Eventplanung: Veranstaltungsagenturen setzen Ihre Wünsche um

In Zeiten von VideoKonferenzen, Skype-Telefonaten und Mails wird die Kommunikation in Wirtschaft und Gesellschaft zunehmend virtuell. Dennoch nimmt die Bedeutung von Kongressen und Tagungen nicht im gleichen Maße ab. Eventmanager einer Veranstaltungsagentur  verweisen in diesem Zusammenhang darauf, dass die Entwicklung auf relevanten Gebieten des globalen Lebens extrem schnelllebig ist und immer komplexer wird.

Ständig müssen Innovationen hinsichtlich ihrer Bedeutsamkeit geprüft und eingestuft werden. Kongresse und Tagungen sind deshalb, natürlich nach gründlicher Aufwand-Nutzen-Analyse, auch im digitalen Zeitalter unverzichtbar für den Wissenstransfer zwischen Experten. Veranstalter verschiedenster Wissenschafts- und Wirtschaftsbranchen, aber auch aus Kultur, Politik, Bildung usw. nutzen deshalb das Know-how einer Veranstaltungsagentur zur reibungslosen, effizienten Kongress- und Tagungsorganisation.

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Als erstes werden die Projektmanager der Veranstaltungsagentur mit dem Auftraggeber, ausgehend von dessen Maßgaben hinsichtlich des Inhalts und Ablaufs ihren Part beim Vorbereiten, Organisieren und Nachbereiten exakt abstecken. Hiervon ausgehend erstellt das Team eine to-do-Liste, auf der kein noch so kleines Detail fehlt. Einige Beispiele für die Bandbreite der Arbeitsschritte:

  • Beschaffen und Implementieren aller relevanten Daten in die Organisations-Software
  • Erstellen und Versenden der Einladungen
  • Erstellen von Informationsmaterial für Medien wie Print, Internet, Radio, TV
  • Anmieten der Kongress- / Tagungsräume – vom großen Saal bis zu Räumen für Workshops, Seminare, Pressezentrum, Organisationsbüro
  • Buchen von Übersetzungsdienstleistungen entsprechend den festgelegten Kongresssprachen
  • Bereitstellen der Tagungstechnik (z.B. Mikrofone, Licht, Beschallung, Beamer, Kopierer, Drucker usw.)
  • Erstellen der Tagungsunterlagen  wie Programm, Teilnehmerlisten, Info-Material
  • Organisieren des Caterings, der Hotelunterbringung sowie von Serviceleistungen wie technischer Support, Transfer und Reinigung

Doch damit am Ende des Tages alle Beteiligten vom Auftraggeber über den Keynote-Speaker und die Teilnehmer bis hin zu den Medienvertretern vollkommen zufrieden sind, gibt es für die Veranstaltungsagentur noch etliches zu tun: So müssen der Tagungsverlauf z.B. mittels Video- oder Tonmitschnitt dokumentiert werden, sind Eventuell Ergebnisse der Tagung zu publizieren, das Rahmenprogramm und/oder eine Post-Convention-Tour zu realisieren, und, und, und… Wichtig: Als exzellente Netzwerker verfügen die Eventmanager über Kontakte u.a. zu Kongress-Centern, Messegesellschaften, Spezialisten für Kongresstechnik, Gastronomie und Tourismuszentralen.

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