Buchhaltung 4.0: Das Rechnungswesen der Zukunft

Die Digitalisierung hat inzwischen nahezu alle Bereiche der Wirtschaft revolutioniert. Auch die Finanzen lassen sich heutzutage größtenteils online erledigen – von Lieferscheinen über LohnabRechnungen bis hin zur Steuererklärung. Aber gerät dadurch der Datenschutz in Gefahr, oder müssen traditionelle Buchhalter um ihren Arbeitsplatz fürchten? Wer genauer hinsieht, wird schnell feststellen, dass solche und ähnliche Bedenken unbegründet sind. Warum die digitale Buchhaltung mehr Chancen als Risiken bietet, zeigt der folgende Artikel. 

Neue Möglichkeiten durch die GoBD 2019

Alles, was Unternehmer bei der Buchhaltung beachten müssen, geht aus den sogenannten GoBD hervor. Diese Abkürzung steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die ursprüngliche Fassung der GoBD wurde erstmals 2014 veröffentlicht und legte insgesamt neun Qualitätskriterien fest, die sämtliche Formen der Buchhaltung erfüllen müssen:

1. Richtigkeit
2. Vollständigkeit
3. Ordnung
4. Zeitgerechtigkeit
5. Nachvollziehbarkeit
6. Nachprüfbarkeit
7. Unveränderbarkeit
8. Sicherheit
9. Aufbewahrung

Diese Anforderungen gelten seit 2015 für Unternehmen aller Art – egal ob Kleinbetrieb oder Großkonzern. Allerdings veröffentlichte das Bundesfinanzministerium im November 2019 eine aktualisierte Fassung der GoBD. Die bisherigen Vorgaben bleiben zwar in ihren Grundzügen bestehen, wurden aber durch einige Neuerungen ergänzt. Ziel dieser Überarbeitung war es, die gesetzlichen Vorschriften zur Buchhaltung an den digitalen Fortschritt anzupassen. Daher erlauben die GoBD ab sofort auch eine Reihe an elektronischen Verfahrensweisen wie beispielsweise:

• Belege mit mobilen Endgeräten scannen (im In- und Ausland)
• Papierbelege ins Ausland übersenden und anschließend digitalisieren
• Cloud-Systeme für Archivierungszwecke nutzen
• Buchführungsbelege nur in konvertierter Form (z.B. pdf-Dateien) aufbewahren.

Dadurch werden viele Verwaltungsarbeiten in Zukunft deutlich schneller und einfacher ablaufen. Was bisher unzählige Arbeitsstunden gekostet hat, lässt sich nun mit wenigen Klicks erledigen.

So funktioniert digitale Buchhaltung

Die Umstellung auf ein computerbasiertes Rechnungswesen ist weder kompliziert noch teuer. Alles, was man dafür braucht, ist eine professionelle BuchhaltungsSoftware. Ein solches Programm übernimmt eine Vielzahl an Aufgaben – von A wie Abschlagsrechnung bis Z wie Zahlungserinnerungen. Zu den wichtigsten Funktionen gehören unter anderem:

• Application Programming Interface (API):

Je nach Wunsch sind Vernetzungen mit unterschiedlichen Plattformen (zum Beispiel Webshops oder ProjektManagement-Tools) möglich, sodass Daten automatisiert ausgetauscht werden.

• Buchungsübersicht:

Alle Buchungen inklusive Datum, Belegnummer, Beschreibung, Betrag und Umsatzsteuer sowie Soll- und Habenkonto werden systematisch gespeichert und geordnet.

• Dashboard:

Mit dieser Funktion bleiben die wichtigsten Daten jederzeit im Blick – egal ob Kontostände, offene rechnungen, Umsatzsteuer-Zahllasten oder laufende Einnahmen und Ausgaben.

• Flexibles Layout:

Damit alle Unterlagen dem Corporate Design einer jeweiligen Firma entsprechen, gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Rechnungsschreiben und Angebote individuell zu gestalten.

• Englische Belege:

Wer Angebote, Rechnungen oder Buchungen für Internationale Kunden benötigt, muss dafür lediglich die Spracheinstellung des Softwareprogramms von Deutsch auf Englisch umstellen.

• KontaktManagement:

Sämtliche Geschäftsbeziehungen mit Kunden oder Lieferanten lassen sich ganz ohne komplizierte CRM-Lösungen importieren und an einem zentralen Speicherort ablegen.

• Lohn- und Gehaltsabrechnung:

Eine BuchhaltungsSoftware erstellt nicht nur Buchungen für alle Mitarbeiter- und Entgelttypen, sondern verschickt auch Pflichtmeldungen an Krankenkasse und Finanzämter.

• Online-Banking:

Transaktionen und Kontoumsätze von digitalen Geschäftskonten lassen sich genauso problemlos integrieren wie PayPal-Zahlungen.

