur eine gute Sache sein.
Je mehr über den Produktionsprozess bekannt ist und darüber was erforderlich ist, um Inhalte durch diesen Prozess zu bringen, desto einfacher wird es sein, Klarheit darüber zu gewinnen, was die Projektbeschränkungen sind. Zu diesen Einschränkungen kann ein Mangel an folgenden Variablen gehören:
- Zeit
- Autoren
- Budget
Es kann auch Probleme mit dem Umfang des Projekts im Zusammenhang mit diesen Ressourcenbeschränkungen geben.
Die Beziehung zwischen diesen Variablen ist ebenfalls wichtig. Das Hinzufügen von mehr Autoren zum Projekt wirkt sich auf das Budget aus. Die Zuweisung bestimmter Ressourcen zu verschiedenen Bereichen des Produktionsworkflows kann sich auf den Zeitrahmen auswirken. Keine dieser Variablen sollte isoliert betrachtet werden, und obwohl es wichtig ist, Probleme zu erwarten, auf die man sich nicht vorbereiten kann, ist der Versuch, die Kosten der Inhaltserstellung zu berechnen, nur von Vorteil und hilfreich, um Projekte auf Kurs zu halten.