• Optical Character Recognition (OCR):

Ein intelligentes Texterkennungsprogramm erfasst alle Daten in deutscher Sprache auf gescannten Belegen oder Rechnungen – schnell und automatisch.

• Vernetzung mit der Steuerberatung:

Per direkter Schnittstelle können Daten im standardisierten DATEV-Format über zwei Wege übermittelt werden: DATEV-Export oder DATEVconnect online. So erhalten auch die zuständigen Steuerberater alle relevanten Informationen auf einen Klick. Zudem können Unternehmerüber die software auf eine Datenbank mit Kontaktadressen von geeigneten Steuerberatern zugreifen.

• Zahlungsabgleich:

Durch das integrierte Online-Banking vergleicht eine BuchhaltungsSoftware alle Ein- bzw. Ausgänge mit den erstellten Belegen und ordnet die jeweiligen Daten einander zu.

All diese Vorgänge lassen sich nicht nur am Computer, sondern auch über alle möglichen mobilen Endgeräte verwalten. Sobald eine passende App auf dem Smartphone oder Tablet installiert ist, synchronisiert sich eine BuchhaltungsSoftware automatisch. So können Benutzer immer und überall und ihre aktuellen Daten einsehen oder bearbeiten – sei es im Büro, unterwegs oder zu Hause.

Auf dem Weg zu neuen Berufsfeldern

Als Zwischenfazit lässt sich also festhalten: Dank der digitalen Buchhaltung sparen Unternehmen ein erhebliches Maß an Zeit und Geld. Mit der richtigen Software werden viele manuelle Fleißarbeiten überflüssig. Was bedeutet das aber für die Fachkräfte, die bisher für die Finanzverwaltung zuständig waren? Aktuellen Studien zufolge laufen nicht weniger als 98 % aller klassischen Buchhaltungseingestellten Gefahr, durch einen Computer ersetzt zu werden. Die Befürchtung, dass neue Technologien die Arbeitslosenquote erhöhen, regt im Zeitalter der Industrie 4.0 immer wieder hitzige Diskussionen an. Doch je weiter die Digitalisierung voranschreitet, desto deutlicher wird, dass sich diese Angst nicht bewahrheitet. Einerseits macht der technische Fortschritt viele herkömmliche Tätigkeiten überflüssig. Gleichzeitig entsteht aber auch eine endlose Bandbreite an neuen Aufgabenfeldern, wodurch wiederum mehr hochqualifizierte Arbeitskräften benötigt werden. Das gilt auch für die Buchhaltung: Zukünftig müssen Angestellte in der Finanzverwaltung zwar keine IBAN- und Rechnungsnummern mehr abtippen oder mühsam Excel-Tabellen ausfüllen. Dafür bleibt jedoch mehr Zeit für anspruchsvollere Aufgaben wie:

• Computergesteuerte Prozesse überprüfen und optimieren
• Prognosen für zukünftige Entwicklungen formulieren
• Strategische Handlungskonzepte erarbeiten.

Der Buchhalter wird also vermehrt Verantwortung im Bereich der Datenanalyse und Unternehmensberatung übernehmen. Dieser Trend zeichnete sich in den letzten Jahren bereits durch die zunehmende Nachfrage nach sogenannten „Controllern“ ab. Dabei handelt es sich um Experten an der Schnittstelle zwischen Buchhaltung und management. Das Kontrollwesen setzt sich prinzipiell aus zwei verschiedenen Teilgebieten zusammen:

• Operatives Controlling legt den Fokus auf kurz- und mittelfristige Problemstellungen. Im Rahmen des internen Rechnungswesens werden Einnahmen und Ausgaben begutachtet, um die Rentabilität von bestimmten Produkten oder Dienstleistungen zu verbessern.
• Strategisches Controlling konzentriert sich auf langfristige Zielsetzungen. In diesem Zusammenhang werden mögliche Chancen und Risiken für ein Unternehmen auch in Verbindung mit dem wirtschaftlichen Umfeld auf globaler Ebene untersucht.

Beide Ansätze helfen der Geschäftsführung, Abläufe besser zu steuern und gleichzeitig das Gesamtkonzept im Blick zu behalten. Für solche Tätigkeiten sind folgende Qualifikationen erforderlich:

• Studienabschluss im Rechnungswesen oder Steuerrecht
• Erfahrung im Umgang mit verschiedenen EDV-Anwendungen und Softwareprogrammen
• sehr gute Englischkenntnisse

Wer bisher als Buchhalter tätig war, hat also gute Chancen auf eine karriere im Controlling. Interessierte sollten neben fachlicher Kompetenz allerdings auch Kommunikationstalent und Kreativität mitbringen. Denn die Buchhaltung 4.0 beschränkt sich nicht auf trockene Zahlen und vorgefertigte Formulare. Vielmehr geht es darum, in einer dynamischen und unberechenbaren Geschäftswelt immer wieder neue Lösungen für neue Herausforderungen zu finden.